O cale către productivitate și liniște sufletească cu GTD

Materialul este publicat cu mici reduceri.

Realizarea lucrurilor sauGTD înseamnă literal „a face lucrurile”. În următorul material, pentru comoditate, vom folosi în principal abrevierea americană GTD, care este adesea folosită în materialele în limba rusă despre acest sistem. - aprox. ed.

Getting Things Done este o tehnică de gestionare a timpului care a luat lumea cu asalt de când a fost introdusă pentru prima dată în 2001. A fost creat de David Allen după ani de cercetare și practică în domeniul tehnicilor de îmbunătățire a performanței. GTD rămâne popular până în prezent în întreaga lume. Dacă sunteți nou în GTD, atunci acest ghid vă va prezenta principiile de bază.

Ce este GTD?

Getting Things Done (GTD pe scurt) este mult mai mult decât o simplă modalitate de a face lucrurile. Aceasta este baza pentru organizarea și urmărirea sarcinilor, datorită cărora le puteți alinia astfel încât să știți exact ce este necesar pentru a obține rezultatul.

GTD vă obligă să adăugați atât context, cât și structură sarcinilor, creând astfel spațiu pentru a lucra la ele.

„Mintea ta este concepută pentru a contempla idei, nu pentru a le ține în minte” – David Allen

Conceptul de bază al GTD este că creierul tău este grozav în a genera idei noi, dar îi este greu să le păstreze în memorie. De exemplu, își amintește că săptămâna viitoare trebuie să cumperi un cadou de ziua mamei tale, dar în loc să-ți amintească de asta când treci pe lângă magazinul tău preferat, pur și simplu transmite sentimentul că ar trebui să cumperi ceva... pentru cineva. ..

Când este folosit corect, GTD este un sistem solid care vă ajută să vă organizați ideile vagi, capriciile, inspirațiile și gândurile de noapte și să le transformați în acțiune. Ideea este că, odată ce ai încredere în sistemul tău, creierul tău va înceta să mai încerce să țină evidența tuturor, reducând astfel stresul și eliberând resurse pentru lucruri mai productive. Sună uimitor, nu-i așa?

Cum funcționează GTD?

GTD se bazează pe o serie de liste pe care le folosești pentru a organiza tot ce îți vine în minte. Pentru a implementa GTD, trebuie să capturați și să procesați „lucrurile” primite în 5 pași.

Fixare: Adună ceea ce îți atrage atenția. Tot ceea ce este în fața ochilor tăi și pare important, de la scrisori care necesită acțiune până la idei strălucitoare care îți vin în suflet. Puteți folosi un laptop, o aplicație pe un smartphone sau chiar un e-mail personal dedicat. Ce vă place, ce trebuie să vă amintiți pentru muncă - scrieți-l. Asigurați-vă că vă verificați în mod regulat căsuța de e-mail.

Clarificare: procesează materialul primit prin stabilirea valorii acestuia. Întrebați-vă dacă este ceva ce trebuie făcut. Acesta este un pas foarte rapid pe care trebuie să îl faceți în mod regulat. Mai jos, voi demonstra cum să procesați rapid intrarea folosind un arbore decizional simplu.

Comanda: plasați intrarea în zona corespunzătoare. Etichetează-l ca informații generale, adăugați-l în calendar, aplicația de gestionare a sarcinilor sau mutați-l în coșul de gunoi. De asemenea, puteți adăuga „context” aici. Voi vorbi despre asta mai târziu, dar pe scurt, contextele sunt o modalitate de a eticheta sarcini în funcție de persoana, locul sau lucrul de care trebuie să faci ceva. „Birou” sau „acasă” sunt contexte obișnuite de locație. „Telefon” sau „E-mail” sunt contexte comune.

Reflecţie: să evaluăm datele primite. Examinați-vă listele - fiecare dintre ele - și faceți ajustări dacă este necesar. Faceți o revizuire săptămânală pentru a vă curăța listele și mintea. Eșecul de a reflecta în mod regulat înseamnă că lucrurile se îngrămădesc și întregul sistem se defectează.

Interacţiune A: Doar fă-o. Acest pas este cel mai simplu dintre toate dacă ți-ai configurat bine sistemul! Dacă urmați în mod regulat primii 4 pași, atunci sunteți 100% sigur că lucrurile de pe lista dvs. sunt ceea ce trebuie să faceți pentru a face progrese de durată către obiectivele dvs.

Listele dvs. sunt enumerate mai jos: Inbox», « Următorul actiuni», « in asteptarea», « Proiecte" și " Într-o zi". Aceste liste formează baza sistemului GTD. Fiecare articol care necesită atenția ta intră în Mesaje primite, apoi trece la alte liste cu pași clarificăriși raționalizarea. Modul în care procesați și sortați aceste liste determină lucrurile asupra cărora acționați și ce nu.

Înregistrare - înregistrați totul

Inbox- un loc unde se adună tot ceea ce reparați. Este cutia poștală a creierului tău — e-mailuri, apeluri telefonice, idei care ți-au venit în minte în timpul navetei, solicitări de la cineva să stea în weekend... totul. Unii oameni folosesc un laptop pentru înregistrare, alții folosesc aplicații sau un dispozitiv de înregistrare. Nu contează ce folosiți sau câte dintre ele aveți (puteți avea mai multe căsuțe de e-mail). Singurul lucru important este că ai un loc unde poți capta idei, indiferent unde te afli.

Când începeți să utilizați GTD pentru prima dată, ar trebui să capturați tot ceea ce aveți în minte sau împrăștiat de-a lungul vieții. Scrieți tot ce aveți nevoie sau doriți să faceți, tot ceea ce v-a trecut prin cap în ultimele zile sau săptămâni. În limbajul GTD se numesc „ bucle deschise». bucle deschise- acestea sunt lucrurile care stau în fundul minții tale, ceea ce îți amintești când nu poți adormi la patru dimineața, tot ce te deranjează constant. Aceasta este oportunitatea ta de a închide acele bucle și de a le lăsa să nu ocupe spațiu în capul tău. Adăugați totul în căsuța dvs. de e-mail.

Rafinați și organizați - Procesați-vă căsuța de e-mail

Aceasta este cheia pentru funcționarea întregului sistem. Odată ce ți-ai înregistrat toate gândurile, procesarea lor va fi următorul tău pas. Aici studiezi tot ce ai înregistrat, apoi îl rafinești și îl organizezi. Poate dura ceva timp pentru a rezolva tot ce ai adăugat pe listă după primul brainstorming, dar odată ce ai terminat, este mult mai ușor de urmărit. Cu cât lucrezi mai des la el, cu atât mai puțin efort.

Deci, cum vă gestionați de fapt sosit? Iată un arbore de decizie util pentru a vă ajuta:

Lucru nou. Acțiune? Nu -> la coș/listă „într-o zi”. Da -> articolul următor. Într-un singur pas? Nu-> la proiect. Da -> articolul următor. Mai mult de două minute? Nu-> fă-o! Da-> articolul următor. Pentru mine? Nu->așteptați până... Da->articolul următor. Până la o anumită dată? Nu->Adaugă la acțiunile următoare Da->La calendar

Este mult mai ușor decât pare, promit!

Procesați un articol nou în căsuța de e-mail punându-vă o serie de întrebări despre el:

Este o acțiune?

Se face într-un singur pas?

Va dura mai mult de 2 minute?

Ar trebui să o fac sau pot să o deleg altcuiva?

Este necesar să se facă la o anumită dată sau oră?

Asta e tot. Răspunsul dvs. determină în ce listă este adăugat articolul dvs. Dacă nu este adăugat în listă, fă-o imediat, fie amână-l, fie șterge-l.

Este o acțiune?

Aceasta înseamnă dacă trebuie să faceți ceva pentru a elimina intrarea din listă. Dacă nu, atunci ar trebui să-l mutați într-unul dintre cele trei locuri: coș de gunoi, link-uri sau lista „într-o zi”. Lucrurile care nu necesită atenția ta merg la gunoi.

Lucrurile care sunt utile sau informative, dar care nu necesită nicio acțiune (cum ar fi o rețetă pe care doriți să o păstrați sau un articol informativ de care ați putea avea nevoie într-o zi) trebuie trimise la locul potrivit ca link.

În cele din urmă, dacă ceva ar putea necesita acțiune într-o zi, dar nu acum, este adăugat la lista „într-o zi”. Acestea sunt lucrurile pe care doriți să le amintiți, dar nu vă aglomerați lista de „următoarele acțiuni” cu ele. Lucruri precum „Învățați japoneză” sau „Scrieți o carte” pot fi găsite aici.

Se face în mai mult de un pas?

În GTD' proiect' este orice lucru care necesită mai mult de o acțiune. Când lista ta Inbox» conține mai multe sarcini conexe, creați una separată proiect pentru a le gestiona. Adăugați numele proiectului ca element la lista de proiecte și selectați un element de acțiune din acea listă pentru a-l adăuga la următoarea listă de acțiuni.

Cât timp va dura să fie finalizat?

Dacă ceva se poate face în 2 minute sau mai puțin, ar trebui să o faci imediat. Ideea este că, dacă durează mai puțin, atunci este mai ușor să o faci singur decât să o delegi sau să amâni. Aceasta include trimiterea unui e-mail util unui coleg sau trimiterea unui mesaj amuzant cu pisica mamei tale.

Dacă durează mai mult de 2 minute, ar trebui să afli dacă poți să o faci singur sau dacă ar trebui să-l dai altcuiva.

Poate altcineva să o facă?

Dacă poți delega cu ușurință un lucru altcuiva, fă-o. Dacă doriți să creați un memento pentru a face acest lucru mai târziu, atunci ar trebui să adăugați un articol la lista în așteptare .... Lucrurile pe care le puteți adăuga pe lista de așteptare includ lucruri care sunt blocate din orice motiv - aveți nevoie de un răspuns la un e-mail trimis înainte de a putea continua sau așteptați o livrare. Notați întotdeauna data la care elementul a fost adăugat în această listă pentru a putea urmări la fix.

Dacă nu puteți delega ceva, trebuie să îl adăugați fie în calendar, fie în următoarea listă de sarcini, de preferință cu o etichetă de context.

Este necesar să se facă la o anumită dată sau oră?

Dacă ceva are o anumită dată sau oră, atunci ar trebui să-l adăugați în calendar. Acestea includ lucruri precum vizite la stomatologie, programări și zboruri. Nu includeți nimic din ceea ce doriți să finalizați într-o anumită zi, doar lucrurile care trebuie făcute. Ca rezultat, calendarul dvs. va fi lipsit de dezordine, făcându-l mai util.

Dacă ceva vă cere să luați măsuri, dar nu are o anumită dată, ar trebui să îl adăugați la următoarea listă de acțiuni. Conține acțiuni care trebuie întreprinse cât mai curând posibil. Orice lucru din această listă ar trebui să fie o acțiune fizică, vizibilă — „e-mail-ul lui John despre rezervarea unui loc de petrecere” mai degrabă decât „planificați o petrecere”. Aceasta este cea mai importantă regulă din GTD.

Etichetarea ceva ca fiind o acțiune fizică, vizibilă, reduce bariera de a începe o sarcină. În ceea ce privește efortul mental, este mult mai ușor să „o sunați pe Jennifer pentru a rezerva o babysitter pentru joi seara” decât să „aranjați vizita unei babysitter”, chiar dacă din punct de vedere tehnic sunt același lucru.

În mod ideal, ar trebui să adăugați o etichetă de context la elementele din următoarea listă de acțiuni. Eticheta de context vă spune unde trebuie să vă aflați, de ce instrumente aveți nevoie și/sau de cine aveți nevoie pentru a finaliza sarcina. Exemple de etichete de context sunt „cumpărături”, „la serviciu”, „cu copii”, „telefon” sau „computer”. Alte contexte pe care le-ați putea folosi includ timpul pe care îl aveți, câtă energie aveți sau prioritatea.

Dacă puteți vizualiza următoarea listă de lucruri de făcut sortată în funcție de context, atunci puteți verifica cu ușurință lista de lucruri de făcut „la serviciu” sau „la magazin”.

Reflecție - Revizuire săptămânală

Este imperativ să faceți o revizuire săptămânală a tuturor lucrurilor din fiecare dintre listele dvs. În cartea sa, David Allen spune că recenzia săptămânală este „un factor critic de succes”. De ce? Este simplu: cu cât lăsați lucrurile să se acumuleze mai mult în căsuța dvs. de e-mail, cu atât va fi mai greu să vă ocupați de toate. Manipularea a doar 15 intrări este mult mai ușoară decât manipularea a 50 sau 500!

Lucrul regulat cu listele dvs. este ceea ce face ca sistemul să funcționeze sau îl întrerupe. Dacă nu, totul începe să curgă. Uitați să adăugați ceva la următoarea listă de acțiuni sau uitați să eliminați lucruri care nu ar mai trebui să fie pe listă.

Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le verificați de fiecare dată:

• Fiecare proiect trebuie să aibă următoarea acțiune.

Fiecare element de pe următoarea listă de acțiuni ar trebui să fie ceva ce doriți să faceți săptămâna viitoare. Dacă nu, mutați-l într-o zi în lista dvs. sau eliminați-l complet!

Poate că ceva de pe lista ta se va muta la următoarea listă de acțiuni cândva. Ura!

Puncte bonus.În timpul navigării, puteți utiliza, de asemenea, „liste de declanșare” pentru a vă ajuta să vă amintiți buclele deschise pe care poate ați uitat să le adăugați în căsuța de e-mail. O listă de declanșare este doar o listă de cuvinte care te „declanșează” să-ți amintești lucruri. Puteți crea o listă ca aceasta pentru serviciu: „șef, coleg, proiecte incomplete, oameni care așteaptă răspunsul meu...”, pentru acasă: „ teme pentru acasă, animale de companie, copii, partener..”, pentru disciplinele pe care le studiezi sau pentru hobby-uri.

Este timpul să vă atingeți obiectivele!

Pf! Sistemul dvs. este în funcțiune, vă simțiți mai confortabil să vă gestionați căsuța de e-mail și ați început să faceți lucruri de pe listă ca un profesionist. Minunat!

Simțiți liniștea sufletească pe care o obțineți prin crearea unui sistem care vă oferă încredere 100% în implementarea planurilor.

Voi dezvălui câteva secrete ale eficienței în viață și în afaceri...

O mică fișă despre cum să faci față lucrurilor și să începi să trăiești eficient!

David Allen vă invită personal la antrenamentul de la Moscova. Trebuie să spun că cărțile lui s-au vândut în peste 2 milioane de exemplare!
Și sistemul lui chiar funcționează!

Viața ta nu va mai fi niciodată aceeași odată ce vei cunoaște sistemul GTD!
Îmi amintesc că am fost foarte impresionat de performanța lui David Allen!

Ne apucăm de o mie de lucruri, încercând să nu uităm de fleacuri casnice pe parcurs, uităm adesea de obiectiv, dar ne amintim de termenele limită care se apropie inevitabil.

Uneori, teama de o avalanșă de sarcini paralizează literalmente creierul și se instalează apatia, procrastinarea și depresia. Munca în astfel de momente se mișcă încet, se pare că până și cursorul mouse-ului abia se târăște pe monitor.

Această situație este cu atât mai periculoasă cu cât o persoană lucrează mai mult în echipă, mai ales când vine vorba de o echipă de dezvoltare.

O idee de invitat la conferința noastrăDavid Allen a fost neașteptat, dar nu întâmplător. Personal, la prima vedere, conceptul de GTD, oferă recomandări bune pentru fiecare dezvoltator în mod individual și pentru procesul de dezvoltare în ansamblu. Cu siguranță, metoda GTD nu la fel de „ascuțit” pentru procesul de dezvoltare software ca agil, dar, cu toate acestea, este capabil să-l suplimenteze sau să devină primul pas către tranziția echipei la o metodologie de dezvoltare agilă. Ce este, GTD pentru un programator?

Să împărțim aplicarea principiilor GTD în dezvoltare în două blocuri: personal, când vine vorba de un individ, și de echipă, când vine vorba de o companie sau un grup de dezvoltatori. În general, principiile sunt aceleași, dar este mult mai dificil să le implementezi într-o echipă, deoarece vor fi garantate sabotaj și rezistență din partea angajaților sau a unui lider de echipă.

Nici un om nu este o insula

Unul dintre fundamentele metodei GTD este principiul mutarii sarcinilor din memoria unei persoane la o sursa externa. Astfel, creierului uman încetează să-și mai pese să țină cont de toate planurile, de la nesemnificative la cele globale, și începe să se concentreze asupra sarcinilor care sunt cu adevărat importante în acest moment și implementării lor. Cineva spune că metoda GTD poate fi folosită eficient pentru a elibera spațiul personal și a găsi un echilibru între muncă și, de exemplu, hobby-uri sau familie. Totuși, din punctul de vedere al unui dezvoltator practic, GTD este necesar, în primul rând, pentru a menține un echilibru între muncă și... muncă.

Programatorii, arhitecții de sistem și managerii de proiect lucrează continuu la mai multe priorități, sarcini sau proiecte. Adesea, circumstanțele exclud întreținerea unei sarcini, așa că trebuie să vă puteți reorganiza rapid. O astfel de aruncare de la proiect la proiect generează adesea stres, dar nu cel care decurge dintr-un job neiubit, ci stres ca fenomen fiziologic și emoțional. Cu cât este mai mare nivelul de anxietate, cu atât este mai dificil să faci față sarcinilor. Aici intervine GTD.

Setarea filtrelor pe lista de sarcini

În primul rând, trebuie să setați limite alegând-o pe cea principală dintre toate sarcinile. Lăsând principalul lucru, eliberezi timp și energie și creezi impuls pentru acțiune cu mult mai puțin efort decât atunci când ții toate lucrurile mărunte în capul tău. Există o rutină, sunt proiecte importante, există planuri de viitor. În același timp, în toate aceste categorii există un lucru important. Pentru a-l selecta, trebuie să efectuați mai mulți pași:

• selectați sarcinile începute, dar neterminate;


• alege cazurile care provoacă cea mai mare îngrijorare;


• alege lucruri pe care nu vrei să le faci și care sunt amânate constant;


• alegeți treburile de rutină, inclusiv cele casnice.

De regulă, principalul se află în primele trei grupe. În consecință, ar trebui să se acorde prioritate afacerilor îngrijorătoare și neterminate - nu degeaba traducerea exactă a Getting Things Done este „a duce lucrurile la bun sfârșit”.

Eficientizăm comunicarea

Nu contează dacă un freelancer sau un programator lucrează de la distanță sau în echipă, el se află în permanență în domeniul comunicării: apeluri de la clienți, întrebări din partea conducerii, solicitări de la utilizatori și colegi, mesaje informative de la furnizorii de SDK etc. comunicațiile nu pot fi numite nesemnificative, dar trebuie să le poată gestiona corect.

• Nu mai verificați e-mail-ul la fiecare 5 minute - setați alerte pop-up pe care să le priviți cu coada ochiului. Puneți e-mailul în foldere și citiți-l pe măsură ce este actualizat la un anumit moment.


• Împărțiți toate comunicările în funcție de context: Skype, apeluri mobile, telefon fix, comunicare prin poștă etc. Alocați o anumită perioadă de timp pentru comunicare în cadrul fiecărui canal.


• Verificați chaturile personale și de la serviciu. Poate dacă noul tău angajat îți scrie la nesfârșit sau un vechi coleg pune aceleași întrebări de serviciu, ar trebui să-i ceri să pregătească întrebări, să-și facă timp să comunice și să clarifice toate punctele dificile.


• Urmăriți-vă browserul web. Dezvoltatorii se uită adesea la subiecte specializate pe forumuri sau site-uri specializate. Acolo așteaptă subiecte și discuții interesante care nu au nicio legătură cu sarcina curentă. Este mai bine să amâni lectura cu adevărat subiect interesant, folosind marcaje în browser sau utilități speciale pentru stocarea legăturilor (de exemplu, add-on-ul Pocket, care poate fi instalat și ca aplicație pe un dispozitiv mobil și sincroniza marcajele).


• Obțineți un caiet și/sau aplicație în care veți nota toate sarcinile cu etichete de urgență și importanță. GTD pentru managementul de caz introduce conceptele de timp, context (loc), acțiune. Pentru a prioritiza corect sarcinile, imaginați-vă un filtru simplu ca în Excel, de exemplu. Atribuiți fiecărei sarcini un parametru de timp (după ceas sau ora din zi), loc (acasă, serviciu, stradă, sală de sport, magazin etc.). Și apoi împărțiți sarcinile astfel: „solicitați comentarii la TK - lucru - 14:00” sau „sunați la magazinul de anvelope - strada - seara”. Există multe aplicații pentru astfel de înregistrări: de la planificatorul de sarcini din Windows, pe care îl poți folosi în scopuri proprii, până la Evernote, Rainlendar și mementouri scrise cu atenție pe smartphone-ul tău.

Încrederea că ai o astfel de listă este garantată pentru a reduce nivelul de anxietate și te va ajuta să te concentrezi pe rezolvarea fiecărei sarcini.

Mai sunt problema globala, care afectează și dezvoltatorii de orice tip de angajare. Astăzi, aproape în fiecare săptămână sunt lansate noi instrumente, ghiduri, utilități pentru dezvoltatori, din când în când apar mesaje despre noi versiuni de framework-uri, noi biblioteci și chiar noi limbaje de programare. Toate aceste informații prezintă un interes extrem pentru profesioniști și uneori chiar captivează și te fac să încerci ceva nou (creează un simplu aplicatie mobila, scrie "Bună ziua, lume!" pe Brainfuck sau construiți un nou proiect open source). Există o singură cale de ieșire: să distribuiți interesele în funcție de importanța lor în raport cu proiectele curente, obiectivele pe termen scurt și pe termen lung. Concentrarea pe o singură sarcină face posibilă creșterea productivității personale, eliberarea timpului și începerea învățării de noi informații.

5 pași de optimizare

Metoda GTD distinge cinci etape de lucru pe o listă de sarcini.

Colectarea de informații.Trebuie să colectați toate sarcinile - doar luați și notați cu un pix sau într-un fișier text toate treburile de rutină, neterminate, globale. În același timp, este important să ne amintim că, de exemplu, în spatele sarcinii „Scrieți un raport în Raport rapid pentru Snegovik LLC” există mai multe subsarcini importante și care necesită atenție: colectarea cerințelor de la client, elaborarea și aprobarea TOR. , solicitați o serie de date pentru a testa raportul etc. ... Este necesar să notați absolut toate sarcinile - puțin mai târziu le veți grupa.
Acordați atenție nu numai acelor proiecte care sunt în memorie, ci și celor care sunt în computer - adesea nu există mai puțin haos decât în ​​gânduri. Merită să împărțiți fișierele în foldere corespunzătoare fiecărui proiect, separând documentele personale de cele de lucru.

proces de prelucrare.Procesați informațiile conform schemei propuse de GTD: dacă ceva rulează deja, trebuie să continuați treaba până la sfârșit, dacă o puteți face în mai puțin de două minute, faceți-o imediat.

Algoritmul clasic de procesare GTD

Din punctul de vedere al lucrului la un proiect cheie pentru tine, este important să ții cont de câteva nuanțe.

• Amânați sarcinile care nu sunt urgente, cum ar fi studierea materialelor non-core care nu au nimic de-a face cu munca curentă.


• Dacă este posibil, delegați sarcini, de exemplu, către colegi sau liber profesioniști. Dacă sunteți un programator rapid și eficient, dar nu sunteți foarte bun la construirea de site-uri web, publicitate sau design, apelați la profesioniști. Chiar dacă este propriul tău proiect, investiția în munca de calitate a altcuiva va da rapid roade.


• Învață să spui „nu”. Aceasta este poate una dintre cele mai dificile abilități: vor exista întotdeauna zeci de prieteni care au prăbușit Windows, un bug s-a strecurat în cod, necesită firmware Android și imploră un jailbreak pentru iPhone. Aceste sarcini mici ocupă mult timp. Dacă nu vrei să strici relația, găsește mai multe manuale disponibile pe Web și trimite link-uri către cei care suferă.

Organizarea listei.După ce au trecut primele două și cele mai dificile etape, este necesar să se organizeze munca cu sarcini. Aici puteți folosi o regulă simplă: împărțiți timpul în săptămâni, la sfârșitul săptămânii revizuiți lista și creați una nouă. Toate sarcinile trebuie împărțite după termene limită și prioritate. Pentru a gestiona sarcini, puteți folosi oricare dintre aplicațiile care vă plac: acestea sunt mobile OneNote și Evernote, și Asana, și Redmine și Google Calendar și așa mai departe...

În această etapă, principalul lucru este să acordați o mare atenție lucrului cu proiectele curente sau mai multe. Pentru a face acest lucru, puteți folosi hărți asociative (hărți mentale), care vor reflecta toate etapele de lucru sub forma unei structuri-hartă vizuală, în conformitate cu care veți merge mai departe cu proiectul. Pentru a crea o hartă mentală, există multe plătite și aplicații gratuite cu caracteristici interesante. Ne place convenabil, gratuit și rusificat , în care am creat o vedere aproximativă a unei hărți neterminate care nu pretinde a fi adevărată:

Partea 1

Partea 2

Nu ar trebui să împărțiți sarcinile în simple și complexe, trebuie să faceți totul în ordine, apoi timpul va fi distribuit rațional.

Revizia făcută.În această etapă, este necesar să notați ceea ce s-a făcut, să analizați motivele eșecurilor, să creați un plan pentru etapa următoare (de exemplu, o săptămână).

Acțiunea propriu-zisă.Sarcinile trebuie efectuate în funcție de resursele disponibile: forțe, timp, locul de execuție, precum și prioritatea stabilită. Dacă vă lipsește o resursă care va apărea mai târziu pentru a rezolva rapid problema, încercați să transferați sarcina în momentul în care apare instrumentul pentru o mai bună execuție. De exemplu, dacă finalizați o aplicație desktop și pentru a face unele modificări aveți nevoie de un SDK actualizat și neachiziționat încă de compania dvs., dar planificat să fie achiziționat în viitorul apropiat, faceți acele modificări care pot fi făcute în versiunea curentă, și adăugați sarcina modificărilor rămase în folder sau într-un fișier cu sarcini pentru viitor. Desigur, căutarea modalităților de a rezolva problema cu mijloacele disponibile te dezvăluie ca profesionist, dar necesită o investiție mare și nu întotdeauna justificată a timpului și efortului tău.

Iată câteva sfaturi despre cum să utilizați principiile GTD dacă sunteți dezvoltator într-o echipă sau lucrați pe cont propriu.

• Planificați-vă proiectul inițial, și nu în timpul lucrului, împărțiți-l în subsarcini gestionabile.


• Evidențiați etapele individuale ale lucrării la proiect și puneți etichete pentru importanța și urgența lucrării.


• Aduceți fiecare sarcină la sfârșit fără a o lăsa pentru mai târziu. Chiar dacă știi doar un drum lung pentru a rezolva o problemă, rezolvă-o. În cursul refactorizării ulterioare, va fi posibil să scăpați de o soluție neoptimală.


• Revizuiți periodic listele de sarcini pentru a revizui ceea ce s-a făcut și a schimba planurile.


• La un moment dat, concentrați-vă pe o singură sarcină - astfel economisiți timp și efort.


• Alocați timp pentru fiecare etapă și acordați-i o atenție maximă: colectarea cerințelor, dezvoltare, testare unitară etc.

GTD nu poate fi implementat într-o singură zi - mai întâi apar unele elemente individuale, apoi se formează reguli, în final, apare un obicei și un rezultat tangibil. Principalul lucru este să nu te oprești. Apropo, nu este rău dacă poți transfera unele dintre abilitățile tale în GTD echipei cu care lucrezi - acest lucru poate optimiza semnificativ munca în cadrul companiei.

Există siguranță în cifre

În ciuda faptului că GTD, de regulă, vizează un individ, este aplicabil și unei echipe, în care este important să poți determina viziunea proiectului, obiectivele, desemnarea proiectelor și distribuirea zonelor de responsabilitate. Mai mult, multe organizații există deja și folosesc cu succes, poate, entitatea cea mai apropiată de logica GTD - diagrama Gantt. Diagrama Gantt reflectă foarte precis nevoia proiectului de resurse, sarcini și subsarcini, timpul aproximativ pentru finalizarea fiecărei sarcini, datele de începere și de sfârșit a lucrării la sarcină, etapele proiectului, care pot începe numai după sfârșitul etapa anterioară și eliberarea resurselor necesare.

Cu toate acestea, de multe ori toate eforturile de a întocmi o diagramă a resurselor și a ocupării forței de muncă sunt în zadar. Conectând GTD cu dezvoltarea de software, Robert Peake, evanghelist GTD și CTO al firmei de consultanță a lui David Allen, care a condus proiecte tehnice și înțelege subiectul, precum și CEO-ul, a avut o rescriere grozavă pe diagrama Gantt:

„Am văzut atât de mult timp, energie și bani intră în diagrame Gantt complexe care sunt distruse la prima pocnire a degetelor unui director. Orice companie care se bazează pe codurile de prioritate ABC și pe frâiele strânse pentru ca programatorii să rămână în fruntea dezvoltării de software va avea o amară dezamăgire.”

De asemenea, dezvăluie esența conceptului. Cert este că vizează nu atât planificarea, cât capacitatea de a reveni la punctul de eșec. Să explicăm mai detaliat. În viața oricărei persoane și a oricărei echipe, există momente în care acestea se abat de la obiectivele propuse și toate activitățile se cufundă în haos. Acest lucru se poate întâmpla atât din motive externe, cât și din motive legate de influențele interne individuale: o schimbare temporară în cursul dezvoltării proiectului, apariția unui nou investitor cu o nouă viziune, o pauză pentru munca suplimentară (de exemplu, pregătirea pentru un expoziţie). Sarcina GTD într-o echipă este să revină cu ușurință la punctul în care a fost necesar să se abată de la planul de lucru și să continue să funcționeze ca înainte.

„Partea de curățare a minții a GTD este suficient de simplă încât David (Allen) se referă adesea la ea ca un fel de descărcare de memorie pentru „RAM mentală”. Este ca și cum ai verifica periodic cu propriul tău creier pentru a vedea ce îți reține atenția, îl scoți și uită-te la el. Este ca și cum ai alcătui aceste liste de oportunități (proiecte și pași următori) care servesc drept plasă de siguranță pentru a te asigura că tot ceea ce faci este făcut corect și combinat cu regula celor două minute (dacă poți face ceva în mai puțin decât în 2 minute, fă-o - aprox. per.) și gândirea concentrată pe următoarea acțiune, îți oferă o imagine statică a stării tale de lucru, cu care te poți întoarce cu ușurință la punctul în care ai întrerupt.

Există patru activități principale în echipa de dezvoltare, care ele însele acționează ca elemente ale echipei GTD.

1. Testarea regresiei - sunt testate secțiunile deja fixe ale codului sursă, precum și funcționalitatea funcționalității asociate codului modificat. Ca parte a programării extreme, ilustrează GTD în termeni de repetabilitate, revizuire și lipsă de ambiguitate a acțiunii.


2. Lucrul cu documentația - crearea și testarea documentației vă permite să transferați doar cunoștințe și sarcini importante pe hârtie. Nici utilizatorii, nici testerii, nici dezvoltatorii nu trebuie să le țină cont - dacă este necesar, puteți să vă referiți la documentație și să clarificați un punct neclar sau să găsiți un răspuns la o întrebare despre funcționarea programului.


3. Refactorizarea codului este procesul de îmbunătățire a codului fără modificarea funcționalității. Adepții programării extreme efectuează refactorizare periodică pentru a îmbunătăți performanța programului, înțelegerea acestuia și lizibilitatea codului. Există companii și echipe care evită refactorizarea. În cele mai multe cazuri, acest lucru se datorează temerii că modificările codului vor duce la o blocare a sistemului. De regulă, această abordare duce la rigiditatea și învechirea programului.


4. Brainstorming. Un proces care are loc într-o formă sau alta în orice echipă. Aceasta este doar o colecție de informații și idei. Hărțile mentale asociative pot fi create și în timpul și după brainstorming.

În cele mai multe cazuri, un programator la locul de muncă îndeplinește mult mai multe sarcini decât doar scrierea codului. Mai mult, cu cât are mai multă experiență și calificări, cu atât îi sunt atribuite sarcini mai eterogene. La un moment dat, apare o criză atunci când îndatoririle și obligațiile încep să împovăreze angajatul și să-i reducă semnificativ productivitatea. Evident, acest lucru poate și trebuie să fie combătut, și nu cu metode directive și măsuri represive, ci cu ajutorul GTD, care vizează o schimbare evolutivă a modului de abordare a muncii. Numeroase recenzii ale celor care au încercat această metodă spun despre dificultăți semnificative la început și un succes nu mai puțin semnificativ la sfârșitul procesului. La urma urmei, ei spun că este nevoie de 21 de zile pentru a forma un obicei. De ce să nu încerci?

P.S.: Ascultă gratuit discursul online al autorului metodei GTD-ul lui David Allen și tu îi poți adresa întrebări în timpul conferinței17 noiembrie (marți) la 19:15 ora Moscovei. El va vorbi despre abordarea GTD de a aborda supraîncărcarea de informații și va împărtăși cele mai recente cercetări privind productivitatea umană.

Conform celui mai recent Productivity Scan by Life Architect, aplicarea metodologiei GTD poate crește productivitatea și eficiența personală cu cel puțin 20%.

GTD® sa dovedit a fi eficient atât pentru uz personal, cât și pentru organizațiile care operează într-o mare varietate de industrii. Este folosit cu succes atât de top management, cât și de noii angajați ai companiilor incluse în top-50 Fortune.

Te gândești de mult să citești o carte despre productivitate, să-ți planifici timpul cu competență?Cartea, despre care se va discuta astăzi, vă va îmbogăți nu numai cu informații noi, ci va da și un real impuls acțiunii. Autor David Allen. Productivitatea fără stres este posibilă cu SISTEMUL GTD susține autorul. Această carte este BUNĂ PENTRU TOȚI cei care au nevoie să-și pună în ordine treburile, atât la locul de muncă, cât și în viața personală.

David Allen, în cartea sa Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity, oferă un sistem unic de organizare a lucrurilor.

Acesta nu este un management clasic al timpului, ci un sistem pentru finalizarea tuturor cazurilor - Obținerea lucrurilor (GTD).

• Ce să faci dacă nu ai timp să faci nimic, nervii tăi sunt la limită, te apuci de un lucru sau altul, dar mereu scapi ceva important?
• Cum să fii mai eficient în afaceri, dar în același timp să te relaxezi?
• Cum să „frânezi” rutina?
• Cum să înveți să separă lucrurile minore de cele importante și să stabilești obiectivele corect, să distribui prioritățile?
• Cum să lucrezi cu informațiile și sarcinile primite?

Găsiți răspunsuri la toate aceste întrebări și multe altele în cartea lui David Allen Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity.

O nouă versiune a cărții (2015), revizuită ținând cont de realitățile de astăzi din lumea tehnologiei informației.

Instrumentele simple prezentate în această carte nu numai că vă ajută să obțineți eficiență, dar vă învață și cum să nu vă supraîncărcați creierul cu diverse distrageri și gânduri.

S-au spus multe despre obiceiuri și aici, pentru că pentru a implementa sistemul GTD în practică, trebuie

David Allen. Productivitate fără stres pentru toată lumea

Ideea principală a cărții:

Descarcă-ți creierul. Claritatea conștiinței și ordinea gândurilor - asta este ceea ce este important pentru concentrare și productivitate deplină.

Nu mai puneți gânduri unul peste altul, să le mestecați, să vă întoarceți constant la ele și, ca urmare, să nu luați nicio decizie.

Ce sa fac?

Pentru a face acest lucru, trebuie să „transferiți” listele din cap pe un mediu extern. Când creierul încetează să mai păstreze aceste date, va înceta să se mai îngrijoreze și se va putea concentra asupra executării imediate a sarcinilor.

Gândurile vor roi constant în capul tău ca albinele neliniştite până când îşi vor găsi stupul. Când capul este plin de gânduri diferite, despre ce fel de productivitate putem vorbi?

Regula principală de la David Allen - orice gând ar trebui să fie notat, plasat pe raftul căsuței de e-mail.

„Inbox” reprezintă toate ideile primite, chitanțele, mementourile, notele de întâlnire etc.

Cartea conține un algoritm clar pentru lucrul cu aceste informații.

Ca urmare a.

Acesta este un model al metodei naturale de planificare.

Luând o decizie

Ce sa fac?

1. Gândiți-vă la o soluție, urmând diagrama:

• de ce am nevoie de el;
• ce rezultat am nevoie (ce ar trebui să se întâmple);
• imaginează-ți succesul.

2. În continuare brainstorming, generarea de idei axate pe rezultatul dorit. Ideile trebuie notate, nu evaluate imediat pentru adecvare, și anume, notați tot ce vă vine în minte. Cantitatea contează aici, nu calitatea.

3. Apoi alegem cele mai bune idei, grupează-le și organizează-le într-o singură schemă. Este posibil într-o versiune scrisă de mână pur și simplu pe hârtie sau într-un serviciu, cum ar fi Xmind.

4. Determinați următoarea acțiune specifică pentru fiecare idee.

5. Facem.

Mintea ta parcurge cinci pași pentru a finaliza aproape orice sarcină: definirea unui obiectiv și cum să-l atingi, vizualizarea rezultatului, brainstorming, organizarea deciziilor primite și determinarea următoarelor acțiuni. — David Allen

Metodologia GTD și David Allen - productivitate și semnificație în orice!

Metodologia GTD - Instruire reală pentru aceștia, nu este doar organizarea și planificarea lucrurilor, creșterea productivității și productivității, ci și decizie fundamentală cum să îndeplinești toate sarcinile în mod semnificativ, menținând în același timp (și acest lucru este important!) bunăstarea psihologică. În plus, acest lucru se aplică nu numai muncii, ci și vieții personale.

Oricine poate aplica această tehnică.

Cartea în sine constă din trei părți.

Prima parte este o scurtă prezentare generală a sistemului, precum și o explicație a unicității și relevanței acestuia.

În partea a doua- principiile sistemului, precum și aplicarea lor pas cu pas în viața de zi cu zi.

A treia parte- acestea sunt rezultatele care pot fi obținute dacă implementați acest sistem în viața personală și în muncă.

Sistemul GTD este strâns legat de .Și ei, așa cum au demonstrat deja oamenii de știință, pot fi instruiți și îmbunătățiți.

Una dintre modalitățile disponibile de a ANTRENA CREIERUL, de a-și menține funcționarea și dezvoltarea normală sunt simulatoarele de creier. Poti studia GRATUIT >>>service wikium echipamente de exerciții gratuite

Funcțiile cognitive (cognitive) includ: memoria, gândirea, atenția, percepția, intelectul, vorbirea.

Toate abilitățile de mai sus sunt asociate cu activitatea creierului. Prin urmare, cu o dezvoltare insuficientă a creierului, cu disfuncționalități în activitatea sa calitatea funcţiilor cognitive scade. O scădere vizibilă a calității se numește tulburări cognitive (tulburări).

Deficiența cognitivă afectează negativ realizările unei persoane în diferite domenii ale vieții sale: de zi cu zi, casnic, educațional, profesional, social.

De aceea este important să-ți antrenezi creierul, și la orice vârstă.

David Allen - productivitate prin inferență personală

Remarcabilitatea cărții constă și în faptul că nu există doar concluzii și formulări seci prezentate de autor, ci și o mulțime de exemple „vii”.

Ce înseamnă?

Esența metodologiei sale GTDDavid Allen dezvăluie și demonstrează de exemplu, situații, întâlniri și consultări cu clienții lor.

Arată problemele oamenilor, companiilor, își expune greșelile și schimbă radical situația în bine, arătând cum funcționează cu adevărat tehnica de management al timpului Obținerea lucrurilor (GTD) ajută și învață să trăiești fără stres.

Cel mai curios paradox este că conștiința umană se descurcă bine cu generarea de gânduri noi, dar cu păstrarea celor vechi eșuează adesea. Prea des uităm chiar și informații simple - de exemplu, să cumpărăm ceva dintr-un magazin sau unde punem cheile. Sunteți familiarizat cu asta? Ei bine, nu ești singur. Și dacă uităm chiar și lucruri atât de simple, atunci ce putem spune despre îndeplinirea sarcinilor și productivitatea personală ridicată.

La Goalton.com, în domeniul nostru de lucru, punem o mare valoare oricărei metode de creștere a productivității personale și a echipei. A devenit o normă pentru noi să căutăm și să testăm constant atât cele mai noi metode din acest domeniu, cât și pe cele vechi destul de bine promovate. Și astăzi vrem să vorbim despre nuanțele, avantajele și dezavantajele pe care le-am experimentat noi înșine folosind abordarea GTD. Ca de obicei, experții noștri au făcut cea mai concentrată strângere pentru tine, astfel încât până la sfârșitul articolului să fii destul de familiarizat cu această problemă și să poți deveni măcar puțin mai eficient.

Ideea principală

Deci, esența metodei GTD se bazează pe postulatul de bază că este dificil pentru o persoană să-și atingă obiectivele dacă capul său este ocupat cu fluxul de informații primite. Există atât de multe gânduri, sarcini și pur și simplu distrageri externe în viața noastră încât poate fi extrem de dificil să ne concentrăm asupra principalului lucru. Prin urmare, David Allen a sugerat să nu păstrați o cantitate mare de informații în cap, ci să vă eliberați mintea pentru munca directă și să încercați să transferați toate informațiile pe un mediu extern, având în prealabil structurat-o într-un anumit fel.

Influența fluxului de informații primite după D. Allen

Echipa de metodologi de la Goalton.com consideră că acest mod de a privi organizarea muncii este justificat. Pentru oamenii de succes notează-ți gândurile și lista de acțiuni este un fapt incontestabil, și de aceea caietul și jurnalul au devenit de mult simboluri ale oamenilor de afaceri de succes. Primul lucru pe care trebuie să-l faci pentru a face mai mult este să-ți descarci capul. Doar transferați roiul de albine de sarcini din capul dvs. pe orice mediu extern.

Ultimul deceniu ne-a dat noua runda dezvoltarea computerelor - acestea au devenit în sfârșit cu adevărat personale, ușoare, în miniatură și puteți avea acces la rețeaua globală sau la serviciile cloud de aproape oriunde în lume. Software-ul ușor de utilizat face înregistrarea proiectelor și sarcinilor dvs. simplă și vizuală, indiferent dacă preferați să utilizați hărți mentale sau să creați liste de activități.

Pentru a-ți elibera capul și a nota lucrurile, trebuie doar să instalezi un manager de activități convenabil pentru tine sau să folosești un serviciu cloud, cum ar fi Goalton, Remember the milk, Asana sau Todoist.

Suntem absolut de acord cu autorul cărții GTD că o persoană care tinde spre o productivitate personală ridicată ar trebui să preia controlul deplin asupra gestionării fluxului de lucru. Acest proces constă din mai multe acțiuni succesive - colectarea și prelucrarea datelor, organizarea convenabilă a informațiilor colectate despre proiecte, capacitatea de a face revizuiri periodice și de a lua decizii cu privire la necesitatea anumitor acțiuni. Puțin mai târziu vom reveni asupra acestui proces, dar deocamdată îl vom ilustra cu o diagramă vizuală.

Practica de planificare

După ce descărcați tot ce s-a acumulat în el din cap, trebuie să îl sortați în grămezi. Prin urmare, al doilea postulat al lui Allen pentru planificarea timpului tău se bazează pe așa-numitul model pe șase niveluri de revizuire a muncii tale. De fapt, autorul cărții GTD spune că o persoană ar trebui să fie capabilă să-și privească treburile din ochi de pasăre. Pentru a face acest lucru, el propune să distingem 6 niveluri de perspectiva privirii:

• Afaceri curente
• Proiecte curente
• Gama de sarcini
• Următorii 1-2 ani
• Perspectivă de cinci ani
• Viața ta ca întreg

Metodologia GTD recomandă revizuirea fiecărui nivel la o anumită frecvență pentru a vă prioritiza mai bine sarcinile. Și deși considerăm că această abordare este oarecum simplificată, suntem totuși de acord cu această afirmație. Poate cea mai importantă recomandare a metodologilor Goalton.com în acest sens este aceea întoarceți această listă peste cap și începeți să vă planificați treburile exact cu stabilirea obiectivelor pentru viațăîn general. Este dificil? Si cum! Dar tocmai o astfel de afirmație a întrebării îți dă impuls unei schimbări radicale a vectorului propriei tale dezvoltări. La urma urmei, dacă în fiecare zi te încăpățânezi să faci același lucru, atunci de ce s-ar schimba rezultatul tău?

Un pic despre obiective

Aruncă o privire la tine și încearcă să răspunzi sincer la câteva întrebări - ești mulțumit de viața ta? Este calitatea sa suficient de ridicată? Obosești până la sfârșitul zilei de lucru sau, dimpotrivă, ești alimentat de energie suplimentară? Ți-ar plăcea să faci același lucru în 10 ani? Cum arată pentru tine viața unei persoane ideale?

Aceasta este cu siguranță o viziune mai filozofică asupra vieții tale și necesită o atitudine sănătoasă și imparțială, dar aceasta este viața ta și pentru a experimenta bucuria la capătul drumului, trebuie neapărat să-ți stabilești liniile directoare potrivite. Prin astfel de linii directoare, ne referim la definirea caracteristicilor specifice pe care ar trebui să le aveți. Mai precis, nu doar „tu”, ci „cel mai bun tu”. Odată ce îți dai seama conceptul de „mai bine-te însuți”, vei înțelege imediat că nu vei putea deveni mai bun fără acțiuni speciale.

Etichete și contexte în practică

Dar să revenim la ideile lui David Allen. Cele de mai sus arată ca GTD? Din păcate, doar parțial. Considerăm că metodologia Getting Things Done este mai degrabă reactivă, în timp ce abordarea de planificare pe care o propunem este considerată mai corect proactivă. Care este diferența?

Cert este că abordarea reactivă, după cum sugerează și numele, este o reacție la unele evenimente. În special, metoda GTD promovează foarte activ utilizarea așa-numitelor „contexte”, adică condițiile în care efectuați anumite acțiuni. Există multe tipuri de software în lume care suferă de supraîncărcare de context.

Ce este contextul? Acestea sunt câteva etichete cu care marcați anumite sarcini. De fapt, vorbim despre o metodă de grupare a sarcinilor pe o bază dată. Să explicăm printr-un exemplu simplu – marchezi unele sarcini cu eticheta (context) „Ioan” și când îl întâlnești pe John, discuti despre aceste sarcini cu el. Pare extrem de convenabil, pentru că acum cu siguranță nu vei uita să-i pui nicio întrebare. În mod similar, puteți eticheta sarcini în contextul unei locații geografice, cum ar fi „sediul central” și vă puteți ocupa de anumite sarcini atunci când vă aflați într-un loc numit „birou central”.

Un exemplu de implementare a metodologiei GTD la Goalton.com

De asemenea, puteți crea o grupare separată de cazuri, în funcție de cele disponibile cantitatea de timp liber. De exemplu, în captura de ecran de mai sus, puteți vedea liste de activități defalcate în funcție de durata lor:

• afaceri timp de 5 minute
• afaceri timp de o jumătate de oră
• afaceri timp de 1 oră
• afaceri timp de 3 ore

Acum, dacă aveți o jumătate de oră de timp liber, atunci urmând metoda GTD, trebuie doar să vă uitați la secțiunea „jumătate de oră” corespunzătoare și să alegeți de acolo un lucru pe care îl veți prelua. De exemplu, puteți verifica diapozitivele din prezentarea dvs.

În general, metoda lui D. Allen este extrem de simplă și, prin urmare, are mii de fani în toate colțurile globul. Mai întâi, puneți toate cazurile în Inbox (INBOX) și apoi distribuiți periodic aceste cazuri fie în funcție de contexte de locație, fie de contexte de persoane, fie de disponibilitatea timpului. În foldere separate doar le pui materiale de referinta sau link-uri utile care vă apar. În viitor, vă puteți întoarce oricând la ei pentru a decide dacă trebuie făcut ceva cu ei. Dacă ați atribuit o sarcină unui coleg, atunci pur și simplu transferați-o în folderul „Delegat”.

După cum puteți vedea, aplicarea metodei GTD folosind, de exemplu, Goalton.com este incredibil de ușoară! Și ținând cont de faptul că sistemul are o serie de directoare, cum ar fi agenda de adrese a persoanelor de contact și un calendar încorporat, devine foarte ușor și convenabil să vă gestionați afacerile.

Să vorbim despre dezavantajele GTD

Metoda propusă este ușor de aplicat și oferă într-adevăr rezultate excelente încă din prima zi de utilizare. Dar să-l criticăm puțin pentru a fi obiectivi și a obține o eficiență mai mare în muncă.

Așadar, dacă ești o persoană foarte prost organizată, căreia îi cade totul din mâini, nu ai timp de nimic și uiți mereu să faci ceva important, atunci metoda va fi cu siguranță bună. El vă va pune cu adevărat ordine în treburile și rezultatele vor fi vizibile destul de curând. Dar amintiți-vă că aceasta este o metodă reactivă, adică reacționați la evenimente externe.

LA proactivăÎn metodele la care aderă echipa Goalton.com, locul central este acordat nu contextului, ci Obiectivelor tale (Ing. Goal - scop), indiferent dacă aceste obiective sunt personale sau de serviciu. Cu alte cuvinte, credem că dacă ai identificat un obiectiv important și i-ai atribuit o prioritate sporită, atunci ar trebui să iei sarcini din lista ta și să le duci la bun sfârșit, indiferent de condițiile externe potrivite, dar pornind de la prioritatea lor.

Pentru exemplul de mai sus, asta înseamnă că îl poți suna singur pe John (proactiv) fără a fi nevoie să aștepți până când îl întâlnești întâmplător. În același timp, nu trebuie să discutați cu el toate cazurile marcate „john” - în schimb, discutați doar chestiunea importantă pe care o aveți acum în prioritate și concentrați-vă numai asupra acesteia. Situația este similară cu „biroul central” – de ce să așteptați contextul potrivit? Dacă aveți o sarcină importantă care duce la obiectivul de care aveți nevoie, atunci mergeți la biroul central și rezolvați-vă problemele fără a pierde timpul. Aceasta este diferența dintre abordările reactive și proactive. Întreaga ideologie a sistemului Goalton este subordonată primatului Golurilor și considerăm că gruparea sarcinilor ar trebui realizată tocmai după criterii de proiectare și timp, și nu după etichete și contexte condiționate.

„Etichetele sunt inamicul gândirii structurale. Dăunul etichetelor constă în accesibilitatea lor ușoară și inofensibilitatea exterioară. Adesea arată bine în jurnal și au diverse culori frumoase. Sunt ușor de utilizat și puteți marca orice cu ele. De ce oamenii iubesc etichetele? Pentru că dacă nu există etichete în sistem, atunci trebuie să te gândești. Gândiți-vă unde să atribuiți aceasta sau acea sarcină, gândiți-vă cum să integrați această sarcină în lanțul general de acțiuni. Gândiți-vă cât de oportună sau adecvată va fi implementarea acestei acțiuni și dacă este o acțiune sau doar un gând. Fără etichete, trebuie să te gândești mult și adesea să-ți transformi ideile în ceva mai practic sau să le abandonezi cu totul. Dar nu acesta este scopul tău? Etichetele sunt obicei prost. Încercați să le refuzați - la început veți fi inconfortabil, dar apoi veți vedea rezultatul.

Evident, David Allen însuși a înțeles că metoda pe care a propus-o, deși bună, nu era perfectă. De aceea și-a dedicat o parte din minunata sa carte „cazurilor atipice” care necesită o gândire și o reflecție mai profundă. Ca urmare, pe lângă metoda orizontală de planificare, metodologia sa a fost completată cu una verticală, în care a inclus astfel de aspecte extrem de importante din punctul nostru de vedere, precum:

• Determinarea obiectivelor
• Crearea unei viziuni
• Brainstorming
• Definirea actiunilor specifice

Pe baza clasificării propuse și a metodelor de stocare a informațiilor, Allen a facilitat foarte mult acest proces, deși l-a prezentat într-o manieră oarecum confuză. Baza confuziei este lipsa unor algoritmi clari și aceeași utilizare notorie a contextelor, pe care autorul nu le-a abandonat niciodată, crezând că permit „să ne facem o idee despre următoarele acțiuni specifice, primind mementourile potrivite la momentul potrivit. și la locul potrivit.” Ei bine, să nu-l judecăm prea aspru pentru asta. În cele din urmă, toți oamenii sunt ușor diferiți unul de celălalt în ceea ce privește psihotipul și caracteristicile de personalitate. Probabil, pentru unii oameni, abordarea reactivă de a face afaceri este cea care se potrivește mai bine.

Încheiând revizuirea metodologiei Getting Done, vreau în continuare să atrag atenția asupra unui punct pozitiv. Autorul metodei a adus poate cea mai valoroasă contribuție la dezvoltarea productivității personale, propunând o schemă destul de simplă și bine structurată de procesare a informațiilor primite. După cum se poate vedea din figură, această schemă descrie un ghid pas cu pas despre ce să faci cu informațiile primite pentru a-ți elibera creierul de la amintirea lor.

Cum să faci lucrurile de la David Allen

Experții noștri sunt în mare măsură de acord cu această schemă și o consideră un instrument excelent pentru persoanele care doresc să obțină rezultate excelente. Cu toate acestea, considerăm că este de datoria noastră să vă avertizăm că schema conține un defect foarte important cu care echipa Goalton.com nu este puternic de acord. Cert este că schema are o ramură logică care implică nevoia de a acorda prioritate sarcinilor mici. „Durează mai puțin de 2 minute? - fă-o imediat” - acesta este motto-ul GTD. Înțelegem după ce s-a ghidat Allen când a introdus acest element - a vrut să salveze oamenii de sarcini mici care uneori se învârt deranjant în creierul tău. Totuși, ar putea fi și o mare bombă aici.

În articolul nostru despre Principiul Unicului Lucru, am acoperit în detaliu probleme legate de concentrare, concentrare și voință. Este puterea de voință care ne permite să facem lucrul ales, împiedicându-ne să încercăm să trecem la altceva. Dar înîn timpul zilei, voința, precum și energia ta mentală, sunt epuizate. Deci, are sens să le cheltuiți pe cutii mici de două minute? Credem că nu. În niciun caz nu vă începeți ziua cu a face ordine în lucrurile mărunte - începeți întotdeauna ziua de lucru cu sarcina principală!

Faptul este că, pe lângă determinarea a ceea ce ar trebui să faci în principiu, CUM anume vei lucra la sarcină este, de asemenea, foarte important. Majoritate cercetare științifică spune fără ambiguitate că cel mai mare dușman al omului este al lui incapacitatea de a se concentra asupra unei sarcini. Apropo, celor care sunt interesați de acest aspect anume, recomandăm să citiți despre tehnicile de tomate. Credem cu sinceritate că abilitatea (și abilitățile dobândite, obiceiul) de a lucra la o anumită sarcină pentru o anumită perioadă de timp fără a fi distras de nimic altceva este esențială pentru succes. Cu toate acestea, având în vedere instrucțiunea GTD care vă spune să faceți mai întâi sarcini scurte, riscați să faceți doar acele sarcini scurte toată ziua.

S-ar putea întreba: ce e în neregulă cu asta? În primul rând, ceea ce ți s-a părut scurt la început poate dura de fapt o perioadă considerabilă de timp. În al doilea rând, sarcinile importante (adică cele care au o prioritate mare datorită valorii lor) trebuie făcute mai întâi, și nu scurte. În al treilea rând, rezerva de energie a oricărei persoane este limitată, ceea ce înseamnă că, făcând zece sarcini scurte, îți poți cheltui toată puterea și inspirația asupra lor. Și nu uitați că schimbarea între sarcini este, de asemenea, o parte consumatoare de energie din activitatea creierului dumneavoastră. Am vorbit în detaliu despre costul comutării între sarcini și pericolele multitasking-ului într-un articol anterior.

Descoperirile noastre

GTD (Getting Things Done) este un sistem de productivitate și o carte cu același nume a antrenorului de afaceri David Allen. Scopul principal este să ai timp să faci ceea ce este necesar, dar să aloci mai mult timp la ceea ce îți face plăcere.

Adesea, Getting Things Done este tradus în rusă prin „puneți lucrurile în ordine”, deși ar fi mai corect să „aduceți lucrurile până la capăt”. De acord, este mai important să nu introduci sarcini pe liste, ci să le finalizezi. Doar pentru asta trebuie să faci liste, să stabilești prioritățile și să vină cu un program.

Și de ce este nevoie?

Lucrând pe principiile GTD, vă va fi mai ușor să vă gestionați afacerile. La urma urmei, principalul avantaj al acestei tehnici este că informațiile despre toate sarcinile tale sunt concentrate într-un singur loc, astfel încât să poți trece de la un lucru la altul fără ezitare.

Care este diferența dintre GTD și lista de sarcini?

În listă, de obicei reparăm doar cele mai importante lucruri și nu notăm sarcinile minore mai puțin semnificative. Și degeaba. Îți derulează în cap, distrag atenția de la muncă, iar eficiența ta scade. Unul dintre principiile principale ale GTD este de a surprinde absolut totul. Așa că poți să-ți descarci creierul și să-i folosești toate resursele pentru muncă.

Este acest sistem potrivit pentru mine?

GTD este relevant pentru oameni de diferite profesii, vârstă și statut social. David Allen, care a formulat principiile sistemului, a condus cursuri pentru astronauții ISS, muzicieni rock și lideri ai marilor companii.

La fel ca David Allen într-un interviu cu Lifehacker, sistemul poate fi la fel de eficient sau la fel de inutil atât pentru un adolescent, cât și pentru un CEO al unei companii mari. Trebuie să ai o anumită mentalitate, cum ar fi să te angajezi în sistematizare și planificare.

Bine, deci ce trebuie făcut mai exact?

Nu există reguli stricte în sistemul GTD. Dar acolo este principii de baza lucrări:

1. Adunați informații și înregistrați totul. Notează sarcinile, ideile, sarcinile repetitive într-un caiet sau aplicație. În același timp, lista ar trebui să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să nu puteți spune: „Voi adăuga asta mai târziu”. Chiar și cel mai mic și mai nesemnificativ lucru trebuie notat dacă nu o faci chiar acum.
2. Scrieți explicații. Nu ar trebui să existe sarcini precum „Pregătiți-vă pentru vacanță”. Împărțiți cazurile mari în acțiuni specifice, fezabile (trimiteți astfel de documente la centrul de vize, cumpărați un prosop și ochelari de soare, descărcați hărți pe telefon). Cu o listă obișnuită de lucruri de făcut, petrecem mai mult timp transcriind decât făcând-o. Și da, dacă poți delega, delega.
3. Stabilește-ți prioritățile. Pentru fiecare articol din listă, introduceți o anumită dată și interval de timp. Adăugați mementouri dacă este necesar. De fapt, aceasta este lucru atât cu lista, cât și cu calendarul. În această etapă, ar trebui să ai încredere că cu siguranță nu vei uita nimic.
4. Actualizează liste. Listele de activități devin rapid depășite: ceva își pierde relevanța, ceva este transferat în viitor. Sistemul trebuie să funcționeze pentru tine. Așa că asigurați-vă că aveți întotdeauna o listă de acțiuni specifice, astfel încât să puteți ajunge la lucru fără întârziere.
5. Ia măsuri. Când totul este organizat, puteți începe să vă duceți la îndeplinire planul. Selectați un caz din categoria potrivită, vedeți ce acțiuni specifice vă sunt necesare și lucrați. Așa că poți realiza proiecte mari.

Trebuie să puneți totul pe o singură listă?

Nu, e mai bine să faci mai multe, dar păstrează-le într-un singur loc. De exemplu, păstrați mai multe liste pentru fiecare proiect de lucru, liste de activități casnice, liste de studiu, liste de idei și proiecte posibile în viitor - atâta timp cât imaginația dvs. este suficientă.

Există instrumente speciale?

Din aplicații și servicii web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, orice bloc de note sau un fișier obișnuit din Google Docs va fi potrivit. Dacă ești obișnuit să iei notițe pe hârtie, o poți folosi.

Există fani ai sistemului de fișiere. Un folder comun este creat pe desktop, acesta conține mai multe tematice și fiecare conține listele corespunzătoare și materialele necesare.

În general, alegeți ceea ce este convenabil pentru dvs.

Cerința principală: instrumentul ar trebui să fie întotdeauna la îndemână, astfel încât să puteți transfera sarcina din cap pe hârtie sau pe aplicație. De exemplu, când șeful tău vine la tine și îți atribuie o nouă sarcină, în timp ce lucrezi la altceva.

Cum să obțineți mai multă valoare de la GTD?

Orice sistem de productivitate nu va funcționa dacă este aplicat orbește. Pentru a profita la maximum, personalizați-l pentru dvs. și apoi totul va funcționa.

Și da, niciun sistem nu poate face totul pentru tine, așa că nu te lăsa prea dus de a face liste, nu uita să acționezi. GTD este un instrument care te ajută să scapi de stres și să nu uiți niciodată nimic. Dar cum îți gestionezi timpul depinde de tine.