Út a termelékenységhez és a lelki békéhez a GTD segítségével

Az anyagot kisebb csökkentésekkel közöljük.

A dolgok elvégzése illA GTD szó szerint azt jelenti, hogy "dolgok elvégzése". A következő anyagban a kényelem kedvéért elsősorban a GTD amerikai rövidítést használjuk, amelyet gyakran használnak a rendszerről szóló orosz nyelvű anyagok. - kb. szerk.

A Getting Things Done egy időgazdálkodási technika, amely 2001-es bevezetése óta viharral járja a világot. David Allen hozta létre a teljesítményjavító technikák területén végzett több éves kutatás és gyakorlat után. A GTD a mai napig népszerű világszerte. Ha még nem ismeri a GTD-t, akkor ez az útmutató bemutatja az alapelveket.

Mi az a GTD?

A Getting Things Done (röviden GTD) sokkal több, mint a dolgok elvégzésének egyszerű módja. Ez az alapja a feladatok rendszerezésének, nyomon követésének, aminek köszönhetően úgy sorakozhat fel, hogy pontosan tudja, mire van szükség az eredmény eléréséhez.

A GTD arra kényszeríti, hogy mind kontextust, mind struktúrát adjon a feladatokhoz, így teret adva a munkájukhoz.

"Az elméd úgy van megalkotva, hogy gondolatokat szemléljen, nem pedig arra, hogy észben tartsa." - David Allen

A GTD alapkoncepciója az, hogy az agyad kiválóan képes új ötleteket generálni, de nehezen tartja meg őket a memóriában. Például eszébe jut, hogy jövő héten ajándékot kell venned anyukád születésnapjára, de ahelyett, hogy emlékeztetne rá, amikor elhaladsz a kedvenc boltod mellett, csak azt az érzést küldi, hogy vegyél valamit... valakinek. ..

Megfelelő használat esetén a GTD egy szilárd rendszer, amely segít megszervezni homályos ötleteit, szeszélyeit, inspirációit és késő esti töprengéseit, és ezeket tettekre váltani. Az ötlet az, hogy amint megbízik a rendszerében, az agya többé nem próbál mindent nyomon követni, ezáltal csökkenti a stresszt, és erőforrásokat szabadít fel a termelékenyebb dolgokhoz. Elképesztően hangzik, nem?

Hogyan működik a GTD?

A GTD egy sor listára támaszkodik, amelyek segítségével rendezheti mindazt, ami eszébe jut. A GTD megvalósításához 5 lépésben kell rögzíteni és feldolgozni a beérkező "cuccokat".

Rögzítés: Gyűjtsd össze azt, ami felkelti a figyelmedet. Minden, ami a szemed előtt van és fontosnak tűnik, a cselekvést igénylő levelektől a lelkedbe jutó zseniális ötletekig. Használhat laptopot, okostelefonon lévő alkalmazást vagy akár dedikált személyes e-mailt is. Amit szeretsz, mire kell emlékezned a munkában - írd le. Ügyeljen arra, hogy rendszeresen ellenőrizze postaládáját.

Pontosítás: feldolgozza a beérkező anyagot az érték beállításával. Kérdezd meg magadtól, hogy ezt meg kell-e tenni. Ez egy nagyon gyors lépés, amelyet rendszeresen meg kell tennie. Az alábbiakban bemutatom, hogyan lehet gyorsan feldolgozni a bejövő üzeneteket egy egyszerű döntési fa segítségével.

Rendelés: helyezze a bemenetet a megfelelő helyre. Jelölje meg mint háttér-információ, adja hozzá a naptárához, a feladatkezelő alkalmazáshoz, vagy egyszerűen helyezze át a kukába. Ide a "kontextust" is hozzáadhatja. Erről később fogok beszélni, de röviden, a kontextusok egy módja annak, hogy a feladatokat személy, hely vagy dolog alapján jelöljük meg, ha valamit meg kell tennie. Az „iroda” vagy az „otthon” gyakori helyösszefüggések. A "telefon" vagy az "e-mail" gyakori kontextus.

Visszaverődés: értékeljük ki a beérkező adatokat. Tekintse át listáit – mindegyiket –, és végezzen módosításokat, ha szükséges. Végezzen heti felülvizsgálatot, hogy kitisztítsa listáit és elméjét. A rendszeres reflektálás elmulasztása azt jelenti, hogy a dolgok felhalmozódnak, és az egész rendszer összeomlik.

Kölcsönhatás V: Csak csináld. Ez a lépés a legegyszerűbb, ha jól beállította a rendszert! Ha rendszeresen követed az első 4 lépést, akkor 100%-ban biztos vagy abban, hogy a listádon szereplő dolgok azok, amelyeket meg kell tenned, hogy tartósan haladj a céljaid felé.

Az Ön listái az alábbiakban találhatók: beérkező levelek», « Következő akciók», « függőben levő», « Projektek"És" Majd egyszer". Ezek a listák képezik a GTD-rendszer alapját. Minden olyan elem, amelyre figyelmet igényel, a beérkező levelek mappába kerül, majd lépésekkel továbblép a többi listára pontosításokatÉs racionalizálása. Az, hogy hogyan dolgozza fel és rendezi ezeket a listákat, meghatározza, hogy milyen dolgok alapján cselekszik és mit nem.

Felvétel - rögzítsen mindent

beérkező levelek- egy hely, ahol mindent összegyűjtenek, amit javítasz. Ez az agyad postafiókja – e-mailek, telefonhívások, ötletek, amelyek az ingázás során eszedbe jutottak, valakitől a hétvégi felkérés… minden. Vannak, akik laptopot használnak a felvételhez, mások pedig alkalmazásokat vagy felvevőeszközt. Nem mindegy, hogy mit használsz, vagy hány van belőlük (több postafiókod is lehet). Az egyetlen fontos dolog az, hogy legyen egy helyed, ahol megragadhatod az ötleteket, bárhol is vagy.

Amikor először elkezdi használni a GTD-t, meg kell örökítenie mindent, ami a fejében jár, vagy elszórtan az életében. Írjon le mindent, amire szüksége van vagy szeretne, mindent, ami az elmúlt napokban vagy hetekben a fejében járt. GTD nyelven úgy hívják őket nyitott hurkok». nyitott hurkok- ezek azok a dolgok, amik a fejedben járnak, amire emlékszel, amikor nem tudsz elaludni hajnali négykor, minden, ami állandóan zavar. Itt a lehetőség, hogy lezárd ezeket a hurkokat, és hagyd, hogy többé ne foglaljanak helyet a fejedben. Adjon hozzá mindent a postaládájához.

Finomítás és rendszerezés – Beérkezett üzenetek feldolgozása

Ez a kulcsa az egész rendszer működésének. Ha minden gondolatát rögzítette, a következő lépése lesz a feldolgozásuk. Itt mindent megvizsgál, amit felvett, majd finomítja és rendszerezi. Eltarthat egy ideig, amíg az első ötletroham után végignézed mindazt, amit felvettél a listára, de ha végeztél, sokkal könnyebb követni. Minél gyakrabban dolgozol rajta, annál kevesebb erőfeszítést teszel.

Tehát hogyan kezeled valójában beérkező? Íme egy hasznos döntési fa, amely segít Önnek:

Új dolog. Akció? Nem -> kosárba/listázni "valamikor". Igen -> következő elem. Egy lépésben? Nem-> Projekthez. Igen -> következő elem. Több mint két perc? Nem-> csináld! Igen->következő elem. Nekem? Nem->várjon, amíg... Igen->következő elem. Egy konkrét időpontra? Nem->Hozzáadás a következő műveletekhez Igen->Kalendáriumhoz

Sokkal könnyebb, mint amilyennek látszik, ígérem!

Egy új elemet dolgoz fel a postaládájában úgy, hogy feltesz magának egy sor kérdést ezzel kapcsolatban:

Ez egy akció?

Egy lépésben történik?

2 percnél tovább tart?

Csináljam, vagy átruházhatom másra?

Egy adott napon vagy időpontban kell ezt megtenni?

Ez minden. Az Ön válasza határozza meg, hogy az elem melyik listához kerüljön hozzáadásra. Ha nem került fel a listára, azonnal tegye meg, vagy halassza el, vagy törölje.

Ez egy akció?

Ez azt jelenti, hogy kell-e tennie valamit a bejegyzés eltávolításához a listáról. Ha nem, akkor helyezze át a három hely egyikére: a kukába, a linkekre vagy a "valamikor" listára. Azok a dolgok, amelyek nem igényelnek figyelmet, a kukába kerülnek.

A hasznos vagy informatív, de semmilyen beavatkozást nem igénylő dolgokat (például egy megőrizni kívánt receptet vagy egy informatív cikket, amelyre egy napon szükséged lehet) linkként kell elküldeni a megfelelő helyre.

Végül, ha valami esetleg cselekvést igényel majd, de most nem, akkor felkerül a „valamikor” listára. Ezekre a dolgokra szeretne emlékezni, de ne zsúfolja el velük a „következő tevékenységek” listáját. Itt találhat olyan dolgokat, mint a „Tanuljon japánul” vagy „Írjon könyvet”.

Egynél több lépésben történik?

GTD-ben projektet' minden, ami egynél több műveletet igényel. Amikor a listád beérkező levelek» több kapcsolódó feladatot tartalmaz, hozzon létre egy külön projektet kezelni őket. Adja hozzá a projekt nevét elemként a projektlistához, és válasszon egy műveletelemet a listából, hogy hozzáadja a következő műveletlistához.

Mennyi idő alatt készül el?

Ha valamit meg lehet tenni 2 perc vagy kevesebb idő alatt, akkor azonnal meg kell tennie. Az ötlet az, hogy ha kevesebb időt vesz igénybe, akkor könnyebb saját kezűleg megtenni, mint átruházni vagy elhalasztani. Ide tartozik egy hasznos e-mail küldése egy kollégának, vagy egy vicces macskaüzenet küldése anyukádnak.

Ha több mint 2 percet vesz igénybe, nézze meg, hogy saját maga is meg tudja-e csinálni, vagy át kell-e adnia másnak.

Valaki más meg tudja csinálni?

Ha könnyen átruházhat egy dolgot valaki másra, tegye meg. Ha később emlékeztetőt szeretne létrehozni, akkor vegyen fel egy elemet a függőben lévő listára.... A várólistára felvehető dolgok között vannak olyan dolgok, amelyek bármilyen okból le vannak tiltva – a folytatáshoz választ kell adnia egy e-mailre, vagy kézbesítésre vár. Mindig jegyezze fel a dátumot, amikor az elemet hozzáadták ehhez a listához, hogy nyomon tudja követni jó időben.

Ha valamit nem tud delegálni, akkor fel kell vennie a naptárába vagy a következő teendők listájába, lehetőleg kontextuscímkével.

Egy adott napon vagy időpontban kell ezt megtenni?

Ha valaminek van konkrét dátuma vagy időpontja, akkor vegye fel a naptárába. Ide tartoznak például a fogorvosi látogatások, időpontok és repülőjáratok. Ne írjon bele semmit, amit egy adott napon be szeretne fejezni, csak azokat a dolgokat, amelyeket meg kell tennie. Ennek eredményeként a naptár mentes lesz a rendetlenségtől, így hasznosabb lesz.

Ha valami intézkedést igényel, de nincs konkrét dátuma, akkor vegye fel a következő műveletek listájára. Tartalmazza a lehető leghamarabb végrehajtandó intézkedéseket. A listán szereplő bárminek fizikai, látható műveletnek kell lennie – „e-mailt kell küldenie Johnnak egy parti helyszínének lefoglalásáról”, nem pedig „bulit tervezni”. Ez a GTD legfontosabb szabálya.

Ha valamit fizikai, látható cselekvésnek nevezünk, az csökkenti a feladat megkezdésének akadályát. Ami a szellemi erőfeszítést illeti, sokkal könnyebb "felhívni Jennifert, hogy foglaljon bébiszittert csütörtök estére", mint "megszervezni egy bébiszitter látogatást", pedig technikailag ugyanaz.

Ideális esetben kontextuscímkét kell hozzáadnia a következő műveletlista elemeihez. A kontextus címke megmondja, hol kell lennie, milyen eszközökre van szüksége és/vagy kire van szüksége a feladat elvégzéséhez. Példák a környezeti címkékre: „vásárlás”, „munkahelyen”, „gyerekekkel”, „telefon” vagy „számítógép”. Egyéb összefüggések, amelyeket használhat, többek között a rendelkezésére álló idő, mennyi energiája van vagy prioritása.

Ha a következő teendők listáját kontextus szerint rendezve tekintheti meg, akkor könnyen ellenőrizheti a „munkahelyi” vagy „üzletben” tennivalók listáját.

Reflexió – Heti Szemle

Rendkívül fontos, hogy hetente felülvizsgálja az összes listán szereplő mindent. David Allen könyvében azt mondja, hogy a heti áttekintés „kritikus sikertényező”. Miért? Egyszerű: minél tovább hagyja, hogy a dolgok felhalmozódjanak a postaládájában, annál nehezebb lesz mindezt kezelni. Csak 15 bemenet kezelése sokkal könnyebb, mint 50 vagy 500!

A listákkal való rendszeres munka az, ami fenntartja a rendszert, vagy megszakítja azt. Ha nem, minden szivárogni kezd. Elfelejtett hozzáadni valamit a következő műveletlistához, vagy elfelejtett eltávolítani olyan dolgokat, amelyeknek már nem kellene szerepelniük a listán.

Íme néhány dolog, amelyet minden alkalommal ellenőriznie kell:

• Minden projektnek tartalmaznia kell a következő műveletet.

A következő akciólistád minden elemének olyannak kell lennie, amit a következő héten meg szeretnél tenni. Ha nem, helyezze át a listára egy nap, vagy távolítsa el teljesen!

Lehet, hogy valami a listán egy napon átkerül a következő akciólistára. Hurrá!

Bónusz pontok. Böngészés közben használhat "trigger listákat" is, amelyek segítenek megjegyezni azokat a nyílt hurkokat, amelyeket esetleg elfelejtett hozzáadni a postaládájához. A triggerlista csak azoknak a szavaknak a listája, amelyek „kiváltják” a dolgok emlékezését. Munkához ilyen listát állíthat össze: „főnök, kolléga, befejezetlen projektek, válaszomra várók…”, otthonra: „ házi feladat, háziállatok, gyerekek, partner..”, az Ön által tanult tárgyakhoz vagy hobbikhoz.

Itt az ideje, hogy elérd a céljaidat!

Fú! A rendszere be van kapcsolva, egyre kényelmesebben kezelheti a beérkezett üzeneteket, és profiként elkezdte a listán szereplő dolgokat csinálni. Fantasztikus!

Érezze azt a nyugalmat, amelyet egy olyan rendszer létrehozásával kap, amely 100%-os magabiztosságot ad a tervek megvalósításában.

Felfedem a hatékonyság néhány titkát az életben és az üzleti életben...

Egy kis csalólap a dolgok kezeléséről és a hatékony életkezdésről!

David Allen személyesen meghívja Önt a moszkvai képzésre. Azt kell mondanom, hogy könyvei több mint 2 millió példányban keltek el!
És tényleg működik a rendszere!

Az életed soha nem lesz a régi, ha megismered a GTD rendszert!
Emlékszem, nagyon lenyűgözött David Allen előadása!

Ezer dologra ragadunk, igyekszünk közben nem feledkezni a háztartási apróságokról, sokszor megfeledkezünk a célról, de emlékezünk az óhatatlanul közeledő határidőkre.

Néha a feladatok lavinától való félelem szó szerint megbénítja az agyat, és beindul az apátia, a halogatás és a depresszió. A munka ilyen pillanatokban lassan halad, úgy tűnik, hogy még az egérkurzor is alig mászik át a monitoron.

Ez a helyzet annál veszélyesebb, minél többet dolgozik egy ember csapatban, különösen, ha fejlesztőcsapatról van szó.

Ötlet, hogy meghívjunk konferenciánkraDavid Allen váratlan volt, de nem véletlen. Személyes, első pillantásra a GTD koncepciója jó ajánlásokat ad minden fejlesztő számára külön-külön és a fejlesztési folyamat egészére vonatkozóan. Biztosan, GTD módszer nem annyira "kihegyezett" a szoftverfejlesztési folyamathoz, mint az agilis, de ennek ellenére képes kiegészíteni azt, vagy az első lépés a csapat agilis fejlesztési módszertanra való átállása felé. Mi az, GTD programozónak?

Osszuk két blokkra a GTD elvek alkalmazását a fejlesztésben: személyes, ha egyénről van szó, és csapatra, ha cégről vagy fejlesztői csoportról van szó. Általánosságban elmondható, hogy az alapelvek ugyanazok, de csapatban sokkal nehezebb megvalósítani őket, mivel garantáltan szabotázs és ellenállás lesz az alkalmazottak vagy a csapatvezető részéről.

Egy ember sem sziget

A GTD módszer egyik alapja az az elve, hogy a feladatokat az ember memóriájából egy külső forrásba kell áthelyezni. Így az emberi agy felhagy azzal, hogy minden tervet szem előtt tartson, a jelentéktelentől a globálisig, és a pillanatnyilag igazán fontos feladatokra és azok megvalósítására kezd koncentrálni. Valaki azt mondja, hogy a GTD módszer hatékonyan használható személyes tér felszabadítására, és egyensúly megtalálására a munka és például a hobbi vagy a család között. A gyakorlati fejlesztő szemszögéből azonban a GTD-re mindenekelőtt a munka és a ... munka egyensúlyának fenntartásához van szükség.

A programozók, rendszertervezők és projektmenedzserek folyamatosan több prioritáson, feladaton vagy projekten dolgoznak. A körülmények gyakran kizárják egy-egy feladat fenntartását, ezért gyorsan át kell tudni szervezni. Az ilyen projektről projektre dobálás gyakran stresszt generál, de nem azt, ami egy nem szeretett munkából fakad, hanem a stressz, mint fiziológiai és érzelmi jelenség. Minél magasabb a szorongás szintje, annál nehezebb megbirkózni a feladatokkal. Itt jön be a GTD.

Szűrők beállítása a teendők listáján

Mindenekelőtt korlátokat kell felállítania az összes feladat közül a fő kiválasztásával. A fő dolog elhagyásával időt és energiát szabadítasz fel, és sokkal kevesebb erőfeszítéssel lendületet adsz a cselekvéshez, mint amikor minden apróságot a fejedben tartasz. Van rutin, vannak fontos projektek, vannak tervek a jövőre nézve. Ugyanakkor ezekben a kategóriákban van egy fontos dolog. A kiválasztásához több lépést kell végrehajtania:

• válassza ki a megkezdett, de nem befejezett feladatokat;


• válassza ki azokat az eseteket, amelyek a legnagyobb aggodalomra adnak okot;


• válasszon olyan dolgokat, amelyeket nem szeretne megtenni, és amelyeket folyamatosan elhalaszt;


• válasszon rutin ügyeket, beleértve a háztartási ügyeket is.

Általában a fő az első három csoportba tartozik. Ennek megfelelően előnyben kell részesíteni az aggasztó és befejezetlen ügyeket – nem hiába mondják, hogy a Getting Things Done pontos fordítása „a dolgok befejezése”.

Racionalizáljuk a kommunikációt

Nem számít, hogy egy szabadúszó vagy egy programozó távolról vagy csapatban dolgozik, folyamatosan a kommunikáció területén van: ügyfelek hívásai, menedzsment kérdései, felhasználók és kollégák kérései, tájékoztató üzenetek SDK-szállítóktól stb. A kommunikáció nem nevezhető jelentéktelennek, de tudnia kell őket helyesen kezelni.

• Hagyja abba az e-mailek 5 percenkénti ellenőrzését – állítson be előugró figyelmeztetéseket, amelyeket a szeme sarkából nézhet. Helyezze el a leveleket mappákba, és olvassa el, ahogy az adott pillanatban frissül.


• Ossza fel az összes kommunikációt kontextus szerint: Skype, mobilhívások, vezetékes telefon, e-mailen keresztüli kommunikáció stb. Minden csatornán belül szánjon bizonyos időt a kommunikációra.


• Ellenőrizze a munkahelyi és a személyes beszélgetéseket. Talán ha az új alkalmazottja folyamatosan ír Önnek, vagy egy régi kollégája ugyanazokat a munkahelyi kérdéseket teszi fel, kérje meg őket, hogy készítsenek kérdéseket, szánjanak időt a kommunikációra és tisztázzák a nehéz pontokat.


• Figyelje a webböngészőjét. A fejlesztők gyakran tekintenek meg speciális témákat fórumokon vagy speciális webhelyeken. Ott olyan érdekes témákat, beszélgetéseket várnak, amelyeknek semmi közük az aktuális feladathoz. Tényleg jobb ha elodázni az olvasást érdekes téma, a böngészőben lévő könyvjelzők vagy a hivatkozások tárolására szolgáló speciális segédprogramok (például a Pocket bővítmény, amely mobileszközön alkalmazásként is telepíthető és könyvjelzők szinkronizálása) segítségével.


• Szerezzen be egy jegyzetfüzetet és/vagy alkalmazást, ahová minden feladatot felírhat sürgősségi és fontossági címkékkel. Az esetkezelési GTD bevezeti az idő, a kontextus (hely), a cselekvés fogalmait. A feladatok megfelelő rangsorolásához képzeljünk el egy egyszerű szűrőt, mint például az Excelben. Minden feladathoz rendeljen időparamétert (óra vagy napszak szerint), helyszínt (otthon, munkahely, utca, edzőterem, bolt stb.). Ezután oszd meg a feladatokat így: "Kérjen megjegyzéseket a TK-ra - munka - 14:00" vagy "Hívja fel a gumiboltot - utca - este." Számos alkalmazás létezik az ilyen rekordokhoz: a Windows feladatütemezőjétől, amelyet saját céljaira használhat, az Evernote-ig, a Rainlendar-ig és az okostelefonon gondosan megírt emlékeztetőkig.

Az a magabiztosság, hogy rendelkezik egy ilyen listával, garantáltan csökkenti a szorongást, és segít az egyes feladatok megoldására összpontosítani.

Több is van globális probléma, ami minden típusú foglalkoztatás fejlesztőit is érinti. Ma szinte hetente jelennek meg új eszközök, útmutatók, segédprogramok fejlesztőknek, időnként érkeznek üzenetek a keretrendszerek új verzióiról, új könyvtárakról, sőt új programozási nyelvekről is. Mindezek az információk rendkívül érdekesek a szakemberek számára, sőt néha lekötik, és valami új kipróbálására késztet mobil alkalmazás, írja be a "Hello, world!" a Brainfuckon, vagy építs egy új nyílt forráskódú projektet). Egyetlen kiút van: az érdekeltségeket fontosságuk szerint elosztani az aktuális projektekhez, rövid és hosszú távú célokhoz képest. Az egy feladatra való összpontosítás lehetővé teszi a személyes produktivitás növelését, idő felszabadítását és új információk tanulásának megkezdését.

5 optimalizálási lépés

A GTD módszer öt szakaszt különböztet meg a teendők listáján való munkavégzés során.

Információgyűjtés.Össze kell gyűjtenie az összes feladatot – csak vegye fel és írja le tollal vagy szöveges fájlba az összes rutin, befejezetlen, globális ügyét. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy például a „Jelentés írása a Snegovik LLC gyorsjelentésében” feladat mögött számos fontos és figyelmet igénylő részfeladat áll: összegyűjti a követelményeket az ügyféltől, elkészíti és jóváhagyja a TOR-t. , kérjen le egy adattömböt a jelentés teszteléséhez stb. ... Feltétlenül minden feladatot le kell írni - kicsit később csoportosítja őket.
Ne csak azokra a projektekre figyeljen, amelyek a memóriában vannak, hanem azokra is, amelyek a számítógépben vannak - gyakran nincs kisebb káosz, mint a gondolatokban. A fájlokat érdemes az egyes projekteknek megfelelő mappákra osztani, a személyes dokumentumokat elkülöníteni a működő dokumentumoktól.

feldolgozási folyamat.Az információk feldolgozása a GTD által javasolt séma szerint: ha valami már fut, akkor a végére kell folytatni a munkát, ha kevesebb mint két perc alatt meg tudod csinálni, akkor azonnal.

Klasszikus GTD feldolgozási algoritmus

Az Ön számára kulcsfontosságú projekten való munka szempontjából fontos figyelembe venni néhány árnyalatot.

• Halassza el a nem sürgős feladatokat, például a nem alapvető anyagok tanulmányozását, amelyeknek semmi közük az aktuális munkához.


• Ha lehetséges, delegáljon feladatokat például kollégákra vagy szabadúszókra. Ha Ön egy gyors és hatékony kódoló, de nem túl jó a weboldalkészítésben, a reklámozásban vagy a tervezésben, hívja a szakembereket. Még ha saját projektről is van szó, valaki más minőségi munkájába való befektetés gyorsan megtérül.


• Tanulj meg "nem"-et mondani. Ez talán az egyik legnehezebb képesség: mindig lesznek barátok tucatjai, akik összeomlották a Windowst, hiba csúszott a kódba, Android firmware-t igényel, és iPhone jailbreakért könyörög. Ezek a kis feladatok sok időt vesznek igénybe. Ha nem akarja elrontani a kapcsolatot, keressen néhány elérhető kézikönyvet a weben, és küldjön linkeket azoknak, akik szenvednek.

Listaszervezés.Az első két és legnehezebb szakasz lejárta után meg kell szervezni a feladatokkal végzett munkát. Itt használhatsz egy egyszerű szabályt: oszd el az időt hetekre, a hét végén nézd át a listát és hozz létre egy újat. Minden feladatot fel kell osztani határidők és prioritások szerint. A feladatok kezeléséhez használhatja az Önnek tetsző alkalmazásokat: ezek a mobil OneNote és Evernote, valamint az Asana, és a Redmine, valamint a Google Calendar és így tovább...

Ebben a szakaszban a legfontosabb, hogy nagy figyelmet fordítsunk az aktuális vagy több projekttel való munkára. Ehhez asszociatív térképeket (mindmap) használhat, amelyek a munka minden szakaszát tükrözik egy vizuális struktúra-térkép formájában, amelynek megfelelően haladhat előre a projekttel. Gondolattérkép létrehozásához számos fizetett és ingyenes alkalmazásokérdekes tulajdonságokkal. Szeretjük a kényelmes, ingyenes és oroszosított , amelyben létrehoztunk egy hozzávetőleges nézetet egy befejezetlen térképről, amely nem állítja, hogy igaz:

1. rész

2. rész

Nem szabad egyszerű és összetett feladatokat felosztani, mindent sorrendben kell csinálni, akkor az idő racionálisan oszlik el.

Revízió kész.Ebben a szakaszban meg kell jegyezni, hogy mi történt, elemezni kell a kudarcok okait, tervet kell készíteni a következő szakaszra (például egy hétre).

A tényleges akció.A feladatokat a rendelkezésre álló erőforrások: erők, idő, a végrehajtás helye, valamint a megállapított prioritás alapján kell elvégezni. Ha hiányzik valamilyen erőforrás, amely később megjelenik a probléma gyors megoldásához, próbálja meg átvinni a feladatot arra a pillanatra, amikor megjelenik a jobb végrehajtást szolgáló eszköz. Például, ha egy asztali alkalmazást véglegesít, és bizonyos változtatások végrehajtásához frissített és még nem vásárolt SDK-ra van szüksége a cége által, de a közeljövőben tervezi a vásárlást, hajtsa végre azokat a változtatásokat, amelyeket a jelenlegi verzióban végrehajthat, és adja hozzá a fennmaradó módosítások feladatát a mappához vagy egy fájlhoz, amely a jövőre vonatkozó feladatokat tartalmazza. Természetesen a probléma megoldásának módjainak keresése a rendelkezésre álló eszközökkel felfedi Önt, mint szakembert, de ez jelentős és nem mindig indokolt idő- és erőfeszítést igényel.

Íme néhány tipp a GTD elveinek használatához, ha csapatban vagy önállóan dolgozol fejlesztőként.

• Tervezze meg projektjét kezdetben, és ne munka közben, bontsa fel kezelhető részfeladatokra.


• Emelje ki a projekt egyes munkaszakaszait, és jelölje meg a munka fontosságát és sürgősségét.


• Fejezze be az egyes feladatokat anélkül, hogy későbbre hagyná. Még ha csak hosszú utat is ismer egy probléma megoldásához, oldja meg. A további refaktorálás során lehetőség nyílik egy nem optimális megoldástól való megszabadulni.


• Rendszeresen tekintse át a feladatlistákat, hogy felülvizsgálja az elvégzetteket és módosítsa a terveket.


• Egy adott időpontban egy feladatra összpontosítson – így időt és erőfeszítést takarít meg.


• Szánjon időt minden szakaszra, és fordítson rá maximális figyelmet: követelménygyűjtés, fejlesztés, egység tesztelés stb.

A GTD-t nem lehet egy nap alatt megvalósítani - először megjelenik néhány egyedi elem, majd kialakulnak a szabályok, végül megjelenik egy szokás és egy kézzelfogható eredmény. A lényeg, hogy ne hagyd abba. Amúgy nem rossz, ha a GTD-ben szerzett készségeid egy részét át tudod adni a csapatnak, amellyel együtt dolgozol – ezzel jelentősen optimalizálható a cégen belüli munka.

A számokban van biztonság

Annak ellenére, hogy a GTD főszabály szerint egy egyénre irányul, egy csapatra is alkalmazható, ahol fontos a projekt jövőképének, a céloknak a meghatározása, a projektek kijelölése és a felelősségi területek megosztása. Ráadásul sok szervezet már létezik, és sikeresen alkalmazza talán a GTD logikájához legközelebb álló entitást - a Gantt-diagramot. A Gantt-diagram nagyon pontosan tükrözi a projekt erőforrásigényét, a feladatokat és részfeladatokat, az egyes feladatok elvégzésének hozzávetőleges idejét, a feladaton végzett munka kezdési és befejezési dátumát, a projekt szakaszait, amelyek csak a feladat befejezése után kezdődhetnek. előző szakaszban és a szükséges források felszabadításában.

Azonban gyakran hiábavaló minden erőfeszítés az erőforrások és a foglalkoztatás diagramjának elkészítésére. A GTD-t a szoftverfejlesztéssel összekapcsolva Robert Peake, a GTD evangélistája és David Allen tanácsadó cégének műszaki igazgatója, aki műszaki projekteket vezetett és érti a témát, valamint magát a vezérigazgatót is, nagyszerű írást írt a Gantt-diagramon:

„Olyan sok időt, energiát és pénzt láttam olyan összetett Gantt-diagramok készítésére, amelyek a vezetők ujjainak első csettintésekor megsemmisülnek. Minden olyan céget, amely az ABC prioritási kódjaira és a programozók szigorú gyeplőire támaszkodik, hogy a szoftverfejlesztés élvonalában maradhasson, keserű csalódás vár.”

Felfedi a koncepció lényegét is. Az a tény, hogy nem annyira a tervezésre irányul, mint inkább a kudarc pontjára való visszatérés képességére. Magyarázzuk el részletesebben. Bármely ember és csapat életében vannak pillanatok, amikor eltérnek a kitűzött céloktól, és minden tevékenység káoszba süllyed. Ez történhet külső okokból és egyéni belső hatásokkal összefüggő okok miatt is: a projektfejlesztés menetében bekövetkezett átmeneti változás, új látásmóddal rendelkező befektető megjelenése, túlóra megszakítása (pl. kiállítás). A GTD feladata egy csapatban, hogy könnyedén visszatérjen oda, ahol el kellett térni a munkatervtől, és továbbra is az eddigiek szerint működni.

„A GTD elmeseprő része elég egyszerű ahhoz, hogy David (Allen) gyakran a „mentális RAM” egyfajta memóriakiíratásaként hivatkozzon rá. Olyan ez, mintha időnként ellenőriznéd a saját agyaddal, hogy lásd, mi köti le a figyelmedet, kihúzod és megnézed. Olyan ez, mintha összeállítaná ezeket a lehetőségek (projektek és következő lépések) listáit, amelyek biztonsági hálóként szolgálnak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent jól csinál, és a kétperces szabállyal kombinálva (ha meg tud valamit csinálni kevesebb, mint 2 perc, csináld - kb. per.) és a következő akcióra koncentrálva, statikus pillanatképet ad a munkaállapotodról, amellyel könnyedén visszatérhetsz arra a pontra, ahol megszakítottál.

A fejlesztőcsapatnak négy fő tevékenysége van, amelyek maguk is a csapat GTD elemeiként működnek.

1. Regressziós tesztelés - a forráskód már rögzített részeit, valamint a megváltozott kódhoz társított funkcionalitást tesztelik. Az Extreme Programming részeként szemlélteti a GTD-t a megismételhetőség, a felülvizsgálat és a műveletek egyértelműsége szempontjából.


2. A dokumentációval végzett munka – a dokumentáció létrehozása és tesztelése lehetővé teszi, hogy a fontos ismereteket és feladatokat csak papírra vigye. Sem a felhasználóknak, sem a tesztelőknek, sem a fejlesztőknek nem kell ezeket észben tartaniuk – ha szükséges, a dokumentációban tájékozódhat és tisztázhat egy nem egyértelmű pontot, vagy választ találhat a program működésével kapcsolatos kérdésre.


3. A kódrefaktorálás a kód fejlesztésének folyamata a funkcionalitás megváltoztatása nélkül. Az Extreme Programming hívei időszakos újrafeldolgozást végeznek a program teljesítményének, a kód megértésének és olvashatóságának javítása érdekében. Vannak cégek és csapatok, amelyek elkerülik az átalakítást. A legtöbb esetben ennek oka az a félelem, hogy a kód megváltoztatása a rendszer összeomlásához vezet. Általában ez a megközelítés a program merevségéhez és elavulásához vezet.


4. Ötletelés. Egy olyan folyamat, amely ilyen vagy olyan formában megy végbe bármely csapatban. Ez csak információk és ötletek gyűjteménye. Asszociatív gondolattérképek is készíthetők ötletbörze közben és után.

A legtöbb esetben egy munkahelyi programozó sokkal több feladatot lát el, mint csak kódot ír. Ráadásul minél több tapasztalattal és képzettséggel rendelkezik, annál heterogénebb feladatokat bíznak rá. Egy bizonyos ponton válság következik be, amikor a kötelességek és kötelezettségek kezdik megterhelni a munkavállalót, és jelentősen csökkentik a termelékenységét. Ez ellen nyilván lehet és kell is küzdeni, és nem direkt módszerekkel és elnyomó intézkedésekkel, hanem a GTD segítségével, amely a munkaszemlélet evolúciós megváltoztatását célozza. A módszert kipróbálók számos áttekintése jelentős nehézségekről árulkodik az elején, és nem kevésbé jelentős sikerről a folyamat végén. Hiszen azt mondják, 21 napba telik a szokás kialakítása. Miért nem próbálja meg?

P.S.: Hallgassa meg ingyenesen a módszer szerzőjének online beszédét David GTD-je Allen és te kérdéseket tehetsz fel neki a konferencia soránnovember 17-én (kedden) moszkvai idő szerint 19:15-kor. Beszél a GTD információs túlterheltség leküzdésére irányuló megközelítéséről, és megosztja az emberi termelékenységre vonatkozó legújabb kutatásokat.

A Life Architect legújabb Productivity Scanje szerint a GTD módszertan alkalmazása legalább 20%-kal növelheti a személyes termelékenységet és hatékonyságot.

A GTD® hatékonynak bizonyult mind a személyes használatra, mind a különféle iparágakban működő szervezetek számára. A TOP-50 Fortune listán szereplő cégek felső vezetése és új alkalmazottai egyaránt sikeresen használják.

Régóta gondolkodik azon, hogy elolvasson egy könyvet a termelékenységről, és kompetensen tervezze meg az idejét?A ma szóba kerülő könyv nemcsak új információkkal gazdagít, hanem igazi lendületet is ad a cselekvéshez. szerző David Allen. A GTD SYSTEM segítségével stresszmentes termelékenység érhető el, állítja a szerző. Ez a könyv MINDENKINEK JÓ, akinek rendbe kell tennie az ügyeit, mind a munkahelyén, mind a magánéletében.

David Allen a Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity című könyvében egyedülálló rendszert kínál a dolgok szervezésére.

Ez nem egy klasszikus időgazdálkodás, hanem egy olyan rendszer, amely az összes ügyet befejezi - Getting Things Done (GTD).

• Mi a teendő, ha nincs időd semmire, az idegeid a határon vannak, kapaszkodsz egy-egy dologba, de mindig lemaradsz valami fontosról?
• Hogyan legyünk hatékonyabbak az üzleti életben, de ugyanakkor tudjunk pihenni?
• Hogyan lehet "fékezni" a rutint?
• Hogyan lehet megtanulni elkülöníteni a kisebb dolgokat a fontosaktól, és helyesen kitűzni a célokat, elosztani a prioritásokat?
• Hogyan dolgozzunk a bejövő információkkal és feladatokkal?

Ezekre a kérdésekre és még sok más kérdésre is választ találhat David Allen Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity című könyvében.

A könyv új változata (2015), átdolgozva, figyelembe véve az információs technológia világának mai valóságát.

A könyvben felvázolt egyszerű eszközök nemcsak a hatékonyság elérésében segítenek, hanem arra is megtanítanak, hogyan ne terhelje túl az agyát különféle zavaró tényezőkkel és gondolatokkal.

A szokásokról itt is sok szó esett, mert a GTD rendszer gyakorlati megvalósításához szükséges

David Allen. Stresszmentes termelékenység mindenkinek

A könyv fő gondolata:

Töltsd ki az agyad. A tudatosság tisztasága és a gondolatok rendezettsége – ez a fontos a teljes koncentrációhoz és a termelékenységhez.

Hagyd abba a gondolatok egymásra rétegzését, rágását, folyton hozzájuk való visszatérést, és ennek következtében a döntés meghozatalát.

Mit kell tenni?

Ehhez "át kell vinni" a listákat a fejedből egy külső adathordozóra. Amikor az agy már nem tartja magát ezekhez az adatokhoz, akkor abbahagyja az aggódást, és a feladatok azonnali végrehajtására tud koncentrálni.

A gondolatok folyamatosan nyüzsögnek a fejedben, mint a nyugtalan méhek, amíg meg nem találják a kaptárukat. Amikor a fej tele van különféle gondolatokkal, milyen termelékenységről beszélhetünk?

A fő szabály David Allentől - minden gondolatot le kell írni, fel kell tenni a postafiók polcára.

A „Beérkezett üzenetek” az összes bejövő ötlet, nyugta, emlékeztető, értekezleti feljegyzés stb.

A könyv világos algoritmust tartalmaz az információkkal való munkavégzéshez.

Következő.

Ez a tervezés természetes módszerének modellje.

Valami döntés meghozatala

Mit kell tenni?

1. Gondoljon megoldásra az ábra szerint:

• miért van szükségem rá;
• milyen eredményre van szükségem (minek kell történnie);
• képzeld el a sikeredet.

2. További ötletelés, a kívánt eredményre összpontosító ötletek generálása. Az ötleteket le kell írni, nem pedig azonnal felmérni az alkalmasságot, nevezetesen mindent le kell írni, ami eszébe jut. Itt a mennyiség számít, nem a minőség.

3. Ezután kiválasztjuk a legjobb ötleteket, csoportosítsa és rendezze őket egyetlen sémába. Lehetséges kézzel írott változatban egyszerűen papíron vagy olyan szolgáltatásban, mint például az Xmind.

4. Határozza meg a következő konkrét műveletet minden egyes ötlethez.

5. Mi igen.

Szinte minden feladat elvégzéséhez az elméd öt lépésen megy keresztül: meghatároz egy célt és hogyan érheti el, az eredmény vizualizálása, ötletelés, a kapott döntések rendszerezése és a következő cselekvések meghatározása. – David Allen

GTD módszertan és David Allen – produktivitás és értelmesség mindenben!

GTD Módszertan – Valódi Instrukció azoknak, ez nem csak a dolgok szervezése és tervezése, a termelékenység és a termelékenység növelése, hanem az is alapvető megoldás hogyan kell minden feladatot értelmesen elvégezni a pszichológiai jólét (és ez fontos!) megőrzése mellett. Sőt, ez nem csak a munkára vonatkozik, hanem a magánéletre is.

Bárki alkalmazhatja ezt a technikát.

Maga a könyv három részből áll.

Első rész a rendszer rövid áttekintése, valamint egyediségének és relevanciájának magyarázata.

A második részben- a rendszer alapelvei, valamint azok lépésről lépésre történő alkalmazása a mindennapi életben.

A harmadik rész- ezek azok az eredmények, amelyeket akkor lehet elérni, ha ezt a rendszert megvalósítja a magánéletében és a munkájában.

A GTD rendszer szorosan kapcsolódik a .És amint azt a tudósok már bebizonyították, képezhetők és fejleszthetők.

Az AGY TRÉNZÉSÉNEK, normál működésének és fejlődésének fenntartásához az agyszimulátorok egyik elérhető módja. INGYENESEN tanulhatsz >>>szerviz wikium ingyenes edzőeszközök

A kognitív (kognitív) funkciók közé tartozik: memória, gondolkodás, figyelem, észlelés, értelem, beszéd.

A fenti képességek mindegyike összefügg az agy tevékenységével. Ezért az agy elégtelen fejlődésével, működési zavarokkal a kognitív funkciók minősége csökken. Az észrevehető minőségromlást kognitív zavaroknak (zavaroknak) nevezzük.

A kognitív károsodás negatívan befolyásolja az ember eredményeit életének különböző területein: mindennapi, háztartási, oktatási, szakmai, szociális.

Ezért fontos az agy edzése, és minden életkorban.

David Allen – termelékenység személyes következtetésen keresztül

A könyv figyelemre méltósága abban is rejlik, hogy nemcsak száraz következtetéseket, megfogalmazásokat mutat be a szerző, hanem rengeteg "élő" példát is.

Mit jelent?

GTD módszertanának lényegeDavid Allen felfedi és bemutatja példaként helyzetek, találkozók és konzultációk ügyfeleikkel.

Bemutatja az emberek, cégek problémáit, feltárja hibáikat és radikálisan jobbra változtatja a helyzetet, bemutatva, hogyan működik az időgazdálkodási technika valójában A dolgok elvégzése (GTD) segít és tanulj meg stressz nélkül élni.

A legkülönösebb paradoxon, hogy az emberi tudat jól megbirkózik az új gondolatok generálásával, de a régiek tárolásával gyakran kudarcot vall. Túl gyakran megfeledkezünk még az egyszerű tudnivalókról is – például arról, hogy vásároljunk valamit a boltban, vagy hova tesszük a kulcsokat. Ismered ezt? Nos, nem vagy egyedül. És ha az ilyen egyszerű dolgokat is elfelejtjük, mit mondhatunk a feladatok elvégzéséről és a magas személyes produktivitásról.

A Goalton.com-nál munkánk során nagyra értékeljük a személyes és a csapat termelékenységének növelésének bármely módszerét. Nálunk már megszokottá vált, hogy folyamatosan keressük és teszteljük mind a legújabb módszereket ezen a területen, mind a meglehetősen jól népszerűsített régieket. Ma pedig azokról az árnyalatokról, előnyökről és hátrányokról akarunk beszélni, amelyeket mi magunk tapasztaltunk a GTD megközelítés használatával. Szakértőink szokás szerint a legkoncentráltabb préselést készítették el Önnek, hogy a cikk végére már jól jártas legyen ebben a kérdésben, és legalább egy kicsit hatékonyabbá váljon.

Fő gondolat

Tehát a GTD módszer lényege azon az alapfeltevésen alapul, hogy az ember nehezen tudja elérni a céljait, ha a feje a bejövő információ áramlásával van elfoglalva. Annyi gondolat, feladat és egyszerűen külső zavaró tényező van az életünkben, hogy rendkívül nehéz lehet a lényegre koncentrálni. Ezért David Allen azt javasolta, hogy ne tartson nagy mennyiségű információt a fejében, hanem szabadítsa fel az elméjét a közvetlen munkára, és próbálja meg az összes információt egy külső médiumra átvinni, miután azt korábban egy bizonyos módon strukturálta.

A bejövő információáramlás hatása D. Allen szerint

A Goalton.com módszertani csapata úgy véli, hogy ez a munkaszervezési szemlélet indokolt. Sikeres embereknek írja le gondolatait és tettei listáját vitathatatlan tény, és ezért a jegyzetfüzet és a napló régóta a sikeres üzletemberek szimbólumaivá vált. Az első dolog, amit meg kell tennie annak érdekében, hogy többet tegyen, az az, hogy tehermentesítse a fejét. Csak helyezze át a feladatok méhraját a fejéből bármilyen külső adathordozóra.

Az elmúlt évtized adott nekünk új kör számítógépek fejlesztése - végre valóban személyessé, könnyűvé, miniatűrré váltak, és szinte bárhonnan hozzáférhet a globális hálózathoz vagy a felhőszolgáltatásokhoz. A felhasználóbarát szoftver egyszerűvé és látványossá teszi a projektek és feladatok rögzítését, akár gondolattérképeket, akár teendők listákat szeretne készíteni.

A fej felszabadításához és a dolgok lejegyzéséhez egyszerűen telepítsen egy kényelmes feladatkezelőt magának, vagy használjon felhőszolgáltatást, például a Goaltont, a Remember the milkot, az Asana-t vagy a Todoist-ot.

Abban teljesen egyetértünk a GTD szerzőjével, hogy a magas személyes produktivitásra törekvő embernek teljes mértékben át kell vennie a munkafolyamat-kezelés irányítását. Ez a folyamat több egymást követő műveletből áll - adatok gyűjtése és feldolgozása, a projektekkel kapcsolatos összegyűjtött információk kényelmes rendszerezése, időszakos felülvizsgálatok és döntések meghozatala bizonyos intézkedések szükségességéről. Kicsit később még visszatérünk erre a folyamatra, de egyelőre egy vizuális diagrammal illusztráljuk.

Tervezési gyakorlat

Miután kirakott mindent, ami felgyülemlett benne, kupacokba kell rendeznie. Ezért Allen második posztulátuma az idő tervezésére a munkája áttekintésének úgynevezett hatszintű modelljén alapul. Valójában a GTD szerzője azt mondja, hogy az embernek képesnek kell lennie arra, hogy madártávlatból nézze az ügyeit. Ehhez a tekintet perspektívájának 6 szintjét javasolja megkülönböztetni:

• Aktuális ügyek
• Jelenlegi projektek
• Feladatkör
• Következő 1-2 év
• Öt év távlat
• Az életed egészében

A GTD módszertana azt javasolja, hogy az egyes szinteket adott gyakorisággal vizsgálja felül a feladatok jobb prioritása érdekében. És bár ezt a megközelítést némileg leegyszerűsítettnek tartjuk, mégis inkább egyetértünk ezzel az állítással. A Goalton.com módszertanosainak talán legfontosabb ajánlása ezzel kapcsolatban az fordítsd fejjel lefelé ezt a listát, és kezdd el pontosan megtervezni ügyeidet életcélok kitűzéséveláltalában. Ez bonyolult? És hogyan! De éppen a kérdés ilyen megfogalmazása ad lendületet a saját fejlődésed vektorának gyökeres megváltoztatásához. Hiszen ha minden nap makacsul ugyanazt csinálod, akkor miért változna az eredményed?

Egy kicsit a célokról

Vessen egy pillantást önmagára, és próbáljon őszintén válaszolni néhány kérdésre – elégedett az életével? Elég magas a minősége? Elfárad a munkanap végére, vagy éppen ellenkezőleg, többletenergia táplálja? Szeretnél 10 év múlva is ugyanezt csinálni? Hogy néz ki számodra egy ideális ember élete?

Ez minden bizonnyal filozófiaibb szemléletmód az életedről, és egészséges és pártatlan hozzáállást igényel, de ez a te életed, és ahhoz, hogy örömet élj át az út végén, feltétlenül meg kell határoznod a megfelelő irányelveket. Az ilyen iránymutatások alatt azon konkrét jellemzők meghatározását értjük, amelyekkel rendelkeznie kell. Pontosabban nem csak „te”, hanem „a legjobb te”. Ha egyszer rájössz a "jobb önmagad" fogalma, azonnal megérti, hogy különleges cselekvések nélkül nem lesz képes jobbá válni.

Címkék és összefüggések a gyakorlatban

De térjünk vissza David Allen gondolataihoz. A fenti úgy néz ki, mint a GTD? Sajnos csak részben. Úgy gondoljuk, hogy a Getting Things Done módszertana meglehetősen reaktív, míg az általunk javasolt tervezési megközelítés inkább proaktívnak tekinthető. Mi a különbség?

A tény az, hogy a reaktív megközelítés, ahogy a neve is sugallja, reakció bizonyos eseményekre. A GTD módszer különösen aktívan támogatja az úgynevezett "kontextusok" használatát, vagyis azokat a feltételeket, amelyek mellett bizonyos műveleteket hajt végre. Sokféle szoftver létezik a világon, amelyek túlterheltek környezetet.

Mi az a kontextus? Ezek néhány címkék, amelyekkel megjelölhet bizonyos feladatokat. Valójában a feladatok adott alapon történő csoportosításának módszeréről beszélünk. Magyarázzuk el egy egyszerű példával – néhány feladatot megjelöl a „János” címkével (kontextusban), és amikor találkozik Johnnal, megbeszéli vele ezeket a feladatokat. Rendkívül kényelmesnek tűnik, mert most biztosan nem felejti el feltenni neki kérdéseit. Hasonlóképpen címkézhet feladatokat egy földrajzi hely kontextusával, például a „központ”-val, és bizonyos feladatokat kezelhet, ha egy „központi iroda” nevű helyen találja magát.

Példa a GTD módszertan megvalósítására a Goalton.com webhelyen

A rendelkezésre álló esetektől függően külön csoportosítást is létrehozhat szabadidő mennyisége. Például a fenti képernyőképen láthatja a teendők listáját időtartamuk szerint lebontva:

• üzlet 5 percig
• üzlet fél órára
• üzlet 1 órára
• üzlet 3 órán keresztül

Ha most van fél óra szabadidőd, akkor a GTD módszert követve csak rá kell nézni a megfelelő „fél óra” részre, és onnan kiválasztani egy dolgot, amit elvállalsz. Például megtekintheti a prezentáció diákjait.

Általánosságban elmondható, hogy D. Allen módszere rendkívül egyszerű, ezért több ezer rajongója van minden sarokban a földgömb. Először az összes esetet el kell helyeznie a Beérkezett üzenetek mappába (INBOX), majd rendszeresen elosztja ezeket az eseteket akár hely-, akár személyek-kontextusok, akár rendelkezésre állási idő szerint. Külön mappákba, amelyeket csak elhelyez referencia anyagok vagy hasznos linkeket, amelyek az Ön számára találkoznak. A jövőben bármikor visszatérhet hozzájuk, hogy eldöntse, kell-e tenni velük valamit. Ha feladatot rendelt egy kollégához, egyszerűen vigye át a „Delegált” mappába.

Amint látja, a GTD módszer alkalmazása például a Goalton.com használatával hihetetlenül egyszerű! És figyelembe véve azt a tényt, hogy a rendszerben számos címtár található, például a névjegyek címjegyzéke és egy beépített naptár, nagyon egyszerűvé és kényelmesebbé válik az ügyek intézése.

Beszéljünk a GTD hátrányairól

A javasolt módszer könnyen alkalmazható, és már az első naptól kezdve kiváló eredményeket ad. De azért kritizáljuk egy kicsit, hogy tárgyilagosak legyünk és nagyobb hatékonyságot érjünk el a munkában.

Tehát, ha Ön egy nagyon rosszul szervezett ember, akinek minden kiesik a kezéből, nincs ideje semmire, és mindig elfelejt valami fontosat, akkor a módszer biztosan jó lesz. Valóban rendet tesz a dolgaidban, és az eredmények hamarosan láthatóak lesznek. De ne feledje, hogy ez egy reaktív módszer, vagyis külső eseményekre reagál.

BAN BEN proaktív A Goalton.com csapata által betartott módszerekben nem a kontextus, hanem a Célok kapják a központi helyet (Eng. Goal - cél), függetlenül attól, hogy ezek a célok személyes vagy munkahelyiek. Vagyis úgy gondoljuk, hogy ha valamilyen fontos célt azonosított és kiemelt prioritást kapott, akkor vegye ki a feladatokat a listából, és végezze el azokat, függetlenül a megfelelő külső feltételektől, de a prioritásukból kiindulva.

A fenti példa esetében ez azt jelenti, hogy Ön maga is felhívhatja Johnt (proaktív), anélkül, hogy meg kellene várnia, amíg véletlenül találkozik vele. Ugyanakkor nem kell megbeszélned vele az összes „john” jelzésű esetet, hanem csak azt a fontos dolgot beszéld meg, amely most elsőbbséget élvez, és kizárólag arra koncentrálj. Hasonló a helyzet a „központi irodával” – minek várni a megfelelő kontextusra? Ha fontos feladata van a kívánt cél eléréséhez, akkor menjen a központi irodába, és időveszteség nélkül oldja meg a problémáit. Ez a különbség a reaktív és a proaktív megközelítések között. A Goalton-rendszer teljes ideológiája alá van rendelve a Célok elsődlegességének, és úgy gondoljuk, hogy a feladatok csoportosítását pontosan tervezési és időbeli kritériumok szerint kell végrehajtani, nem pedig címkék és feltételes összefüggések szerint.

„A címkék a strukturális gondolkodás ellenségei. A címkék kára a könnyű hozzáférhetőségükben és a külső ártalmatlanságukban rejlik. Gyakran jól mutatnak a naplóban, és különféle gyönyörű színekkel rendelkeznek. Könnyen használhatóak, bármit megjelölhetsz velük. Miért szeretik az emberek a címkéket? Mert ha nincsenek címkék a rendszerben, akkor gondolkodni kell. Gondolja át, hova rendelje ezt vagy azt a feladatot, gondolja át, hogyan építheti be ezt a feladatot a cselekvések átfogó láncába. Gondolja át, mennyire lesz időszerű vagy megfelelő ennek a cselekvésnek a végrehajtása, és hogy egyáltalán cselekvés-e vagy csak gondolat. Címkék nélkül sokat kell gondolkodnia, és gyakran át kell alakítania ötleteit valami praktikusabbá, vagy teljesen el kell hagynia. De nem ez a célod? A címkék azok rossz szokás. Próbálja meg elutasítani őket - először kényelmetlen lesz, de aztán látni fogja az eredményt.

Nyilvánvalóan maga David Allen is megértette, hogy az általa javasolt módszer, bár jó, nem tökéletes. Ezért szentelte csodálatos könyvének egy részét az „atipikus eseteknek”, amelyek mélyebb gondolkodást és elmélkedést igényelnek. Ennek eredményeként módszertana a horizontális tervezési módszer mellett kiegészült egy vertikálissal is, melybe olyan, a mi szempontunkból rendkívül fontos szempontokat is beépített, mint pl.

• A célok meghatározása
• Jövőkép létrehozása
• Ötletelés
• Konkrét cselekvések meghatározása

Javasolt osztályozása és információtárolási módszerei alapján Allen nagyban megkönnyítette ezt a folyamatot, bár kissé zavartan mutatta be. A zűrzavar alapja a világos algoritmusok hiánya és a kontextusok ugyanolyan hírhedt használata, amelyet a szerző soha nem hagyott fel, mert úgy gondolta, hogy ezek lehetővé teszik, hogy „képet kapjunk a következő konkrét műveletekről, a megfelelő emlékeztetőket a megfelelő időben kapva. és a megfelelő helyen." Nos, azért ne ítéljük el őt túl keményen. Végül minden ember kissé eltér egymástól pszichotípusában és személyiségi jellemzőiben. Valószínűleg néhány ember számára az üzleti tevékenység reaktív megközelítése illik jobban.

A Getting Done módszertanról szóló áttekintésünket befejezve még egy pozitívumra szeretném felhívni a figyelmet. A módszer szerzője talán azzal járult hozzá a legértékesebben a személyes produktivitás fejlesztéséhez, hogy egy meglehetősen egyszerű és jól felépített sémát javasolt a bejövő információk feldolgozására. Amint az az ábrán látható, ez a séma lépésről lépésre leír egy útmutatót arról, hogy mit kell tenni a bejövő információval annak érdekében, hogy megszabaduljon az agyától az emlékezéstől.

David Allen Hogyan intézzük el a dolgokat

Szakértőink nagyrészt egyetértenek ezzel a sémával, és kiváló eszköznek tartják azoknak, akik nagyszerű eredményeket szeretnének elérni. Kötelességünknek érezzük azonban figyelmeztetni, hogy a program egy nagyon fontos hibát tartalmaz, amellyel a Goalton.com csapata határozottan nem ért egyet. A helyzet az, hogy a sémának van egy logikai ága, amely azt sugallja, hogy a kis feladatoknak elsőbbséget kell adni. "Kevesebb, mint 2 perc? - Csináld azonnal" - ez a GTD mottója. Megértjük, mi vezérelte Allent, amikor bemutatta ezt az elemet – meg akarta menteni az embereket az olyan apró feladatoktól, amelyek néha zavaróan forognak az agyban. Azonban itt is lehet egy nagy bomba.

Az egy dolog elvéről szóló cikkünkben részletesen kitértünk a koncentrációval, összpontosítással és akaraterővel kapcsolatos kérdésekre. Az akaraterő az, ami lehetővé teszi számunkra, hogy a választott vállalkozásba bekapcsolódjunk, és megakadályozza, hogy valami másra próbáljunk váltani. De ban bennapközben az akaraterő, valamint a mentális energiád kimerül. Tehát van értelme kis kétperces ügyekre költeni őket? Szerintünk nem. Semmi esetre se kezdje a napot az apró dolgokkal – mindig kezdje a munkanapot a fő feladattal!

Az a tény, hogy amellett, hogy elvileg meghatározza, mit kell tennie, az is nagyon fontos, hogy pontosan HOGYAN fog dolgozni a feladaton. Többség tudományos kutatás egyértelműen azt mondják, hogy az ember legnagyobb ellensége az övé képtelenség koncentrálni egy feladatra. Egyébként azoknak, akiket ez a konkrét szempont érdekel, javasoljuk, hogy olvassa el a paradicsomtechnikát. Őszintén hisszük, hogy a sikerhez elengedhetetlen az a képesség (és a megszerzett készség, megszokás), hogy egy adott feladaton egy bizonyos ideig dolgozunk anélkül, hogy bármi más elterelné a figyelmünket. Azonban a GTD utasítás alapján, amely azt mondja, hogy először rövid feladatokat kell végrehajtania, fennáll annak a kockázata, hogy egész nap csak ezeket a rövid feladatokat végzi el.

Felmerülhet a kérdés: mi a baj ezzel? Először is, ami eleinte rövidnek tűnt számodra, valójában sok időt vehet igénybe. Másodszor, a fontos feladatokat (vagyis azokat, amelyek értéküknél fogva kiemelt fontosságúak) kell először elvégezni, nem pedig rövideket. Harmadszor, minden ember energiatartaléka korlátozott, ami azt jelenti, hogy tíz rövid feladat elvégzésével minden erejét és inspirációját rájuk fordíthatja. És ne felejtse el, hogy a feladatok közötti váltás is energiaigényes része az agy munkájának. A feladatok közötti váltás költségeiről és a multitasking veszélyeiről egy korábbi cikkünkben részletesen szóltunk.

Megállapításaink

A GTD (Getting Things Done) egy termelékenységi rendszer és egy azonos nevű könyv, David Allen üzleti edzőtől. A fő cél az, hogy legyen ideje megtenni azt, ami szükséges, de több időt fordítson arra, ami örömet okoz.

A Getting Things Done szót gyakran úgy fordítják oroszra, hogy „rendet rakjunk”, bár pontosabb lenne a „végére hozni a dolgokat”. Egyetértek, fontosabb, hogy ne a listákra tegyük a feladatokat, hanem teljesítsük azokat. Csak ehhez listákat kell készítenie, meg kell határoznia a prioritásokat és ütemtervet kell készítenie.

És miért van rá szükség?

A GTD elvein dolgozva könnyebben intézheti ügyeit. Végül is ennek a technikának az a fő előnye, hogy az összes feladatával kapcsolatos információk egy helyen koncentrálódnak, így habozás nélkül léphet át egyik dologról a másikra.

Mi a különbség a GTD és a feladatlista között?

A listában általában csak a legfontosabbakat rögzítjük, a kevésbé jelentős, kisebb feladatokat nem írjuk le. És hiába. A fejedben görgetnek, elvonják a figyelmet a munkáról, és csökken a hatékonyságod. A GTD egyik fő alapelve, hogy mindent rögzítsen. Így tehermentesítheti agyát, és minden erőforrását munkára használhatja.

Ez a rendszer megfelelő nekem?

A GTD különböző szakmák, életkorú és társadalmi helyzetű emberek számára releváns. A rendszer alapelveit megfogalmazó David Allen tanfolyamokat tartott az ISS űrhajósainak, rockzenészeknek és nagyvállalatok vezetőinek.

Mint David Allen a Lifehackernek adott interjújában, a rendszer egyformán hatékony vagy haszontalan lehet egy tinédzser és egy nagy cég vezérigazgatója számára. Egy bizonyos gondolkodásmóddal kell rendelkeznie, szeretne rendszerezéssel és tervezéssel foglalkozni.

Rendben, akkor pontosan mit kell tenni?

A GTD rendszerben nincsenek szigorú szabályok. De van egy alapelvek művek:

1. Gyűjtsön információkat és rögzítsen mindent.Írja le a feladatokat, ötleteket, ismétlődő feladatokat egy füzetbe vagy alkalmazásba. Ugyanakkor a listának mindig kéznél kell lennie, nehogy azt mondhassa: "Ezt később kiegészítem." Még a legkisebb és legjelentéktelenebb dolgot is le kell írni, ha éppen nem teszed.
2. Írj magyarázatokat. Ne legyenek olyan feladatok, mint a „Felkészülés a nyaralásra”. Bontsd le a nagy eseteket konkrét, megvalósítható akciókra (ilyen-olyan dokumentumok benyújtása a vízumközpontba, törülköző és napszemüveg vásárlása, térképek letöltése a telefonra). Egy rendszeres teendőlista mellett több időt töltünk az átírással, mint azzal. És igen, ha tud delegálni, delegáljon.
3. Állítsa be a prioritásait. A lista minden eleméhez adjon meg egy adott dátumot és időkeretet. Adjon hozzá emlékeztetőket, ha szükséges. Valójában ez mind a listával, mind a naptárral való munka. Ebben a szakaszban bíznia kell abban, hogy biztosan nem fog elfelejteni semmit.
4. Listák frissítése. A teendőlisták gyorsan elavulnak: valami elveszti jelentőségét, valami átkerül a jövőbe. A rendszernek működnie kell az Ön számára. Ezért ügyeljen arra, hogy mindig legyen egy listája a konkrét műveletekről, hogy késedelem nélkül munkába állhasson.
5. Cselekszik. Ha minden meg van szervezve, elkezdheti a terv végrehajtását. Válasszon ki egy esetet a megfelelő kategóriából, nézze meg, milyen konkrét intézkedésekre van szükség, és dolgozzon. Így nagy projekteket valósíthat meg.

Mindent egy listára kell feltenned?

Nem, jobb, ha többet készít, de tartsa őket egy helyen. Például készítsen több listát minden munkaprojektről, háztartási teendők listáját, tanulmányi listákat, ötletek listáját és a jövőbeni projektek listáját – mindaddig, amíg elegendő a képzelőereje.

Vannak speciális eszközök?

Alkalmazások és webszolgáltatások közül a Wunderlist, a Trello, az Any.do, a MyLifeOrganized bármelyik jegyzettömb vagy a Google Dokumentumok rendszeres fájlja megfelel. Ha szokott papírra jegyzetelni, használhatja.

Vannak rajongói a fájlrendszernek. Egy közös mappa jön létre az asztalon, több tematikus mappát tartalmaz, és mindegyik tartalmazza a megfelelő listákat és szükséges anyagokat.

Általában válassza ki azt, ami kényelmes az Ön számára.

A fő követelmény: az eszköznek mindig kéznél kell lennie, hogy a feladatot a fejedből átvihesd a papírra vagy az alkalmazásra. Például, amikor a főnököd odajön hozzád, és új feladatot oszt ki, miközben te valami máson dolgozol.

Hogyan szerezzünk több értéket a GTD-ből?

Egyetlen termelékenységi rendszer sem fog működni, ha vakon alkalmazzák. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassa ki belőle, szabja személyre, és akkor minden sikerülni fog.

És igen, egyetlen rendszer sem tudja mindezt megtenni Ön helyett, ezért ne ragadjon el túlságosan a listák készítésével, ne felejtsen el intézkedni. A GTD egy olyan eszköz, amely segít megszabadulni a stressztől, és soha nem felejt el semmit. De rajtad múlik, hogyan gazdálkodsz az időddel.