Út a termelékenységhez és a lelki békéhez a GTD segítségével

Az anyagot kisebb csökkentésekkel közöljük.

Elkezdeni Elvégzett dolgok vagyA GTD szó szerint azt jelenti, hogy "dolgok elvégzése". A következő anyagban a kényelem kedvéért elsősorban a GTD amerikai rövidítést használjuk, amelyet gyakran használnak a rendszerről szóló orosz nyelvű anyagok. - kb. szerk.

A Getting Things Done egy időgazdálkodási technika, amely 2001-es bevezetése óta viharral járja a világot. David Allen hozta létre a teljesítménynövelő technikák terén végzett több éves kutatás és gyakorlat után. A GTD a mai napig népszerű világszerte. Ha még nem ismeri a GTD-t, akkor ez az útmutató bemutatja az alapelveket.

Mi az a GTD?

A Getting Things Done (röviden GTD) sokkal több, mint a dolgok elvégzésének egyszerű módja. Ez az alapja a feladatok rendszerezésének, nyomon követésének, aminek köszönhetően úgy sorakozhat fel, hogy pontosan tudja, mire van szükség az eredmény eléréséhez.

A GTD arra kényszeríti, hogy mind kontextust, mind struktúrát adjon a feladatokhoz, így teret adva a munkájukhoz.

"Az elméd úgy van megalkotva, hogy gondolatokat szemléljen, nem pedig arra, hogy észben tartsa." - David Allen

A GTD alapkoncepciója az, hogy az agyad remekül képes új ötleteket generálni, de nehezen tartja meg őket a memóriában. Például eszébe jut, hogy jövő héten ajándékot kell venned anyukád születésnapjára, de ahelyett, hogy emlékeztetne rá, amikor elhaladsz a kedvenc boltod mellett, csak azt az érzést küldi, hogy vegyél valamit... valakinek. ..

Megfelelő használat esetén a GTD egy szilárd rendszer, amely segít megszervezni homályos ötleteit, szeszélyeit, inspirációit és késő esti töprengéseit, és ezeket tettekre váltani. Az ötlet az, hogy amint megbízik a rendszerében, az agya többé nem próbál mindent nyomon követni, ezáltal csökkenti a stresszt, és erőforrásokat szabadít fel a termelékenyebb dolgokhoz. Elképesztően hangzik, nem?

Hogyan működik a GTD?

A GTD egy sor listára támaszkodik, amelyek segítségével rendezheti mindazt, ami eszébe jut. A GTD megvalósításához 5 lépésben kell rögzíteni és feldolgozni a beérkező "cuccokat".

Rögzítés: Gyűjtsd össze azt, ami felkelti a figyelmedet. Minden, ami a szemed előtt van és fontosnak tűnik, a cselekvést igénylő levelektől a lelkedbe jutó zseniális ötletekig. Használhat laptopot, okostelefonon lévő alkalmazást vagy akár dedikált személyes e-mailt is. Amit szeretsz, mire kell emlékezned a munkában - írd le. Ügyeljen arra, hogy rendszeresen ellenőrizze postaládáját.

Pontosítás: feldolgozza a beérkező anyagot az érték beállításával. Kérdezd meg magadtól, hogy ezt meg kell-e tenni. Ez egy nagyon gyors lépés, amelyet rendszeresen meg kell tennie. Az alábbiakban bemutatom, hogyan lehet gyorsan feldolgozni a bejövő üzeneteket egy egyszerű döntési fa segítségével.

Rendelés: helyezze a bemenetet a megfelelő helyre. Jelölje meg mint háttér-információ, adja hozzá a naptárához, a feladatkezelő alkalmazáshoz, vagy egyszerűen helyezze át a kukába. Ide a "kontextust" is hozzáadhatja. Erről később fogok beszélni, de röviden, a kontextusok egy módja annak, hogy a feladatokat személy, hely vagy dolog alapján jelöljük meg, ha valamit meg kell tennie. Az „iroda” vagy az „otthon” gyakori helyösszefüggések. A "telefon" vagy az "e-mail" gyakori kontextus.

Visszaverődés: értékeljük ki a beérkező adatokat. Tekintse át listáit – mindegyiket –, és végezzen módosításokat, ha szükséges. Végezzen heti felülvizsgálatot, hogy kitisztítsa listáit és elméjét. A rendszeres reflektálás elmulasztása azt jelenti, hogy a dolgok felhalmozódnak, és az egész rendszer összeomlik.

Kölcsönhatás V: Csak csináld. Ez a lépés a legegyszerűbb, ha jól beállította a rendszert! Ha rendszeresen követed az első 4 lépést, akkor 100%-ban biztos vagy abban, hogy a listádon szereplő dolgok azok, amelyeket meg kell tenned, hogy tartósan haladj a céljaid felé.

Az Ön listái az alábbiakban találhatók: beérkező levelek», « Következő akciók», « függőben levő», « Projektek"és" majd egyszer". Ezek a listák képezik a GTD-rendszer alapját. Minden olyan elem, amelyre figyelmet igényel, a Beérkezett üzenetek mappába kerül, majd lépésekkel továbblép a többi listára pontosításokatés racionalizálása. Az, hogy hogyan dolgozza fel és rendezi ezeket a listákat, meghatározza, hogy milyen dolgok alapján cselekszik és mit nem.

Felvétel - rögzítsen mindent

beérkező levelek- egy hely, ahol mindent összegyűjtenek, amit javítasz. Ez az agyad postafiókja – e-mailek, telefonhívások, ötletek, amelyek az ingázás során eszedbe jutottak, valakitől a hétvégi felkérés… minden. Vannak, akik laptopot használnak a felvételhez, mások pedig alkalmazásokat vagy felvevőeszközt. Nem mindegy, hogy mit használsz, vagy hány van belőlük (több postafiókod is lehet). Az egyetlen fontos dolog az, hogy legyen egy helyed, ahol megragadhatod az ötleteket, bárhol is vagy.

Amikor először elkezdi használni a GTD-t, meg kell örökítenie mindent, ami a fejében jár, vagy elszórtan az életében. Írjon le mindent, amire szüksége van vagy szeretne, mindent, ami az elmúlt napokban vagy hetekben a fejében járt. GTD nyelven úgy hívják őket nyitott hurkok». nyitott hurkok- ezek azok a dolgok, amik a fejedben járnak, amire emlékszel, amikor nem tudsz elaludni hajnali négykor, minden, ami állandóan zavar. Itt a lehetőség, hogy lezárd ezeket a hurkokat, és hagyd, hogy többé ne foglaljanak helyet a fejedben. Adjon hozzá mindent a postaládájához.

Finomítás és rendszerezés – Beérkezett üzenetek feldolgozása

Ez a kulcsa az egész rendszer működésének. Ha minden gondolatát rögzítette, a következő lépése lesz a feldolgozásuk. Itt mindent megvizsgál, amit felvett, majd finomítja és rendszerezi. Eltarthat egy ideig, amíg az első ötletroham után végignézed mindazt, amit felvettél a listára, de ha végeztél, sokkal könnyebb követni. Minél gyakrabban dolgozol rajta, annál kevesebb erőfeszítést teszel.

Szóval hogyan kezeled valójában beérkező? Íme egy hasznos döntési fa, amely segít Önnek:

Új dolog. Akció? Nem -> kosárba/listázni "valamikor". Igen -> következő elem. Egy lépésben? Nem-> Projekthez. Igen -> következő elem. Több mint két perc? Nem-> csináld! Igen->következő elem. Nekem? Nem->várjon, amíg... Igen->következő elem. Egy konkrét időpontra? Nem->Hozzáadás a következő műveletekhez Igen->Kalendáriumhoz

Sokkal könnyebb, mint amilyennek látszik, ígérem!

Egy új elemet dolgoz fel a postaládájában úgy, hogy feltesz magának egy sor kérdést ezzel kapcsolatban:

Ez egy akció?

Egy lépésben történik?

2 percnél tovább tart?

Csináljam, vagy átruházhatom másra?

Egy adott napon vagy időpontban kell ezt megtenni?

Ez minden. Az Ön válasza határozza meg, hogy az elem melyik listához kerüljön hozzáadásra. Ha nem került fel a listára, azonnal tegye meg, vagy halassza el, vagy törölje.

Ez egy akció?

Ez azt jelenti, hogy kell-e tennie valamit a bejegyzés eltávolításához a listáról. Ha nem, akkor helyezze át a három hely egyikére: a kukába, a linkekre vagy a "valamikor" listára. Azok a dolgok, amelyek nem igényelnek figyelmet, a kukába kerülnek.

A hasznos vagy informatív, de semmilyen beavatkozást nem igénylő dolgokat (például egy megőrizni kívánt receptet vagy egy tájékoztató cikket, amelyre egy napon szükséged lehet) linkként kell elküldeni a megfelelő helyre.

Végül, ha valami esetleg cselekvést igényel majd, de most nem, akkor felkerül a „valamikor” listára. Ezekre a dolgokra szeretne emlékezni, de ne zsúfolja el velük a „következő tevékenységek” listáját. Olyan dolgok, mint a „Study Japán nyelv" vagy "írj könyvet" itt található.

Egynél több lépésben történik?

GTD-ben projektet' minden, ami egynél több műveletet igényel. Amikor a listád beérkező levelek» több kapcsolódó feladatot tartalmaz, hozzon létre egy külön projektet kezelni őket. Adja hozzá a projekt nevét elemként a projektlistához, és válasszon egy műveletelemet a listából, hogy hozzáadja a következő műveletlistához.

Mennyi idő alatt készül el?

Ha valamit meg lehet tenni 2 perc vagy kevesebb idő alatt, akkor azonnal meg kell tennie. Az ötlet az, hogy ha kevesebb időt vesz igénybe, akkor könnyebb saját kezűleg megtenni, mint átruházni vagy elhalasztani. Ide tartozik egy hasznos e-mail küldése egy kollégának, vagy egy vicces macskaüzenet küldése anyukádnak.

Ha több mint 2 percet vesz igénybe, nézze meg, hogy saját maga is meg tudja-e csinálni, vagy át kell-e adnia másnak.

Valaki más meg tudja csinálni?

Ha könnyen átruházhat egy dolgot valaki másra, tegye meg. Ha később emlékeztetőt szeretne létrehozni, akkor vegyen fel egy elemet a függőben lévő listára.... A várólistára felvehető dolgok között vannak olyan dolgok, amelyek bármilyen okból le vannak tiltva – a folytatáshoz választ kell adnia egy e-mailre, vagy kézbesítésre vár. Mindig jegyezze fel a dátumot, amikor az elemet hozzáadták ehhez a listához, így nyomon követheti a megfelelő időpontot.

Ha valamit nem tud delegálni, akkor fel kell vennie a naptárába vagy a következő teendők listájába, lehetőleg kontextuscímkével.

Egy adott napon vagy időpontban kell ezt megtenni?

Ha valaminek van konkrét dátuma vagy időpontja, akkor vegye fel a naptárába. Ide tartoznak például a fogorvosi látogatások, időpontok és repülőjáratok. Ne írjon bele semmit, amit egy adott napon be szeretne fejezni, csak azokat a dolgokat, amelyeket meg kell tennie. Ennek eredményeként a naptár mentes lesz a rendetlenségtől, így hasznosabb lesz.

Ha valami intézkedést igényel, de nincs konkrét dátuma, akkor vegye fel a következő műveletek listájára. Tartalmazza a lehető leghamarabb végrehajtandó intézkedéseket. A listán szereplő bárminek fizikai, látható műveletnek kell lennie – „e-mailt küld Johnnak egy parti helyszínének lefoglalásáról”, nem pedig „bulit tervez”. Ez a GTD legfontosabb szabálya.

Ha valamit fizikai, látható cselekvésnek nevezünk, az csökkenti a feladat megkezdésének akadályát. Ami a szellemi erőfeszítést illeti, sokkal könnyebb "felhívni Jennifert, hogy foglaljon bébiszittert csütörtök estére", mint "megszervezni egy bébiszitter látogatást", pedig technikailag ugyanaz.

Ideális esetben kontextuscímkét kell hozzáadnia a következő műveletlista elemeihez. A kontextus címke megmondja, hol kell lennie, milyen eszközökre van szüksége és/vagy kire van szüksége a feladat elvégzéséhez. Példák a környezeti címkékre: „vásárlás”, „munkahelyen”, „gyerekekkel”, „telefon” vagy „számítógép”. Egyéb összefüggések, amelyeket használhat, többek között a rendelkezésére álló idő, mennyi energiája van vagy prioritása.

Ha a következő teendők listáját kontextus szerint rendezve tekintheti meg, akkor könnyen ellenőrizheti a „munkahelyi” vagy „üzletben” tennivalók listáját.

Reflexió – Heti Szemle

Rendkívül fontos, hogy hetente felülvizsgálja az összes listán szereplő mindent. David Allen könyvében azt mondja, hogy a heti áttekintés „kritikus sikertényező”. Miért? Egyszerű: minél tovább hagyja, hogy a dolgok felhalmozódjanak a postaládájában, annál nehezebb lesz mindezt kezelni. Csak 15 bemenet kezelése sokkal könnyebb, mint 50 vagy 500!

A listákkal való rendszeres munka az, ami fenntartja a rendszert, vagy megszakítja azt. Ha nem, minden szivárogni kezd. Elfelejtett hozzáadni valamit a következő műveletlistához, vagy elfelejtett eltávolítani olyan dolgokat, amelyeknek már nem kellene szerepelniük a listán.

Íme néhány dolog, amelyet minden alkalommal ellenőriznie kell:

• Minden projektnek tartalmaznia kell a következő műveletet.

A következő akciólistád minden elemének olyannak kell lennie, amit a következő héten meg szeretnél tenni. Ha nem, helyezze át a listára egy nap, vagy távolítsa el teljesen!

Lehet, hogy valami a listán egy napon átkerül a következő akciólistára. Hurrá!

Bónusz pontok. Böngészés közben használhat "trigger listákat" is, amelyek segítenek megjegyezni azokat a nyílt hurkokat, amelyeket esetleg elfelejtett hozzáadni a postaládájához. A triggerlista csak azoknak a szavaknak a listája, amelyek „kiváltják” a dolgok emlékezését. Munkához ilyen listát állíthat össze: „főnök, kolléga, befejezetlen projektek, válaszomra várók…”, otthonra: „ házi feladat, háziállatok, gyerekek, partner..”, az Ön által tanult tárgyakhoz vagy hobbikhoz.

Itt az ideje, hogy elérd a céljaidat!

Fú! A rendszere be van kapcsolva, egyre kényelmesebben kezelheti a beérkezett üzeneteket, és profiként elkezdte a listán szereplő dolgokat csinálni. Fantasztikus!

Érezze azt a nyugalmat, amelyet egy olyan rendszer létrehozásával kap, amely 100%-os magabiztosságot ad a tervek megvalósításában.

A Getting Things Done egy időgazdálkodási technika, amelyet David Allen alapított, és az azonos című könyvében ismerteti.

A módszer fő gondolata az, hogy az embernek ki kell ürítenie a fejét a felesleges rutininformációkból úgy, hogy egy külső adathordozóra viszi át, legyen az papírtálcák, naplókönyvek vagy.

David javasol néhány algoritmust, amely alkalmazható a hatékony feldolgozás érdekében egy nagy szám információkat az idő szervezéséhez.

A GTD módszer szerint jobb a bejövő információkkal több szakaszban dolgozni:

2. Feldolgozás.

3. Szervezet.

5. Akciók.

Nézzük meg részletesebben ezeket a szakaszokat.

Gyűjtemény

A fő gondolat az, hogy bármilyen feladat, ötlet, információ stb. valamilyen adathordozón kell javítani: papíron, postán, laptopon vagy zsebszámítógépen. Lehet, hogy különböző eszközöket fog használni a különböző bejövő információk rögzítésére. Nem ez a lényeg. A fő gondolatok a következők:

Nem fogsz elfelejteni semmit

A nagy mennyiségű rutininformációtól tehermentesíti a fejét.

A papírra írt információk a gyűjtőeszközöktől függően tálcákon, fájlokban vagy e-mailekben gyűjthetők össze, és így tovább.

Ahhoz, hogy ez a séma működjön, a bemeneti tálcákat bizonyos időközönként, például hetente egyszer fel kell dolgozni. A tálcák feldolgozása során valójában ki kell üríteni őket.

Például egy kattintással rögzítheti az összes feladatot, ötletet, jegyzetet az online szervező „Feladatok” részében.

Szervezet

Az összegyűjtött információk (kosár, tálca, Beérkezett üzenetek tároló) feldolgozása szigorúan az alábbi algoritmus szerint történik:

A kosár következő legfelső elemét vesszük az „Inbox”.

Ha egy elem műveletet igényel, és ez egy kis időt vesz igénybe (legfeljebb 5 percet), akkor azonnal végrehajtjuk.

Ha sok időt igényel a feladat, akkor delegálunk valakire, vagy elhalasztjuk.

Ha a „Beérkezett üzenetek” kosár tétel nem igényel intézkedést, akkor ezt a tételt eldobjuk, a „Talán valamikor” tálcára (listára) helyezzük, vagy valahol az archívumban hagyjuk referencia információként.

A további lépéseket igénylő feladatok megszervezéséhez David Allen azt javasolja, hogy ezeket a feladatokat több listára bontsa:

A következő műveletek

Rendelkeznie kell a további konkrét teendők listájával. Csak ebben az esetben lesz képes a lehető leghatékonyabban dolgozni, nagyszámú esetet „köszörülve”.

A TimeMaster online szervezőben egy hasonló listát egy teendőlista képvisel.

Projektek

Azok a feladatok, amelyek céljaik eléréséhez több cselekvést igényelnek, alapvetően projektek. Például egy prezentációra való felkészüléshez fel kell hívni a szervezőket, ki kell fizetni a terem számláját stb. Minden projekthez meg kell határozni a nyomon követési tevékenységet.

A TimeMaster online szervezővel másodpercek alatt részfeladatokra oszthatja a feladatokat.

halasztották

Ha a feladatot delegálták, vagy valamiért kicsit később is elvégezhető, akkor az ilyen feladatokat külön listába kell helyezni.

A TimeMaster online szervező névjegyekkel rendelkezik, amelyek segítségével kezelheti a feladatlistákat.

Egyszer talán

Vannak olyan feladatok, amelyek jelenleg nem aktuálisak, nem derül ki, hogy a jövőben is aktuálisak lesznek-e, de van rá lehetőség. Az ilyen feladatok külön listában vannak elhelyezve.

A TimeMaster online szervezőben az ilyen listákat kontextusok segítségével másodpercek alatt rendszerezheti.

David Allen azt javasolja, hogy hagyjunk fel a klasszikus merev napi tervezéssel, amikor az egész nap percre van beosztva. Az ilyen tervezés ritkán praktikus, hiszen bármikor el lehet terelni a figyelmét, és a tervek változhatnak.

David úgy véli, hogy a feladatok keményre és rugalmasra oszlanak.

Rugalmas feladatok menj be egy egyszerű listába. Ezek olyan feladatok, amelyek bármikor elvégezhetők, tehát sorrendben is teljesíthetők. Az átlagember feladatainak nagy része ebbe a kategóriába tartozik.

Nehéz feladatok- ezek egy meghatározott időponthoz kötött feladatok. Például egy értekezlet, konferencia, ütemezett hívás, feladat hamarosan lejár.

Érdemes csak nehéz feladatokat hagyni a naptárban. A nap elején átnézi a naptárlistáját és a teendők listáját. A legkényelmesebb, ha a feladatlista és a naptár ugyanazon az oldalon található. Könnyebb így tervezni. Ha a nap elején nincsenek nehéz feladatok betervezve, akkor rugalmasan, sorrendben hajthatja végre a feladatokat: az idő, az energia és az erőforrások rendelkezésre állásától függően a legmagasabb prioritástól a legalacsonyabb prioritásig hajtja végre a feladatokat. Ha eljött a nehéz feladat ideje, akkor megszakad, elvégzi a nehéz feladatot, majd visszatér a listán szereplő feladatok elvégzéséhez. Ez a legrugalmasabb, legegyszerűbb és legkényelmesebb módja a tervezésnek, ha nagyszámú ügyet kezel.

David a felülről lefelé irányuló tervezést is említi könyvében. A célok, projektek és feladatok „levegőből” való áttekintésének analógiáját használja:

1. aktuális ügyek;

2. aktuális projektek;

3. feladatmeghatározás;

4. következő évek (1-2 év);

5. ötéves távlat (3-5 év);

Azonban, ahogy David maga is elismeri, könyvében a fő hangsúly az aktuális ügyek és projektek feldolgozásának módszereinek leírásán van, és a stratégiai tervezést kell adni. egyes könyvek. Steve Covey, az időgazdálkodás nem kevésbé híres világszakértője egyébként a stratégiai tervezés módszereit ismertette. Erről a stratégiai tervezésről szóló cikk szól.

További információ GTD módszertan elolvashatja David Allen Getting Things Done című könyvében, vagy videótanfolyamunkon megtanulhatja, hogyan lehet ezt és más technikákat a gyakorlatban alkalmazni egy online szervező és egyéb eszközök segítségével.

A történetem 2 részre oszlik:

• A GTD módszerről, ha valaki nem tudja, vagy sikerült elfelejtenie.
• Konkrét eszközökről a GTD-vel való munkavégzéshez és személyes példákról a személyes gyakorlatomból.

0. Előszó

Általában hogyan néz ki egy projektmenedzser napja?

Az ügyfél hív. A csapat megkérdezi a chatben, hogy az API specifikáció miért áll ellentétben a ToR-val. Vasyán dübörög a légkondi. A HR aggódik: Misha tiszta, vasalt ingben érkezett. Ne menj be az erdőbe - habzsolta magát a gazember egy interjúra. Javítani kell az idővonalat. Ellenőrizze a feladatokat a nyomkövetőben. Az ügyfél újra hív. Valaki bedobott egy vicces képet a chatbe. Egy kolléga megkért, hogy intézzem az ügyeit, amíg szabadságon van. Az ügyfél újra hív. Szerintem hamarosan kiadják. Jó lenne, ha este nem felejtene otthon vásárolni, különben a feleség vágja. Lemaradásban vagyunk a fronton. Jó lenne elolvasni ezt a cikket. Fú, már este 7 óra van. Mikor van kiadás?

Felismered magad? Szörnyű? Akkor ez a cikk neked szól.

Ha nem tudod, szerencséd van. Vagy talán még többet lehet tenni?

1. Bemutatkozás

Mi az a GTD?

GTD ( Dolgokat elintézni ) - a személyes hatékonyság javítására szolgáló technika, amelyet David Allen készített, és amelyet az azonos nevű könyvben ír le. A név úgy fordítható, hogy „Hogyan csináljuk a dolgokat a végéig”.

A fő gondolat az, hogy ahhoz, hogy hatékonyan dolgozhass és fejlődj önmagadban, hogy valami többet érj el, tiszta elmére van szükséged. Mert:

• Nehéz feladatokat nem lehet elvégezni, ha nem világos, hogy mit kell tenni. Folyamatosan gondolkodni, hogy mit tegyek, és hogy a feladatot nem végezték el - zavarja a munkát.
• A napi rutin (kis feladatok) elvonja a figyelmet. Kellemetlenséget kelt, a feladatok „megakadnak az emlékezetben”, elveszik a harmónia érzetét.

A GTD arról szól, hogy egyszerre ne emlékezzünk semmire és ne felejtsünk el semmit.

2. A GTD-ről

Hogyan lehet megérteni, mire van szüksége:

• Ön egy összetett idővonalat fűrészel a projekt kritikus szakaszához. Figyelembe kell venni egy csomó kockázatot, és helyesen kell elosztani a feladatokat az erőforrások között. Valaki vicces képet küld a VK-nak. A következő egy óra másodrangú közönség nézésével telik.
• Ma este, estére át kell tekintenie és meg kell állapodnia a TOR-ról. A jövő hét végén - bemutató az ügyfélnél. Készítsen prezentációt PowerPointban vagy jobb esetben a Google Diákban? Jó lenne megtudni, hol van az irodájuk. Viseljen öltönyt, vagy jöjjön a szokásos módon? (A TK megállapodása 2 napra kiköltözött.)
• A reggeli tervezés után érdemes megfontolni a ház felújítását a fürdőszobában. Később, lefekvés előtt kitűzöm a feladatokat. Igen, 2 óra múlva gyűlés lesz. Miért vállalja el a munkát? Még mindig nem tehetek semmit.

Itt érdemes külön beszélni az emberi multitaskingról. A téma vitatható. Például nézdwikipédia.

Két fontos szempont:

• Számos tudós úgy gondolja, hogy A) Multitasking nem létezik; B) A feladatok közötti gyors váltáshoz szükséges idő szűk keresztmetszetté válik.
• A multitasking növeli a hibák számát.

És itt van szükségünk a GTD-re.

Mert a GTD a következőket kínálja a problémák megoldására:

• Írd le, ne memorizáld.
• Osztályozás (kontextus és fontosság szerint) és bontás (az összetett feladatok egyszerű lépéseinek azonosítása).
• Tekintse át a feladatlistát.

1. Mit kell rögzíteni?

Bármit, amit meg kell tenni. Bejövő e-mailek, megnyitott böngészőlapok, rendezetlen fájlok az asztalon, egy befejezetlen könyv, egy gyakorlat, amelyet nem adtunk vissza a szomszédnak (emlékeztet arra, hogy tegyünk fel egy polcot).

2. Hogyan kell rögzíteni?

A) Oszd fel "kontextusokra". Például mindent, ami 1 projekthez kapcsolódik - 1 mappában. Javítások elvégzése - külön lista. Vásároljon a házban - külön lista. A „kontextusok” helyeken/cselekvéseken alapulnak. A kontextusok eredetileg a helyekről szólnak, de mi a projektekről.

B) bomlik le. Vagyis ne írd azt, hogy „Csatlakozz új projekt”, és állítson be kisebb feladatokat: „Fejlesztőcsapat összeállítása”, „Dokumentáció megtekintése”, „Találkozzon az ügyféllel” stb.

3. Hogyan végezzünk felülvizsgálatot?

Minden nap ellenőrizze a teendők listáját. Zárja be az elkészült feladatokat, állítson be újakat. Ha a feladat nem készült el, akkor újrafogalmazzuk vagy bontsuk fel.

3. Eszközök

Az eszközökről szóló beszélgetés a projektmenedzser szemszögéből folyik majd. De mindent, amiről beszélek, bárki alkalmazhatja

Feladataink:

• Alkalmazza a GTD-t a napi munkafolyamatban.
• Kevesebb figyelemelterelés és több tennivaló.
• Gyorsan bekapcsolódjon a feladatokba.

A haladás megadta nekünk a számítási felhőt és a viselhető eszközöket, és ez a legjobb dolog, ami történhet velünk a feladataink megszervezésében.

Amit én személy szerint használok:

• iPhone/iPad/MacBook
• Gmail és egyéb Google szolgáltatások
• wunderlist
• Evernote
• LastPass

1.iPhone/iPad/MacBook

Egységes ökoszisztéma. Minden eszköz beépített képességekkel rendelkezik a munkába való belemerüléshez. Értesítések és emlékeztetők letiltása, adatszinkronizálás, kényelmes keresés, elérhető alkalmazások és szolgáltatások stb.

Tippek és trükkök:

• Hívások és üzenetek
• Megjegyzések és emlékeztetők
• Spotlight keresés
• Virtuális asztali számítógépek

2. Gmail és egyéb Google szolgáltatások

A Gmail a vezető munkájának legfontosabb eszköze és az egyik fő „beérkező levelek”. Így néz ki a dobozom. A Gmail valójában három gyilkos funkcióval rendelkezik:

• Címkék
• Automatikus szűrés
• Keresés

beérkező levelek

Minden bejövő e-mailt projektek és fő állapotok szerint szűrök: A) Beavatkozást igényel; b) Követned kell a választ. Az automatikus szűréssel időt takaríthat meg, és mindent automatikusan címkézhet.

Egy tiszta beérkező levelet is láthat. Legtöbbször így kell kinéznie.

3. Wunderlist

wunderlist - Gmail Asszisztens. Ez egy todo szolgáltatás, amely minden asztali és mobil platformon elérhető. Kategóriák és dátumok szerint rendezheti a feladatokat, értesítéseket küldhet, ellenőrző listákat készíthet és megjegyzéseket írhat a feladatokhoz, fájlokat csatolhat. Van egy együttműködési funkció. Általában egy egyszerű eszköz, amely mindent tartalmaz, amire szüksége van.

Íme a mai feladataim.

4. Evernote

Az Evernote a felhőalapú jegyzettömb helyettesítője. Egy nagyon hatékony eszköz, amellyel nem csak írhat, hanem fájlokat is csatolhat. A legkényelmesebb értekezletekhez, hívásjelentésekhez és egyéb fontos feljegyzésekhez használni. Például igen.

A naptár átveszi az események emlékeztetőit. A legfontosabb dolog az, hogy csatlakoztassa a telefonhoz és más eszközökhöz. Semmi különös.

6.LastPass

A LastPass egy felhőalapú szolgáltatás jelszavak létrehozására és tárolására. Csak 3 jelszóra emlékszem: a Last Passból, a személyes Gmailből és a Steamből. Minden más a felhőben van tárolva.

5. Kezdő lépések

Egyszer az egyik konferencián hallottam egy előadótól, szerintem egy kiváló ötlet. Elmondta, hogy a beszámolók nagyon érdekesek, de nagyon haszontalanok, ha a beszámoló után nem térsz haza, és nem kezded el a gyakorlatba átültetni a hallottakat.

Mit kell tenni most? Nézz a számítógépedre és légy szomorú.

1. Tabulátorok vs. ablakok a böngészőben

Szeretsz millió lapot megnyitni és későbbre hagyni? Undorító. Valld be magadnak őszintén – soha nem fogod elérni a legtöbbet. De a böngésző felemészti a teljes akkumulátort és a RAM-ot. Néhány percet vesz igénybe az újraindítás. És lehetetlen lesz gyorsan megtalálni a megfelelőt.

Ne tartson túl sokat. Használjon kontextusokat. Egy feladat - egy nyitott ablak és a lapok minimális száma. Kész, zárd be az ablakot.

2. Asztal, ahogyan kellett

Az asztal nem a parancsikonok helye. Igen igen!

A Windowsnak van Start menüje, az OSX-nek Spotlight Search. Jobb, ha átirányítja a letöltött mappát az asztalra. Csak azokkal a fájlokkal dolgozzon, amelyekre jelenleg szükség van. A többi a szemetesben.

3. Nulla postafiók

A "bejövő" levelekben nem szabad hazudni. Csak azokat, amelyek az utolsó levélellenőrzés óta megjelentek. Kis dolgok – azonnal munkához. Nagyok - az archívumban és a "Meg kell tenni" címke alatt. Ahogy a mondás tartja, tartsa tisztán a postaládáját. Néhány óránként ellenőrizheti e-mailjeit is. Ebbe senki nem hal bele.

6. P.S.

További felvilágosításhoz:

• Ugyanez a cikk egy diákkonferencián készült videóban:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH "Mesék a projektirodából" csatorna

Katherine-nek szentelve

csodálatos partnerem az életben és a munkában

Élj sikeresen!

Elég hosszú ideig a GTD rövidítés sok ember számára olyan ismerős lett Oroszországban, mint az USB vagy a GPRS. Az időgazdálkodással és a személyes hatékonysággal foglalkozó internetes fórumokon a „Getting things done” rendszert éppolyan aktívan tárgyalják, mint a napi tervező kiválasztását vagy az életcélok kitűzését.

Szerencsére az Orosz Időgazdálkodási Közösség fennállásának tíz éve alatt felmerült a kérdés: „Tervezni vagy nem tervezni az időt?” megszűnt releváns lenni. Nem tervezni az időt, elkésni a megbeszélésekről, megfeledkezni a vállalt kötelezettségekről, ugyanolyan illetlenség, mint nem használni a villát és a kést az étteremben. Az időgazdálkodás az elmúlt néhány évben ugyanazt a helyet foglalta el életünkben, mint az edzőterem vagy a medence. A jó fizikai kondíció természetes. A módszerek különbözőek lehetnek - úszás, jóga, röplabda... - a lényeg ugyanaz. Hasonlóan divatos és természetes mindent megtenni, semmit sem elfelejteni, mindig találni időt a munkára, a pihenésre, a családdal, barátokkal való kommunikációra.

A fő kérdés az, hogy milyen önszerveződési módszereket válasszak, relatíve „mi áll jobban hozzám: az úszás vagy az edzőterem?”. Hogyan hozzunk létre egy személyes időgazdálkodási rendszert könnyebben, kényelmesebben és örömmel? Attól függően, hogy a pszichológiai típus valakinek késsel-villával könnyebb enni, valakinek - japán pálcikával. Mindenesetre szükség van egy bizonyos rendszerre, sorrendre, módszertanra.

Minden fejlett országban vannak időgazdálkodási szakértők. Az orosz olvasó jól ismeri Lothar Seivert, a Heidelbergi Stratégiai és Időtervezési Intézet vezetőjének könyveit; Stephen Covey, a FranklinCovey amerikai vállalat elnöke; Brian Tracy, vezetési és teljesítményspecialista; Kerry Gleeson, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern és mások Néhány művet még nem fordítottak le oroszra, és a szárnyakon várnak – Mark Forster (Nagy-Britannia), Harold Taylor (Kanada) könyvei. David Allen, akinek a rendszere jól működik ismert az Egyesült Államokban, és már sok rajongót szerzett hazánkban.

Dávid munkabeosztása lenyűgöző: szemináriumainak ütemezése legnagyobb városok USA és Európa. Könyve világos, praktikus, előírásos, technológiai. Érdemes vitatkozni néhány elvvel és ajánlással, és kétségtelenül a könyv orosz fordítását az aktív viták katalizátorának szánják. Egy azonban biztos: a könyv keresett és hasznos. Népszerűsége Oroszországban még mindig az angol eredeti bizonyítéka ennek.

Kívánom, hogy az olvasó David Allen bevált tapasztalatai és gyakorlati ajánlásai segítségével tanulja meg, hogyan kell élni. Gazdag, hatékony, szép életet élni, amelyben az Idő minden percének megvan a maga súlya és a legmagasabb értéke.

Sok sikert!

Gleb Arhangelszkij,

Az "Időszervezés" társaság vezérigazgatója,

az Orosz Időgazdálkodási Közösség létrehozója

www.improvement.ru

A szerzőtől

Ön előtt stratégiák és elvek tárháza. Új erőre kapsz magadban, megtanulsz nyugodtnak maradni, és sokkal hatékonyabban kezelni a dolgokat, sokkal kevesebb erőfeszítéssel. Fontos, hogy sikeresen el tudjon végezni dolgokat és végre tudja hajtani a feladatokat, de személy szerint nem szabad akadályoznia a kemény munka során szinte vagy akár teljesen elérhetetlennek tűnő élet élvezetét. Nem a „vagy – vagy” választásáról beszélünk azonban: hidd el, hatékonyan dolgozhatsz és egyben a saját örömödre élhetsz a mindennapi gondok világában.

A hatékonyság a munka egyik legfontosabb szempontja. Lehet, hogy amit csinálsz, az valóban fontos, érdekes vagy hasznos, vagy talán nem az, de a munkát mindenképpen el kell végezni. Az első esetben általában a legtöbbet akarja kihozni a ráfordított időből és erőfeszítésből. A második - a lehető leghamarabb új vállalkozás megkezdése, anélkül, hogy "farkat" hagyna.

Az elme ellazításának művészete és az a képesség, hogy megszabadítsuk minden gondtól és aggodalomtól, valószínűleg a nagy emberek egyik legnagyobb titka.

J. Hatfield kapitány

És bármit is tesz, valószínűleg szeretné nyugodtan felfogni, mi történik, és magabiztosnak érzi magát, hogy pillanatnyilag pontosan azt kell tennie, amit csinál. Legyen szó sörözni a munkatársaival munka után, megcsodálja alvó babáját a bölcsőben az éjszaka közepén, válaszol egy e-mailre, vagy gyorsan cseveg egy ügyféllel egy hivatalos találkozó után, szüksége van a bizalomra, hogy ezt kellene tenned.Jelenleg.

A könyv megírásával az volt a célom, hogy megtanítsam, hogyan legyél a lehető leghatékonyabb, és hogyan ellazulj, amikor arra vágysz, vagy szükséged van rá.

Én is, mint sokan közületek, hosszú idő kérdésekre keresi a választ: mit kell tenni, mikor és hogyan. És most, miután több mint húsz éven át új módszereket fejlesztettek ki és alkalmaztam az egyéni és szervezeti termelékenység növelésére, sok kutatás és önmagam fejlesztésére tett kísérletek után magabiztosan kijelenthetem, hogy nincs egy univerzális megoldás. Semmiféle számítógépes program, szeminárium, személyes tervező és személyes küldetésnyilatkozat nem könnyítheti meg a munkanapját, és döntéseket hozhat az Ön helyett napról napra, hétről hétre és egész életére. Sőt, ha egyszer megtalálja a módját, hogy növelje termelékenységét és legalább egy szinten egyszerűsítse a döntéshozatali folyamatot, megnyílik. új kör olyan felelősségek és kreatív célok, amelyeket egy egyszerű képlet segítségével már nem lehet elérni.

De bár nincsenek egyszerű eszközök a személyes szervezettség és a termelékenység tökéletesítésére, vannak lépések ezek javítására. Évről évre, miközben magamon dolgoztam, egyre mélyebb és fontosabb dolgokat találtam, amelyekre összpontosítani kellett, ötleteket, amelyeken gondolkodnom kell, és tennivalókra. Olyan egyszerű eljárásokat találtam, amelyek nagymértékben javítják az ember azon képességét, hogy kreatívan és konstruktívan kezeljék a világi gondokat, amelyeket bárki elsajátíthat.

Ez a könyv több mint húsz éves munka csúcspontja. kutatásnak szentelt egyéni termelékenység. Ez egy útmutató az eredmények maximalizálásához és a költségek minimalizálásához egy olyan világban, ahol a munka napról napra terjedelmesebbé válik, és számos vitás kérdés megoldását igényli. Sok órát töltöttem a frontvonalban lévő emberek tanításával – munka közben –, hogy segítsem őket feldolgozni és egyszerűsíteni jelenlegi feladataikat. Az általam felfedezett módszerek a legkülönfélébb szervezetekben, minden tevékenységi területen, különböző kulturális környezetben, még az iskolában és otthon is hatékonynak bizonyultak. Húsz évnyi képzés és a legtapasztaltabb és legtermékenyebb dolgozók nevelése után rájöttem, hogy a világnak szüksége van az én módszereimre.

A szervezetek vezetői arra törekszenek, hogy alapvető mércéül önmagukba és beosztottjaikba ültessék be a "marginális termelékenységet". Ők, akárcsak én, tudják, hogy a munkanap végén, zárt ajtók mögött vannak olyan telefonhívások, amelyekre nem volt elég idejük válaszolni, olyan feladatok, amelyeket át kell ruházni valakire, kérdéseket nem sikerült megoldani a megbeszéléseken, megbeszéléseken , teljesítetlen kötelezettségek és több tucat olvasatlan e-mail. Sok üzletember sikerrel jár, mert az általuk megoldott problémák és az általuk felismert lehetőségek végső soron fontosabbak, mint a portfóliójuk és irodáik hibái. De az élet és az üzleti élet jelenlegi üteme mellett ez az egyensúly nagyon megingott.

Egyrészt bevált eszközökre van szükségünk, amelyek segítenek az embereknek összpontosítani stratégiai és taktikai erőfeszítéseiket, és nem hagyják, hogy semmi fontosat szem elől tévesszenek. Másrészt olyan munkakörnyezetet és módszereket kell kialakítani, amelyek nem engedik, hogy a rátermett munkavállalók „kiégjenek” a munkahelyen a stressz nyomása alatt. Stabil munkastílusra van szükségünk, amely megóvja a legjobb és legokosabb alkalmazottakat a stressztől.

Ez nemcsak a szervezetekre vonatkozik, hanem az iskolákra is, ahol még mindig nem tanítják meg a gyerekeknek, hogyan elemezze a kapott információkat, hogyan összpontosítson az eredményre, és milyen lépéseket tegyen annak elérése érdekében. Mindannyiunknak szüksége van erre a tudásra: végül is lehetővé teszi, hogy minden előttünk megnyíló lehetőséget kihasználjunk önmagunk fejlesztése és a körülöttünk lévő világ folyamatos fejlesztése érdekében.

A Getting Things Done: A stresszmentes termelékenység művészete című cikkben ismertetett alapelvek erejét, egyszerűségét és hatékonyságát a legjobban első kézből tapasztalhatja meg: valós időben, valós körülmények között, a való világban. A könyv célja természetesen az, hogy bemutassa a munkafolyamatok menedzselésének és a magas termelékenység elérésének nagyszerű művészetének lényegét. Igyekeztem úgy bemutatni az anyagot, hogy az összképet tárja eléd, és egyben ízelítőt adjak az azonnali eredményből a könyv olvasása közben.

A könyv három részre oszlik. Az első rész feltárja az összképet, rövid áttekintést ad a rendszerről, elmagyarázza annak egyediségét és relevanciáját, majd közvetlenül, tömören és közérthetően bemutatja a főbb módszereket. A második rész a rendszer elveinek gyakorlati alkalmazását írja le. Itt lépésről lépésre gyakorolhatja és megtanulhatja a leírt modellek alkalmazását Mindennapi élet. A harmadik rész azokat a még magasabb és hatékonyabb eredményeket ismerteti, amelyeket a módszertan és modellek munka és magánélet szerves részévé tételével lehet elérni.

Csatlakozz most! Azt akarom, hogy ne csak elhiggye, hanem arról is meggyőződjön, hogy ezeket a módszereket személyesen is használhatja és kell is használnia. Szeretném, ha megértené, hogy amit ígérek, az nemcsak lehetséges, hanem mindenki számára elérhető is. És szeretném, ha tudná, hogy minden, amit ajánlok, nagyon könnyen megvalósítható. Ez nem igényel különleges készségeket. Már tudod, hogyan kell koncentrálni, írd le fontos információ hozzon döntéseket a kívánt eredményekről és jövőbeli cselekvésekről, mérlegelje az alternatívákat, és hozzon döntéseket. Látni fogja, hogy sok olyan tevékenység, amelyet állandóan ösztönösen és intuitívan hajt végre, valóban helyes. Megmutatom, hogyan emelheti ezeket az alapvető készségeket a hatékonyság következő szintjére. Segítek átültetni ezeket a készségeket egy új viselkedésbe, amely jelzőfény lesz az Ön számára.

A könyv oldalain folyamatosan hivatkozom a produktivitás témájú képzési programokra és szemináriumokra. Az elmúlt húsz évben vezetési tanácsadóként dolgoztam, egyedül és kisebb csoportokban egyaránt. Munkám elsősorban egyéni termelékenységi tréningből és a könyvben szereplő módszerekről szóló workshopokból állt. Kollégáimmal több mint ezer embert képeztünk ki, több százezer szakembert képeztünk ki, és több száz csoportos szemináriumot szerveztünk. Ebből a tapasztalatból merítettem benyomásokat és példákat ehhez a könyvhöz.

Ennek a könyvnek a lényegét szépen közvetítette ügyfelem, aki ezt írta: „Amikor először elkezdtem alkalmazni ennek a programnak az alapelveit, megmentették az életemet... Amikor szokássá tettem őket, megváltoztatták az életemet. Vakcina a mindennapi küzdelem ellen, „nem az életért, hanem a halálért”, amikor „a projektet tegnap kellett volna befejezni”, és ellenszere annak a diszharmóniának, amelyet sokan maguk hoznak életükbe.

David Allen GTD rendszerét a személyes termelékenységi technikák sok rajongója ismeri. Én magam kezdtem bevezetni az életembe, és már most pozitív eredményeket érek el, ezért ma erre a témára fogok összpontosítani. A cikkben szó lesz a GTD főbb pontjairól, amelyek gyakorlati alkalmazása minden bizonnyal növelheti a személyes hatékonyságot bármely vállalkozásban, mind otthon, mind a szakmai tevékenység területén.

GTD rendszer: a dolgok elvégzése

David Allen Getting Things Done, vagy röviden GTD című könyvét oroszra fordítják: "A dolgok befejezése". Ennek a hatékonyságnövelő módszertannak ez a lényege: alkalmazása lehetővé teszi az összes feladat egészének látásmódjának munkafolyamatainak hatékony megszervezését és ellenőrzését.

• Minek? A tudat erőforrásainak felszabadítása a közös célok, feladatok és határidők emlékezéséből lehetővé teszi, hogy teljes mértékben az aktuális feladatra koncentráljon, és azt a lehető leghatékonyabban hajtsa végre;
• Hogyan? Csak a gyakorlatban használjuk alapelvek, amit az alábbiakban elárulok, és az aktuális célokról és feladatokról szóló emlékeztetőt bízva a különböző külső médiákra (naplók, szervezők, alkalmazások mobil kütyükön stb.).

Hogyan működik a GTD?

A GTD rendszer három logikai konstrukción alapul:

1. Hatszintű munkaértékelési modell;
2. Információs folyamatmenedzsment modell;
3. Természetes tervezési módszer.

Hatszintű modell GTD teljesítményének áttekintése, amely egy logikus láncot képvisel a globális cél kitűzésétől a napi tevékenységekig, és világos képet ad arról, hogy hol tartunk ehhez a fő célhoz képest. Egy ilyen hierarchia piramist ajánlatos heti rendszerességgel elemezni, amely lehetővé teszi a prioritások meghatározását, a rendelkezésre álló információk hatékony felhasználását, a releváns feladatok meghatározását és azok önálló vagy másokra delegált végrehajtását. Ezt a folyamatot segíti a megfelelő teendőlisták összeállítása.

1. Fő (nagyszabású, létfontosságú) cél;
2. Perspektíva több évre előre (leggyakrabban 3-5 év);
3. Tervek a következő évekre;
4. Feladatok köre;
5. Projektek (tervezett és folyamatban lévő);
6. Konkrét napi feladatok.

GTD információs folyamatkezelési modell, azaz minden művelet a működési információk rögzítésére és kezelésére.

1. Rögzítés, bejövő információk gyűjtése;
2. A kapott információk feldolgozása fontosságuk, relevanciájuk és alkalmazhatóságuk összefüggésében;
3. Munkafolyamatok szervezése projekteken, feladatokon;
4. A tervezett rögzítése és ellenőrzése;
5. konkrét cselekvések.

Természetes GTD tervezési módszer, amely lehetővé teszi a tervek hatékony és gyors megvalósítását egy kívülről érkező emlékeztető rendszer segítségével. Ez a modell lehetővé teszi, hogy kidobja a fejéből a felesleges információkat, és a megfelelő cselekvésekre összpontosítson, a szervező szerepét pedig az elektronikus naptárak, a hagyományos naplók és a napi teendők listáira ruházzák át. Tapasztalataimból elmondhatom, hogy nem marad más hátra, mint megtenni azt, amit elterveztek, amit segít a napi termelékenység reális pillantása és a túl sok dolog megtervezésének megtagadása, valamint a tervezett idő félretétele előre nem látható körülményekre. ! Néhány perc reggel és este segít megszervezni egy igazán produktív életet.

1. Definíció és ;
2. Az elért és tervezett eredmények meghatározása;
3. Ötletelés;
4. Tervezett tevékenységek szervezése;
5. A következő lépések, cselekvések meghatározása a meglévő célok és tervek összefüggésében.

David Allen GTD rendszere: Főbb alapelvek

1. 1. Információgyűjtés a mi korunkban a technika és a kütyük, leggyakrabban elektronikus médián (elektronikus postafiókok, mobil kütyük, laptopok, számítógépek) készülnek, bár egyesek közönséges papírnaplókat és rendszerezőket használnak;
   2. Adatfeldolgozás David Allen rendszerében egy bizonyos minta szerint fordul elő. Felteszik a kérdést: mit lehet tenni ellene? Ha a válasz "semmi", akkor az információkat töröljük vagy az archívumba küldjük jobb időkig. Felteheted őket egy "egy nap megcsinálandó" listára vagy valami hasonlóra. Ha a kérdésre adott válasz úgy fejezhető ki meg lehet/kell csinálni”, majd felteszik még egy kérdést: Mennyi időbe telik? Ha néhány percet vesz igénybe, azonnal megcsináljuk, ha több, akkor a fontosságot és a sürgősséget előtérbe helyezve tervezünk. Ha globális témáról van szó, akkor egy adott témakör többszintű feladatainak meghatározására utalunk;
   3. Ügyek szervezése a gtd rendszerben ez listákon keresztül történik. Először is ezt konkrét teendők listája prioritások és végrehajtásukra vonatkozó határidők meghatározása. Másodszor ez projekt listák meghatározott lépésekre bomlik, ami után lehetséges egyszerű kérdés K: Mit tegyek ehhez? Példa: a feladat egy történelmi könyv megírása az 1410-es grunwaldi csata alapján. Felteszik a kérdést mit kell tenni megírni? Válaszlehetőségek: történeti anyagok gyűjtése a témában, cselekmény készítése, fejezetterv készítése, vázlatírás, szöveglektorálás, helyesírási és írásjelek ellenőrzése, illusztrációk készítése. Ezután az első bekezdéshez hasonló választ adunk: mit kellene tennem anyagot gyűjteni egy témában? Lehetséges válasz: tájékozódjon a könyvtárban, az internetes oldalakon, történelmi témájú folyóiratcikkekben. Erre a kérdésre is válaszolunk az összes többi pontra vonatkozóan. Lépések ilyen megtervezésekor még többszintű tervezésnél is nehéz kihagyni valamit, ami azt jelenti, hogy a feladat megoldhatóvá válik. Harmadszor, ez az függőben lévő ügyek nyikorgása. Ezeket folyamatosan elemezni kell relevanciájuk és fontosságuk szempontjából. Az elhalasztott feladatok átvihetők az aktuális esetek listájára, vagy törölhetők, ha nem relevánsak. Ötletek és lehetséges esetek listája részben, amit valamikor meg fogok tenni, szintén rendszeresen felül kell vizsgálni. Ebben az esetben a kérdés segít: tényleg szükségem van rá? Az ilyen jellegű munkák információs megszervezéséhez nagyon hasznosak a különféle vitorlázók. Valaki papírnaplókat használ, valaki pedig elektronikus szervezőket, ill nagyon fontos rendelkezik a projektdokumentáció megfelelő szervezésével mappák segítségével. Ismétlem, vannak, akik a papír mappákat (műanyag) részesítik előnyben, mások pedig elektronikus mappákat használnak az elektronikus adathordozókon, ábécé sorrendben vagy dátum szerint rendezve azokat. A GTD rendszer szerzője, David Allen megtanítja, hogyan kell a dokumentációt 43 mappa elve szerint rendezni, átneveztem őket " 43 lap»: A hosszú távú tervezéshez havonta 12 lapot, a napi tervezéshez 31 lapot használnak fel.Amint eltelt a nap, minden esetet elemzünk. Az el nem készültek átkerülnek a következő napokra, és az elmúlt napra vonatkozó tervlap törlésre kerül. A végére egy üres papírlapot helyezünk. Vagyis minden napra 31 lapunk van;
   4. Minden információ rögzítése. David Allen azt javasolja, hogy a tervek kiigazítása érdekében naponta tekintse át az elvégzett feladatokat. E nélkül a listák összeállítása és a cselekvések további tervezése nem hatékony, mivel az előre nem látható körülmények vagy a banális későbbi halasztás jelentősen torzíthatja vagy teljesen megtörheti a tervezési rendszert, és ezért elhalasztható;
   5. Műveletek a feladatok elvégzéséhez. Ha mindent figyelembe vettek és előkészítettek, csak cselekedni kell. Ki kell választani egy konkrét feladatot, és át kell tekinteni a megvalósítás lehetséges eseteit, és csak ezután kell cselekedni!

Egy barátom használja ezt a rendszert életében, és tetszik neki az eredmény. Igazság. ő maga is bevallja, hogy néha közbeszól a vágy, hogy sok feladatot kitűzzünk aznapra. Az ilyen maximalizmus ahhoz a tényhez vezet, hogy semmit sem hajtanak végre, ha az első tervezett műveletek valamilyen okból nem működnek. Tipp: a tervezésnél ismerd a mértéket! Akkor minden sikerülni fog, és mások meg fognak lepődni a megnövekedett személyes hatékonyságodon.

Hálás lennék a cikk újbóli közzétételéért a közösségi hálózatokon!