Put do produktivnosti i mira uz GTD

Materijal se objavljuje uz manje redukcije.

Završavanje stvari iliGTD doslovno znači "obavljanje stvari." U sljedećem materijalu, radi praktičnosti, uglavnom ćemo koristiti američku skraćenicu GTD, koja se često koristi u materijalima na ruskom jeziku o ovom sistemu. - cca. ed.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koja je osvojila svijet od kada je prvi put predstavljena 2001. godine. Kreirao ga je David Allen nakon godina istraživanja i prakse u području tehnika poboljšanja performansi. GTD je i danas popularan širom svijeta. Ako ste novi u GTD-u, ovaj vodič će vas upoznati s osnovnim principima.

Šta je GTD?

Dovršavanje stvari (skraćeno GTD) je mnogo više od običnog načina da se stvari završe. Ovo je osnova za organiziranje i praćenje zadataka, zahvaljujući kojima ih možete poređati na način da ćete točno znati što je potrebno za postizanje rezultata.

GTD vas prisiljava da zadacima dodate kontekst i strukturu, stvarajući tako prostor za rad na njima.

"Vaš um je dizajniran da razmišlja o idejama, a ne da ih drži na umu" - David Allen

Osnovni koncept GTD-a je da je vaš mozak odličan u generiranju novih ideja, ali mu je teško zadržati ih u pamćenju. Recimo, on se seti da sledeće nedelje treba da kupite poklon za mamin rođendan, ali umesto da vas podseti na to kada prođete pored omiljene radnje, on samo šalje osećaj da biste trebali nešto da kupite... nekome. ..

Kada se pravilno koristi, GTD je solidan sistem koji vam pomaže da organizujete svoje nejasne ideje, hirove, inspiracije i kasnonoćna razmišljanja i pretvorite ih u akciju. Ideja je da kada jednom vjerujete svom sistemu, vaš mozak će prestati pokušavati pratiti sve, smanjujući tako stres i oslobađajući resurse za produktivnije stvari. Zvuči neverovatno, zar ne?

Kako funkcionira GTD?

GTD se oslanja na niz lista koje koristite da organizujete sve što vam padne na pamet. Da biste implementirali GTD, morate uhvatiti i obraditi dolazne "stvari" u 5 koraka.

Fiksacija: Sakupite ono što vam privlači pažnju. Sve što vam je pred očima i čini se važnim, od pisama koja zahtijevaju akciju do briljantnih ideja koje vam padaju u dušu. Možete koristiti laptop, aplikaciju na pametnom telefonu ili čak namjensku ličnu e-poštu. Šta volite, šta trebate zapamtiti za posao - zapišite. Pobrinite se da redovno provjeravate inbox.

Pojašnjenje: obradi ulazni materijal postavljanjem njegove vrijednosti. Zapitajte se da li je to nešto što treba učiniti. Ovo je veoma brz korak koji morate redovno preduzimati. U nastavku ću pokazati kako brzo obraditi dolazne podatke koristeći jednostavno stablo odlučivanja.

Naručivanje: postavite unos u odgovarajuće područje. Označite kao pozadinske informacije, dodajte u svoj kalendar, aplikaciju za upravljanje zadacima ili ga jednostavno premjestite u smeće. Ovdje također možete dodati "kontekst". O ovome ću govoriti kasnije, ali ukratko, konteksti su način označavanja zadataka na osnovu osobe, mjesta ili stvari koje trebate učiniti. "Ured" ili "kuća" su uobičajeni konteksti lokacije. "Telefon" ili "E-pošta" su uobičajeni konteksti.

Refleksija: procijenimo dolazne podatke. Pregledajte svoje liste – svaku od njih – i izvršite prilagođavanja ako je potrebno. Uradite sedmični pregled da očistite svoje liste i um. Ako ne razmišljate redovno, stvari se gomilaju i cijeli sistem se kvari.

Interakcija O: Samo uradi to. Ovaj korak je najlakši od svih ako ste dobro postavili svoj sistem! Ako redovno slijedite prva 4 koraka, onda ste 100% sigurni da su stvari na vašoj listi ono što trebate učiniti kako biste trajno napredovali ka svojim ciljevima.

Vaše liste su navedene u nastavku: inbox», « Sljedeći akcije», « na čekanju», « Projekti" i " Jednog dana". Ove liste čine osnovu GTD sistema. Svaka stavka kojoj je potrebna vaša pažnja ide u prijemno sanduče, a zatim prelazi na druge liste s koracima pojašnjenja I racionalizacija. Način na koji obrađujete i sortirate ove liste određuje na koje stvari postupate, a na šta ne.

Snimanje - snimajte sve

inbox- mjesto gdje se skuplja sve što popravite. To je poštansko sanduče vašeg mozga — e-poruke, telefonski pozivi, ideje koje su vam pale na pamet tokom putovanja na posao, zahtjevi nekoga da sjedite vikendom... sve. Neki ljudi koriste laptop za snimanje, drugi koriste aplikacije ili uređaj za snimanje. Nije bitno šta koristite ili koliko ih imate (možete imati više sandučića). Jedina važna stvar je da imate mjesto gdje možete uhvatiti ideje bez obzira gdje se nalazite.

Kada prvi put počnete koristiti GTD, trebali biste snimiti sve što vam je na umu ili razbacano kroz život. Zapišite sve što trebate ili želite da uradite, sve što vam je bilo na umu u proteklih nekoliko dana ili sedmica. Na GTD jeziku se zovu " otvorene petlje». otvorene petlje- to su stvari koje vam stoje u pozadini, čega se sećate kada ne možete da zaspite u četiri ujutru, sve ono što vas stalno muči. Ovo je vaša prilika da zatvorite te petlje i dozvolite im da prestanu zauzimati prostor u vašoj glavi. Dodajte sve u inbox.

Pročistite i organizirajte - obradite svoju pristiglu poštu

Ovo je ključ za rad cijelog sistema. Nakon što snimite sve svoje misli, njihova obrada će biti vaš sljedeći korak. Ovdje proučavate sve što ste snimili, a zatim to precizirate i organizirate. Možda će vam trebati neko vrijeme da prođete kroz sve što ste dodali na listu nakon prve ideje, ali kada završite, mnogo je lakše pratiti. Što češće radite na tome, manje je truda.

Pa kako se zapravo nosite sa svojim dolazni? Evo korisnog stabla odlučivanja koje će vam pomoći:

Nova stvar. Akcija? Ne -> u korpu/listu "jednog dana". Da -> sljedeća stavka. U jednom koraku? Ne-> projektu. Da -> sljedeća stavka. Više od dva minuta? Ne-> uradi to! Da->sljedeća stavka. Za mene? Ne->čekaj do... Da->sljedeća stavka. Do određenog datuma? Ne->Dodaj sljedećim radnjama Da->U kalendar

Mnogo je lakše nego što izgleda, obećavam!

Obrađujete novu stavku u svom prijemnom sandučetu postavljajući sebi niz pitanja o njoj:

Je li to akcija?

Da li se to radi u jednom koraku?

Hoće li potrajati više od 2 minute?

Da li da to uradim ili mogu da prenesem na nekog drugog?

Da li to treba da se uradi na određeni datum ili vreme?

To je sve. Vaš odgovor određuje na koju listu će se dodati vaša stavka. Ako nije dodat na listu, uradite to odmah, ili ga odgodite ili izbrišite.

Je li to akcija?

To znači da li trebate nešto učiniti da uklonite unos sa liste. Ako ne, onda biste ga trebali premjestiti na jedno od tri mjesta: smeće, veze ili lista "jednog dana". Stvari koje ne zahtijevaju vašu pažnju odlaze u smeće.

Stvari koje su korisne ili informativne, ali ne zahtijevaju nikakvu radnju (poput recepta koji želite da zadržite ili informativnog članka koji bi vam jednog dana mogao zatrebati) treba poslati na odgovarajuće mjesto kao vezu.

Konačno, ako nešto može zahtijevati akciju jednog dana, ali ne sada, dodaje se na listu "jednog dana". Ovo su stvari koje želite da zapamtite, ali nemojte njima zatrpati svoju listu "sljedećih radnji". Stvari poput "Učite japanski" ili "Napišite knjigu" možete pronaći ovdje.

Da li se to radi u više koraka?

U GTD' projekat' je sve što zahtijeva više od jedne radnje. Kada je vaša lista inbox» sadrži više povezanih zadataka, kreirajte poseban projekat upravljati njima. Dodajte naziv projekta kao stavku na svoju listu projekata i odaberite jednu radnju sa te liste koju želite dodati na svoju sljedeću listu radnji.

Koliko će vremena trebati da se završi?

Ako se nešto može učiniti za 2 minute ili manje, trebali biste to učiniti odmah. Ideja je da ako je potrebno manje vremena, onda je lakše to učiniti sami nego delegirati ili odgoditi. Ovo uključuje slanje korisne e-pošte kolegi ili slanje smiješne poruke o mačkama vašoj mami.

Ako traje više od 2 minute, trebali biste saznati možete li to učiniti sami ili biste to trebali prenijeti nekom drugom.

Može li neko drugi to učiniti?

Ako možete lako delegirati stvar nekom drugom, učinite to. Ako želite da kreirate podsjetnik da to učinite kasnije, trebali biste dodati stavku na listu na čekanju .... Stvari koje možete dodati na listu čekanja uključuju stvari koje su blokirane iz bilo kojeg razloga - potreban vam je odgovor na poslanu e-poštu prije nego što nastavite ili čekate isporuku. Uvijek zabilježite datum kada je stavka dodana na ovu listu kako biste mogli pratiti pravo vrijeme.

Ako nešto ne možete delegirati, morate to dodati ili u svoj kalendar ili u svoju sljedeću listu obaveza, po mogućnosti s oznakom konteksta.

Da li to treba da se uradi na određeni datum ili vreme?

Ako nešto ima određeni datum ili vrijeme, trebali biste to dodati u svoj kalendar. Ovo uključuje stvari kao što su posjete stomatologu, termini i letovi. Nemojte uključivati ​​ništa što želite da završite određenog dana, samo stvari koje treba da se uradi. Kao rezultat toga, vaš kalendar će biti bez nereda, što ga čini korisnijim.

Ako nešto zahtijeva od vas da preduzmete radnju, ali nema određeni datum, trebali biste to dodati na svoju sljedeću listu radnji. Sadrži radnje koje treba poduzeti što je prije moguće. Sve na ovoj listi trebalo bi da bude fizička, vidljiva radnja—pošalji e-poruku Johnu o rezervaciji mjesta za zabavu, a ne "planiraj zabavu". Ovo je najvažnije pravilo u GTD-u.

Označavanje nečega kao fizičke, vidljive radnje snižava barijeru da započnete zadatak. Što se tiče mentalnog napora, mnogo je lakše "nazvati Dženifer da rezerviše dadilju za četvrtak uveče" nego "dogovoriti posetu dadilje", iako je to tehnički ista stvar.

U idealnom slučaju, trebali biste dodati oznaku konteksta stavkama na vašoj sljedećoj listi radnji. Oznaka konteksta vam govori gdje trebate biti, koji alati su vam potrebni i/ili ko vam je potreban da dovršite zadatak. Primjeri kontekstnih oznaka su "kupovina", "na poslu", "sa djecom", "telefon" ili "kompjuter". Drugi konteksti koje biste mogli koristiti uključuju vrijeme koje imate, koliko energije imate ili prioritet.

Ako možete vidjeti svoju sljedeću listu obaveza sortiranu po kontekstu, onda možete lako provjeriti listu stvari koje treba obaviti "na poslu" ili "u trgovini".

Refleksija - sedmični pregled

Imperativ je da sedmični pregled svega na svakoj od vaših lista. U svojoj knjizi, David Allen kaže da je sedmični pregled "kritičan faktor uspjeha". Zašto? Jednostavno je: što duže pustite da se stvari skupljaju u vašem sandučetu, to će biti teže riješiti se sa svime. Rukovanje samo 15 ulaza je mnogo lakše nego rukovanje sa 50 ili 500!

Redovan rad sa vašim listama je ono što održava sistem u radu ili ga kvari. Ako to ne učinite, sve počinje da curi. Zaboravili ste dodati nešto na sljedeću listu radnji ili ste zaboravili ukloniti stvari koje više ne bi trebale biti na listi.

Evo nekoliko stvari koje biste trebali provjeriti svaki put:

• Svaki projekat mora imati sljedeću radnju.

Svaka stavka na vašoj sljedećoj listi akcija trebala bi biti nešto što želite učiniti sljedeće sedmice. Ako ne, premjestite ga na svoju listu jednog dana ili ga u potpunosti uklonite!

Možda će se nešto na vašoj listi jednog dana premjestiti na vašu sljedeću listu akcija. Ura!

Bonus Poeni. Dok pretražujete, možete koristiti i "liste okidača" da biste lakše zapamtili otvorene petlje koje ste možda zaboravili dodati u prijemno sanduče. Lista okidača je samo lista riječi koje vas "pokreću" da zapamtite stvari. Za posao možete postaviti listu poput ove: “šef, kolega, nedovršeni projekti, ljudi koji čekaju moj odgovor…”, za kuću: “ zadaća, kućni ljubimci, djeca, partner..”, za predmete koje učite ili za hobije.

Vrijeme je da postignete svoje ciljeve!

Phew! Vaš sistem je pokrenut i radi, postajete ugodniji za rukovanje inbox-om i počeli ste da radite stvari na svojoj listi kao profesionalac. Sjajno!

Osjetite mir koji steknete stvaranjem sistema koji vam daje 100% povjerenje u provedbu planova.

Otkriću vam neke tajne efikasnosti u životu i poslu...

Mala varalica o tome kako se nositi sa stvarima i početi živjeti efikasno!

David Allen vas lično poziva na trening u Moskvu. Moram reći da su njegove knjige prodate u preko 2 miliona primjeraka!
I njegov sistem zaista radi!

Vaš život više nikada neće biti isti kada upoznate GTD sistem!
Sjećam se da sam bio veoma impresioniran nastupom Davida Allena!

Hvatamo se za hiljadu stvari, pokušavajući usput ne zaboraviti na kućne sitnice, često zaboravljamo na cilj, ali pamtimo neminovno približavanje rokova.

Ponekad strah od lavine zadataka doslovno parališe mozak i dolazi do apatije, odlaganja i depresije. Rad u takvim trenucima ide sporo, čini se da čak i kursor miša jedva puzi po monitoru.

Ova situacija je tim opasnija što osoba više radi u timu, posebno kada je u pitanju razvojni tim.

Ideja da pozovete na našu konferencijuDavid Allen je bio neočekivan, ali ne i slučajan. Lični, na prvi pogled, koncept GTD-a, daje dobre preporuke za svakog programera pojedinačno i razvojni proces u cjelini. svakako, GTD metoda nije toliko "naoštren" za proces razvoja softvera kao agilni, ali je ipak u stanju da ga dopuni ili postane prvi korak ka prelasku tima na agilnu metodologiju razvoja. Šta je to, GTD za programera?

Podijelimo primjenu GTD principa u razvoju u dva bloka: lični, kada je u pitanju pojedinac, i tim, kada je u pitanju kompanija ili grupa programera. Generalno, principi su isti, ali ih je mnogo teže implementirati u timu, jer će biti zagarantovane sabotaže i otpora zaposlenih ili vođe tima.

Nijedan čovek nije ostrvo

Jedan od temelja GTD metode je princip premještanja zadataka iz memorije osobe na vanjski izvor. Tako ljudski mozak prestaje da brine o tome da ima na umu sve planove, od beznačajnih do globalnih, i počinje da se koncentriše na zadatke koji su zaista važni u ovom trenutku i njihovu realizaciju. Neko kaže da se GTD metoda može efikasno koristiti za oslobađanje ličnog prostora i pronalaženje balansa između posla i, na primjer, hobija ili porodice. Međutim, sa stanovišta praktičnog programera, GTD je prije svega potreban za održavanje ravnoteže između posla i ... rada.

Programeri, sistemski arhitekti i projektni menadžeri kontinuirano rade na više prioriteta, zadataka ili projekata. Često okolnosti isključuju održavanje jednog zadatka, tako da morate biti u mogućnosti da se brzo reorganizirate. Takvo bacanje s projekta na projekat često generiše stres, ali ne onaj koji proizilazi iz nevoljenog posla, već stres kao fiziološku i emocionalnu pojavu. Što je nivo anksioznosti veći, to je teže nositi se sa zadacima. Ovdje dolazi GTD.

Postavljanje filtera na listi obaveza

Prije svega, trebate postaviti ograničenja odabirom glavnog među svim zadacima. Ostavljanjem glavne stvari oslobađate vrijeme i energiju i stvarate zamah za akciju uz mnogo manje truda nego kada sve male stvari držite u glavi. Postoji rutina, postoje važni projekti, postoje planovi za budućnost. Istovremeno, u svim ovim kategorijama postoji jedna važna stvar. Da biste ga odabrali, potrebno je izvršiti nekoliko koraka:

• odaberite započete, ali nedovršene zadatke;


• izabrati slučajeve koji izazivaju najveću zabrinutost;


• birajte stvari koje ne želite da radite i koje se stalno odgađaju;


• birajte rutinske poslove, uključujući i kućne.

Po pravilu, glavni je u prve tri grupe. Shodno tome, prioritet treba dati zabrinjavajućim i nedovršenim poslovima - nije uzalud tačan prijevod Getting Things Done "dovesti stvari do kraja".

Mi pojednostavljujemo komunikaciju

Nije bitno da li freelancer ili programer radi na daljinu ili u timu, on je stalno u polju komunikacije: pozivi kupaca, pitanja menadžmenta, zahtjevi korisnika i kolega, informativne poruke od SDK dobavljača, itd. Ova komunikacija ne može biti nazivaju beznačajnim, ali moraju biti u stanju da ih pravilno rukuju.

• Prestanite provjeravati svoju e-poštu svakih 5 minuta - postavite iskačuća upozorenja koja možete pogledati krajičkom oka. Stavite poštu u foldere i čitajte kako se ažurira u određenom trenutku.


• Podijelite sve komunikacije prema kontekstu: Skype, mobilni pozivi, fiksni telefon, komunikacija putem pošte, itd. Odvojite određeno vrijeme za komunikaciju unutar svakog kanala.


• Provjerite poslovne i lične razgovore. Možda ako vam novi zaposlenik beskrajno piše ili stari kolega postavlja ista radna pitanja, trebali biste ih zamoliti da pripreme pitanja, odvojite vrijeme za komunikaciju i razjašnjenje svih teških stvari.


• Gledajte svoj web pretraživač. Programeri često gledaju specijalizovane teme na forumima ili specijalizovanim sajtovima. Tamo ih čekaju zanimljive teme i rasprave koje nemaju veze sa trenutnim zadatkom. Zaista je bolje odgoditi čitanje zanimljiva tema, koristeći markere u pretraživaču ili posebne uslužne programe za čuvanje linkova (na primjer, dodatak Pocket, koji se također može instalirati kao aplikacija na mobilnom uređaju i sinhronizirati markere).


• Nabavite bilježnicu i/ili aplikaciju u koju ćete zapisivati ​​sve zadatke s oznakama hitnosti i važnosti. GTD za upravljanje slučajevima uvodi koncepte vremena, konteksta (mjesta), radnje. Da biste pravilno odredili prioritete zadataka, zamislite jednostavan filter kao u Excelu, na primjer. Svakom zadatku dodijelite vremenski parametar (po satu ili doba dana), mjesto (kuća, posao, ulica, teretana, trgovina, itd.). I onda podijelite zadatke ovako: "zahtjev za komentare na TK - posao - 14:00" ili "pozovite prodavnicu guma - ulica - veče." Postoji mnogo aplikacija za takve zapise: od planera zadataka u Windows-u, koji možete koristiti za svoje potrebe, do Evernotea, Rainlendara i pažljivo napisanih podsjetnika na vašem pametnom telefonu.

Pouzdanje da imate takvu listu garantovano će smanjiti nivo anksioznosti i pomoći vam da se usredsredite na rešavanje svakog od zadataka.

Ima ih još globalni problem, što takođe utiče na programere bilo koje vrste zaposlenja. Danas se skoro svake sedmice objavljuju novi alati, vodiči, uslužni programi za programere, s vremena na vrijeme stižu poruke o novim verzijama okvira, novim bibliotekama, pa čak i novim programskim jezicima. Sve ove informacije su od izuzetnog interesa za profesionalce, a ponekad čak i očaraju i natjeraju vas da isprobate nešto novo (napravite jednostavan mobilna aplikacija, napišite "Zdravo, svijete!" na Brainfucku ili napravite novi projekat otvorenog koda). Postoji samo jedan izlaz: interese rasporediti prema njihovoj važnosti u odnosu na tekuće projekte, kratkoročne i dugoročne ciljeve. Fokusiranje na jedan zadatak omogućava povećanje lične produktivnosti, oslobađanje vremena i početak učenja novih informacija.

5 koraka optimizacije

GTD metoda razlikuje pet faza rada na listi obaveza.

Prikupljanje informacija.Morate prikupiti sve zadatke - samo uzmite i zapišite olovkom ili u tekstualnu datoteku sve svoje rutinske, nedovršene, globalne poslove. Istovremeno, važno je imati na umu da, na primjer, iza zadatka „Napišite izvještaj u brzom izvještaju za Snegovik doo“ postoji nekoliko važnih i zahtijevajući pažnju podzadataka: prikupiti zahtjeve klijenta, izraditi i odobriti TOR , zatražiti niz podataka za testiranje izvještaja, itd... Potrebno je zapisati apsolutno sve zadatke - malo kasnije ćete ih grupirati.
Obratite pažnju ne samo na one projekte koji su u memoriji, već i na one koji su u kompjuteru - često nema manjeg haosa nego u mislima. Vrijedi podijeliti datoteke u mape koje odgovaraju svakom projektu, odvajajući lične dokumente od radnih.

proces obrade.Obradite informacije prema shemi koju je predložio GTD: ako nešto već radi, morate nastaviti posao do kraja, ako možete to učiniti za manje od dvije minute, uradite to odmah.

Klasični algoritam GTD obrade

Sa stanovišta rada na ključnom projektu za vas, važno je uzeti u obzir nekoliko nijansi.

• Odgodite nehitne zadatke, kao što je proučavanje neosnovnih materijala koji nemaju nikakve veze sa trenutnim poslom.


• Ako je moguće, delegirajte zadatke, na primjer, na kolege ili slobodnjake. Ako ste brz i efikasan koder, ali niste baš dobri u izradi web stranica, reklamiranju ili dizajnu, pozovite profesionalce. Čak i ako se radi o vašem projektu, ulaganje u tuđi kvalitetan rad brzo će se isplatiti.


• Naučite reći "ne". Ovo je možda jedna od najtežih vještina: uvijek će postojati desetine prijatelja koji su srušili Windows, greška se uvukla u kod, zahtijeva Android firmware i moli za iPhone jailbreak. Ovi mali zadaci oduzimaju puno vremena. Ako ne želite da pokvarite odnos, pronađite nekoliko dostupnih priručnika na webu i pošaljite linkove onima koji pate.

Organizacija liste.Nakon što su prve dvije i najteže faze prođene, potrebno je organizirati rad sa zadacima. Ovdje možete koristiti jednostavno pravilo: podijelite vrijeme na sedmice, na kraju sedmice pregledajte listu i kreirajte novu. Sve poslove treba podijeliti po rokovima i prioritetima. Za upravljanje zadacima možete koristiti bilo koju od aplikacija koje vam se sviđaju: to su mobilni OneNote i Evernote, i Asana, i Redmine, i Google kalendar, itd...

U ovoj fazi, najvažnije je posvetiti veliku pažnju radu sa tekućim ili nekoliko projekata. Da biste to učinili, možete koristiti asocijativne mape (mapa uma), koja će odražavati sve faze rada u obliku vizualne strukture-mape, u skladu s kojom ćete nastaviti s projektom. Za kreiranje mape uma postoji mnogo plaćenih i besplatne aplikacije sa zanimljivim karakteristikama. Volimo zgodno, besplatno i rusificirano , u kojem smo kreirali približan prikaz nedovršene karte koja ne tvrdi da je istinita:

Dio 1

Dio 2

Ne biste trebali dijeliti zadatke na jednostavne i složene, morate sve raditi po redu, tada će vrijeme biti raspoređeno racionalno.

Revizija obavljena.U ovoj fazi potrebno je zabilježiti učinjeno, analizirati razloge neuspjeha, napraviti plan za sljedeću fazu (na primjer, sedmicu).

Stvarna akcija.Zadatke treba izvršavati na osnovu raspoloživih resursa: snaga, vremena, mjesta izvršenja, kao i utvrđenog prioriteta. Ako vam nedostaje neki resurs koji će se kasnije pojaviti za brzo rješavanje problema, pokušajte prebaciti zadatak na trenutak kada se pojavi alat za njegovo bolje izvršenje. Na primjer, ako finalizirate desktop aplikaciju i da biste unijeli neke promjene potreban vam je ažuriran i još nije kupljen od strane vaše kompanije, ali planirate da ga kupite u bliskoj budućnosti, napravite one promjene koje se mogu napraviti u trenutnoj verziji, i dodajte zadatak preostalih promjena u folder ili datoteku sa zadacima za budućnost. Naravno, potraga za načinima rješavanja problema dostupnim sredstvima otkriva vas kao profesionalca, ali zahtijeva veliko i ne uvijek opravdano ulaganje vašeg vremena i truda.

Evo nekoliko savjeta o tome kako koristiti principe GTD-a ako ste programer u timu ili radite sami.

• Planirajte svoj projekat na početku, a ne u toku rada, podijelite ga na podzadatke kojima se može upravljati.


• Istaknite pojedine faze rada na projektu i označite važnost i hitnost posla.


• Svaki zadatak dovedite do kraja ne ostavljajući ga za kasnije. Čak i ako znate samo dug put do rješavanja problema, riješite ga. U toku daljeg refaktoriranja, biće moguće riješiti se neoptimalnog rješenja.


• Povremeno pregledajte liste zadataka kako biste revidirali ono što je urađeno i promijenili planove.


• U jednom trenutku fokusirajte se na jedan zadatak - na taj način uštedite vrijeme i trud.


• Odvojite vrijeme za svaku fazu i posvetite joj maksimalnu pažnju: prikupljanje zahtjeva, razvoj, testiranje jedinica, itd.

GTD se ne može implementirati u jednom danu – prvo se pojavljuju pojedini elementi, zatim se formiraju pravila, na kraju se javlja navika i opipljiv rezultat. Glavna stvar je ne stati. Inače, nije loše ako neke od svojih vještina u GTD-u možete prenijeti na tim s kojim radite – to može značajno optimizirati rad unutar kompanije.

Sigurnost je u brojkama

Unatoč činjenici da je GTD, po pravilu, usmjeren na pojedinca, primjenjiv je i na tim, u kojem je važno moći odrediti viziju projekta, ciljeve, odrediti projekte i raspodijeliti područja odgovornosti. Štaviše, mnoge organizacije već postoje i uspješno koriste, možda, entitet najbliži logici GTD-a - Ganttov grafikon. Gantogram vrlo precizno odražava potrebe projekta za resursima, zadacima i podzadacima, približno vrijeme za završetak svakog zadatka, datum početka i završetka rada na zadatku, faze projekta, koji mogu započeti tek nakon završetka prethodnu fazu i oslobađanje potrebnih resursa.

Međutim, često su svi napori da se napravi dijagram resursa i zapošljavanja uzaludni. Povezujući GTD sa razvojem softvera, Robert Peake, evanđelista GTD-a i CTO konsultantske firme Davida Allena, koji je vodio tehničke projekte i razume temu, kao i izvršni direktor, je odlično napisao na Ganttovoj karti:

„Vidio sam da toliko vremena, energije i novca ulazi u složene Gantove karte koje se uništavaju na prvi pucnjav prstiju izvršnog direktora. Svaku kompaniju koja se oslanja na ABC kodove prioriteta i čvrste uzde programera da ostanu na čelu razvoja softvera čeka gorko razočarenje.”

Takođe otkriva suštinu koncepta. Činjenica je da ona nije toliko usmjerena na planiranje koliko na sposobnost vraćanja na tačku neuspjeha. Hajde da objasnimo detaljnije. U životu bilo koje osobe i bilo kojeg tima postoje trenuci kada odstupe od zacrtanih ciljeva i sve aktivnosti uranjaju u haos. To se može dogoditi kako iz vanjskih razloga, tako i iz razloga vezanih za pojedinačne interne utjecaje: privremena promjena u toku razvoja projekta, pojava novog investitora sa novom vizijom, pauza za prekovremeni rad (npr. izložba). Zadatak GTD-a u timu je da se lako vrati na tačku u kojoj je bilo potrebno odstupiti od plana rada i nastaviti sa radom po starom.

“Dio GTD-a koji se bavi umom je dovoljno jednostavan da ga David (Alen) često naziva nekom vrstom memorije za “mentalnu RAM memoriju”. To je kao da povremeno provjeravate vlastitim mozgom da vidite šta vam drži pažnju, izvučete to i pogledate. Kao da sastavljate ove liste prilika (projekata i sljedećih koraka) koje služe kao vaša sigurnosna mreža kako biste bili sigurni da je sve što radite urađeno kako treba iu kombinaciji s pravilom dvije minute (ako možete nešto učiniti za manje od 2 minute, uradite to - cca. per.) i razmišljanje usmjereno na sljedeću radnju, daje vam statički snimak vašeg radnog stanja, s kojim se lako možete vratiti na tačku gdje ste prekinuli.

Postoje četiri glavne aktivnosti u razvojnom timu, koji i sami djeluju kao elementi tima GTD.

1. Regresijsko testiranje - testiraju se već fiksni dijelovi izvornog koda, kao i funkcionalnost funkcionalnosti povezane sa promijenjenim kodom. Kao dio ekstremnog programiranja, ilustruje GTD u smislu ponovljivosti, revizije i nedvosmislenosti akcije.


2. Rad sa dokumentacijom - kreiranje i testiranje dokumentacije omogućava vam samo prenošenje važnih znanja i zadataka na papir. Ni korisnici, ni testeri, ni programeri ne moraju ih imati na umu - ako je potrebno, možete pogledati dokumentaciju i razjasniti nejasnu stvar ili pronaći odgovor na pitanje o radu programa.


3. Refaktoriranje koda je proces poboljšanja koda bez promjene funkcionalnosti. Pristalice ekstremnog programiranja sprovode periodično refaktoriranje kako bi poboljšali performanse programa, njegovo razumijevanje i čitljivost koda. Postoje kompanije i timovi koji izbjegavaju refaktoring. U većini slučajeva, to je zbog straha da će promjene u kodu dovesti do pada sistema. Takav pristup po pravilu dovodi do rigidnosti i zastarjelosti programa.


4. Brainstorm. Proces koji se odvija u ovom ili onom obliku u bilo kojem timu. Ovo je samo zbirka informacija i ideja. Asocijativne mape uma također se mogu kreirati tokom i nakon brainstorminga.

U većini slučajeva, programer na poslu obavlja mnogo više zadataka nego samo pisanje koda. Štaviše, što više iskustva i kvalifikacija ima, to mu se dodeljuju heterogeniji zadaci. U jednom trenutku dolazi do krize kada obaveze i obaveze počnu opterećivati ​​zaposlenog i značajno smanjuju njegovu produktivnost. Očigledno, protiv toga se može i treba boriti, i to ne direktivnim metodama i represivnim mjerama, već uz pomoć GTD-a koji ima za cilj evolucijsku promjenu u pristupu radu. Brojne recenzije onih koji su isprobali ovu metodu govore o značajnim poteškoćama na početku i ne manje značajnom uspjehu na kraju procesa. Uostalom, kažu da je potreban 21 dan da se stvori navika. Zašto ne probati?

P.S.: Besplatno poslušajte online govor autora metode Davidov GTD Allen i vi mu možete postavljati pitanja tokom konferencije17. novembar (utorak) u 19:15 po moskovskom vremenu. On će govoriti o GTD-ovom pristupu rješavanju preopterećenja informacijama i podijeliti najnovija istraživanja o ljudskoj produktivnosti.

Prema najnovijem Productivity Scan by Life Architect, primjena GTD metodologije može povećati ličnu produktivnost i efikasnost za najmanje 20%.

GTD® se pokazao efikasnim i za ličnu upotrebu i za organizacije koje posluju u raznim industrijama. Uspješno ga koriste i top menadžment i novozaposleni u kompanijama koje se nalaze na listi TOP-50 Fortune.

Da li ste dugo razmišljali o čitanju knjige o produktivnosti, kompetentno planirajući svoje vrijeme?Knjiga, o kojoj će danas biti riječi, obogatit će vas ne samo novim informacijama, već će vam dati i pravi poticaj za djelovanje. autor David Allen. Produktivnost bez stresa je moguća uz GTD SYSTEM, tvrdi autor. Ova knjiga je DOBRA ZA SVE koji trebaju da dovedu u red svoje poslove, kako na poslu, tako iu privatnom životu.

David Allen, u svojoj knjizi Dovođenje stvari u red: Umijeće produktivnosti bez stresa, nudi jedinstven sistem za organizovanje stvari.

Ovo nije klasično upravljanje vremenom, već sistem za dovođenje svih slučajeva do kraja - Getting Things Done (GTD).

• Šta učiniti ako nemate vremena za bilo šta, živci su vam na granici, hvatate se za jednu ili drugu stvar, ali uvijek nešto važno propustite?
• Kako biti efikasniji u poslovanju, a da se istovremeno opustite?
• Kako "obuzdati" rutinu?
• Kako naučiti odvojiti manje stvari od važnih i pravilno postaviti ciljeve, rasporediti prioritete?
• Kako raditi s pristiglim informacijama i zadacima?

Pronađite odgovore na sva ova pitanja i više u knjizi Davida Allena Dovođenje stvari u red: umjetnost produktivnosti bez stresa.

Nova verzija knjige (2015), revidirana uzimajući u obzir današnje realnosti svijeta informacionih tehnologija.

Jednostavni alati navedeni u ovoj knjizi ne samo da vam pomažu u postizanju efikasnosti, već vas i uče kako da ne preopterećujete mozak raznim smetnjama i mislima.

I ovdje je dosta rečeno o navikama, jer da biste implementirali GTD sistem u praksi, potrebno je

David Allen. Produktivnost bez stresa za sve

Glavna ideja knjige:

Ispraznite svoj mozak. Jasnoća svijesti i urednost misli - to je ono što je važno za punu koncentraciju i produktivnost.

Prestanite naslagati misli jednu na drugu, žvakati ih, stalno im se vraćati i, kao rezultat, ne donositi nikakvu odluku.

šta da radim?

Da biste to uradili, potrebno je da "prebacite" liste iz svoje glave na eksterni medij. Kada mozak prestane da se drži ovih podataka, prestaće da brine i može se koncentrirati na trenutno izvršavanje zadataka.

Misli će vam se neprestano rojiti u glavi kao nemirne pčele dok ne nađu svoju košnicu. Kada je glava puna različitih misli, o kakvoj produktivnosti možemo govoriti?

Glavno pravilo Davida Allena - svaku misao treba zapisati, staviti na policu inboxa.

"Inbox" su sve pristigle ideje, priznanice, podsjetnici, bilješke sa sastanaka itd.

Knjiga sadrži jasan algoritam za rad sa ovim informacijama.

Praćenje.

Ovo je model prirodne metode planiranja.

Donošenje neke odluke

šta da radim?

1. Zamislite rješenje, slijedeći dijagram:

• zašto mi treba;
• kakav rezultat mi treba (šta bi trebalo da se desi);
• zamislite svoj uspeh.

2. Dalje razmišljanje, generiranje ideja usmjerenih na željeni rezultat. Ideje je potrebno zapisivati, a ne odmah procjenjivati ​​njihovu podobnost, naime zapisati sve što vam padne na pamet. Ovdje je bitan kvantitet, a ne kvalitet.

3. Zatim biramo najbolje ideje, grupirati ih i organizirati u jednu shemu. Moguće je u rukopisnoj verziji jednostavno na papiru ili u servisu, kao što je Xmind.

4. Odredite sljedeću specifičnu akciju za svaku ideju.

5. Imamo.

Vaš um prolazi kroz pet koraka kako bi izvršio gotovo svaki zadatak: definiranje cilja i načina na koji ga postići, vizualiziranje rezultata, razmišljanje, organiziranje primljenih odluka i određivanje sljedećih akcija. — David Allen

GTD metodologija i David Allen - produktivnost i smislenost u svemu!

GTD metodologija - Prava instrukcija za njih, to nije samo organiziranje i planiranje stvari, povećanje produktivnosti i produktivnosti, već i fundamentalna odluka kako smisleno obavljati sve zadatke uz održavanje (a ovo je važno!) psihičko blagostanje. Štaviše, to se odnosi ne samo na posao, već i na privatni život.

Ovu tehniku ​​može primijeniti svako.

Sama knjiga se sastoji od tri dijela.

Prvi dio je kratak pregled sistema, kao i objašnjenje njegove jedinstvenosti i relevantnosti.

U drugom dijelu- principe sistema, kao i njihovu postupnu primjenu u svakodnevnom životu.

Treći dio- ovo su rezultati koji se mogu postići ako ovaj sistem implementirate u svoj privatni život i rad.

GTD sistem je usko povezan sa . A oni se, kao što su naučnici već dokazali, mogu obučiti i poboljšati.

Jedan od dostupnih načina za TRENIRANJE MOZGA, održavanje njegovog normalnog funkcionisanja i razvoja su simulatori mozga. Možete učiti BESPLATNO >>>servis wikium besplatna oprema za vježbanje

Kognitivne (kognitivne) funkcije uključuju: pamćenje, mišljenje, pažnju, percepciju, intelekt, govor.

Sve gore navedene sposobnosti povezane su s aktivnošću mozga. Dakle, sa nedovoljnim razvojem mozga, sa kvarovima u njegovom radu kvaliteta kognitivnih funkcija smanjuje se. Primjetan pad kvalitete naziva se kognitivni poremećaji (poremećaji).

Kognitivno oštećenje negativno utječe na postignuća osobe u različitim područjima njenog života: svakodnevnom, kućnom, obrazovnom, profesionalnom, društvenom.

Zato je važno trenirati mozak, i to u bilo kojoj dobi.

David Allen - produktivnost putem ličnog zaključivanja

Izvanrednost knjige je i u tome što nema samo suhoparnih zaključaka i formulacija koje je iznio autor, već i mnoštvo "živih" primjera.

na šta se misli?

Suština njegove GTD metodologijeDavid Allen otkriva i demonstrira kao primjer, situacije, sastanci i konsultacije sa svojim klijentima.

Prikazuje probleme ljudi, kompanija, razotkriva njihove greške i radikalno mijenja situaciju na bolje, pokazujući kako tehnika upravljanja vremenom zaista funkcionira Završavanje stvari (GTD) pomaže i naučite da živite bez stresa.

Najzanimljiviji paradoks je da se ljudska svijest dobro nosi sa generiranjem novih misli, ali sa skladištenjem starih često ne uspijeva. Prečesto zaboravljamo čak i jednostavne informacije - na primjer, da kupimo nešto u radnji ili gdje stavljamo ključeve. Da li ste upoznati sa ovim? Pa, niste sami. A ako zaboravimo čak i tako jednostavne stvari, što onda reći o izvršavanju zadataka i visokoj osobnoj produktivnosti.

U Goalton.com, u našem poslu, pridajemo veliku vrijednost bilo kojoj metodi povećanja lične i timske produktivnosti. Postalo je uobičajeno da stalno tražimo i testiramo kako najnovije metode u ovoj oblasti, tako i prilično dobro promovirane stare. A danas želimo govoriti o nijansama, prednostima i nedostacima koje smo sami iskusili koristeći GTD pristup. Kao i obično, naši stručnjaci su napravili najkoncentriraniji stisak za vas, kako biste do kraja članka bili dobro upućeni u ovo pitanje i postali barem malo efikasniji.

Glavna ideja

Dakle, suština GTD metode zasniva se na osnovnom postulatu da je čovjeku teško postići svoje ciljeve ako mu je glava zauzeta protokom informacija koje dolaze. Toliko je misli, zadataka i jednostavno vanjskih smetnji u našim životima da može biti izuzetno teško koncentrirati se na glavnu stvar. Stoga je David Allen predložio da ne držite veliku količinu informacija u glavi, već da oslobodite svoj um za direktan rad i pokušate sve informacije prenijeti na vanjski medij, prethodno ih strukturirajući na određeni način.

Utjecaj toka dolaznih informacija prema D. Allenu

Tim metodologa Goalton.com smatra da je ovakav način gledanja na organizaciju rada opravdan. Za uspješne ljude zapišite svoje misli i listu akcija je neosporna činjenica i zato su sveska i dnevnik odavno postali simboli uspešnih privrednika. Prva stvar koju treba da uradite da biste uradili više je da rasteretite glavu. Samo prenesite pčelinji roj zadataka iz svoje glave na bilo koji vanjski medij.

Prošla decenija nam je dala nova runda razvoj računara - oni su konačno postali zaista lični, lagani, minijaturni i možete imati pristup globalnoj mreži ili cloud servisima iz gotovo bilo kojeg mjesta na svijetu. Softver prilagođen korisniku čini snimanje vaših projekata i zadataka jednostavnim i vizualnim, bilo da više volite da koristite mape uma ili kreirate liste obaveza.

Da biste oslobodili glavu i zapisali stvari, samo instalirajte zgodan upravitelj zadataka za sebe ili koristite uslugu u oblaku, kao što su Goalton, Remember the milk, Asana ili Todoist.

Apsolutno se slažemo sa autorom GTD-a da osoba koja teži visokoj ličnoj produktivnosti treba da preuzme potpunu kontrolu nad upravljanjem tokovima posla. Ovaj proces se sastoji od nekoliko uzastopnih radnji – prikupljanja i obrade podataka, pogodne organizacije prikupljenih informacija o projektima, mogućnosti periodičnih pregleda i donošenja odluka o potrebi za određenim radnjama. Malo kasnije ćemo se vratiti na ovaj proces, ali za sada ćemo ga ilustrovati vizuelnim dijagramom.

Praksa planiranja

Nakon što iz glave istovarite sve što se u njemu nakupilo, potrebno je da ga razvrstate u hrpe. Stoga je drugi Allenov postulat planiranja vašeg vremena zasnovan na takozvanom šestostepenom modelu pregleda vašeg rada. Zapravo, autor GTD-a kaže da osoba treba da bude u stanju da svoje poslove gleda iz ptičje perspektive. Da bi to učinio, on predlaže razlikovanje 6 nivoa perspektive pogleda:

• Tekući poslovi
• Aktuelni projekti
• Raspon dužnosti
• Sledeće 1-2 godine
• Petogodišnja perspektiva
• Vaš život kao celina

GTD metodologija preporučuje reviziju svakog nivoa na datoj frekvenciji kako biste bolje odredili prioritete svojih zadataka. I iako smatramo da je ovaj pristup donekle pojednostavljen, ipak se prilično slažemo s ovom tvrdnjom. Možda najvažnija preporuka metodologa Goalton.com u tom pogledu je to okrenite ovu listu naopačke i počnite planirati svoje poslove upravo sa postavljanjem ciljeva za život općenito. Da li je teško? I kako! Ali upravo takva konstatacija pitanja daje vam poticaj za radikalnu promjenu vektora vlastitog razvoja. Uostalom, ako svaki dan tvrdoglavo radite istu stvar, zašto bi se onda vaš rezultat mijenjao?

Malo o golovima

Pogledajte sebe i pokušajte iskreno odgovoriti na nekoliko pitanja – jeste li zadovoljni svojim životom? Da li je njegov kvalitet dovoljno visok? Da li se umorite do kraja radnog dana ili ste, naprotiv, podstaknuti dodatnom energijom? Da li biste voleli da uradite isto za 10 godina? Kako vama izgleda život idealne osobe?

Ovo je svakako više filozofski pogled na vaš život i zahtijeva zdrav i nepristrasan stav, ali ovo je vaš život i da biste doživjeli radost na kraju puta, apsolutno morate sebi postaviti prave smjernice. Pod takvim smjernicama podrazumijevamo definiciju specifičnih karakteristika koje trebate imati. Tačnije, ne samo „ti“, već „najbolji ti“. Jednom kada shvatite koncept "bolji sebi", odmah ćete shvatiti da nećete moći postati bolji bez posebnih akcija.

Oznake i konteksti u praksi

Ali vratimo se idejama Davida Allena. Da li gore navedeno liči na GTD? Nažalost, samo djelimično. Vjerujemo da je metodologija Getting Things Done prilično reaktivna, dok se pristup planiranju koji predlažemo ispravnije smatrati proaktivnim. Koja je razlika?

Činjenica je da je reaktivni pristup, kao što mu naziv govori, reakcija na neke događaje. Konkretno, GTD metoda vrlo aktivno promovira korištenje takozvanih „konteksta“, odnosno uslova pod kojima izvodite određene radnje. U svijetu postoji mnogo vrsta softvera koji pate od preopterećenja konteksta.

Šta je kontekst? Ovo su neke oznake kojima označavate određene zadatke. U stvari, govorimo o metodi grupisanja zadataka po datoj osnovi. Objasnimo jednostavnim primjerom - neke zadatke označite oznakom (kontekst) "John" i kada sretnete Johna, razgovarate o tim zadacima s njim. Izgleda izuzetno zgodno, jer sada sigurno nećete zaboraviti da mu postavite nijedno svoje pitanje. Slično, zadatke možete označiti kontekstom geografske lokacije, kao što je "sjedište" i baviti se određenim zadacima kada se nađete na mjestu zvanom "centralni ured".

Primjer implementacije GTD metodologije na Goalton.com

Također možete kreirati zasebno grupiranje slučajeva ovisno o dostupnim količinu slobodnog vremena. Na primjer, na snimku ekrana iznad, možete vidjeti liste obaveza raščlanjene prema njihovom trajanju:

• posao na 5 minuta
• posao na pola sata
• posao na 1 sat
• posao na 3 sata

Sada, ako imate pola sata slobodnog vremena, onda slijedeći GTD metodu, trebate samo pogledati odgovarajući odjeljak „pola sata“ i odatle odabrati jednu stvar koju ćete preuzeti. Na primjer, možete provjeriti slajdove u svojoj prezentaciji.

Općenito, D. Allenova metoda je izuzetno jednostavna i stoga ima hiljade obožavatelja na svim stranama globus. Prvo stavljate sve predmete u prijemno sanduče (INBOX), a zatim periodično distribuirate ove slučajeve ili po lokacijskim kontekstima, ili po kontekstu ljudi, ili prema dostupnosti vremena. U odvojene foldere koje ste upravo stavili referentni materijali ili korisni linkovi koji dolaze do vas. U budućnosti im se uvijek možete vratiti da odlučite da li nešto treba učiniti s njima. Ako ste dodijelili zadatak kolegi, jednostavno ga prenesite u mapu „Delegirano“.

Kao što vidite, primjena GTD metode koristeći, na primjer, Goalton.com je nevjerovatno laka! A uzimajući u obzir činjenicu da sistem ima brojne direktorije, kao što su adresar vaših kontakata i ugrađeni kalendar, postaje vrlo lako i zgodno upravljati svojim poslovima.

Hajde da pričamo o nedostacima GTD-a

Predložena metoda je jednostavna za primjenu i zaista daje odlične rezultate od prvog dana upotrebe. Ali hajde da to malo kritikujemo da bismo bili objektivni i postigli veću efikasnost u radu.

Dakle, ako ste jako loše organizovana osoba kojoj sve ispada iz ruku, nemate vremena ni za šta i uvek zaboravite da uradite nešto važno, onda će metoda sigurno biti dobra. On će zaista dovesti u red vaše poslove i rezultati će biti vidljivi vrlo brzo. Ali zapamtite da je ovo reaktivna metoda, odnosno da reagirate na vanjske događaje.

IN proaktivan U metodama kojih se tim Goalton.com pridržava, centralno mjesto ne zauzima kontekst, već vaši ciljevi (eng. Goal – cilj), bez obzira da li su ti ciljevi lični ili radni. Drugim riječima, smatramo da ako ste identificirali neki važan cilj i dodijelili mu povećan prioritet, onda trebate uzeti zadatke sa svoje liste i završiti ih, bez obzira na pogodne vanjske uslove, ali počevši od njihovog prioriteta.

Za gornji primjer, to znači da vi sami možete nazvati Johna (proaktivno) bez čekanja da ga slučajno sretnete. Istovremeno, ne morate s njim razgovarati o svim slučajevima označenim s "john" - umjesto toga razgovarajte samo o važnoj stvari koja vam je sada prioritet i koncentrišite se isključivo na nju. Slična je situacija i sa "centralom" - zašto čekati pravi kontekst? Ako imate važan zadatak koji vodi do cilja koji vam je potreban, idite u centralu i riješite svoje probleme bez gubljenja vremena. To je razlika između reaktivnog i proaktivnog pristupa. Celokupna ideologija Goalton sistema podređena je primatu Ciljeva i smatramo da grupisanje zadataka treba vršiti upravo prema dizajnerskim i vremenskim kriterijumima, a ne prema oznakama i uslovnim kontekstima.

„Etikete su neprijatelj strukturalnog razmišljanja. Šteta oznaka leži u njihovoj lakoj dostupnosti i vanjskoj bezopasnosti. Često izgledaju dobro u dnevniku i imaju razne lijepe boje. Jednostavni su za korištenje i njima možete označiti bilo šta. Zašto ljudi vole etikete? Jer ako u sistemu nema etiketa, onda morate razmišljati. Razmislite o tome gdje pripisati ovaj ili onaj zadatak, razmislite o tome kako ugraditi ovaj zadatak u cjelokupni lanac radnji. Razmislite o tome koliko će biti pravovremena ili primjerena provedba ove akcije i da li je to uopće akcija ili samo misao. Bez etiketa morate puno razmišljati i često transformirati svoje ideje u nešto praktičnije ili ih potpuno napustiti. Ali zar to nije vaš cilj? Oznake su loša navika. Pokušajte ih odbiti - u početku će vam biti neugodno, ali onda ćete vidjeti rezultat.

Očigledno je i sam David Allen shvatio da metoda koju je predložio, iako dobra, nije savršena. Zato je dio svoje divne knjige posvetio „netipičnim slučajevima“ koji zahtijevaju dublje razmišljanje i promišljanje. Kao rezultat toga, pored horizontalne metode planiranja, njegova metodologija je dopunjena i vertikalnom, u koju je uključio i aspekte koji su sa naše tačke gledišta izuzetno važni, kao što su:

• Određivanje ciljeva
• Kreiranje vizije
• Brainstorming
• Definicija konkretnih radnji

Na osnovu njegove predložene klasifikacije i metoda čuvanja informacija, Alen je uvelike olakšao ovaj proces, iako ga je predstavio na pomalo konfuzan način. Osnova zabune je nedostatak jasnih algoritama i ista notorna upotreba konteksta, od kojih autor nikada nije odustao, vjerujući da omogućavaju „da se stekne predodžbu o sljedećim konkretnim radnjama, primajući prave podsjetnike u pravo vrijeme i na pravom mjestu.” Pa, nemojmo mu suditi prestrogo zbog toga. Na kraju, svi se ljudi malo razlikuju jedni od drugih po psihotipu i karakteristikama ličnosti. Vjerovatno nekima više odgovara reaktivni pristup poslovanju.

Završavajući naš pregled metodologije Getting Done, ipak želim da skrenem pažnju na jednu pozitivnu tačku. Autor metode dao je možda najvredniji doprinos razvoju lične produktivnosti predloživši prilično jednostavnu i dobro strukturiranu šemu za obradu dolaznih informacija. Kao što se može vidjeti sa slike, ova shema opisuje korak po korak vodič o tome što učiniti s pristiglim informacijama kako biste rasteretili svoj mozak od pamćenja.

Kako završiti stvari Davida Allena

Naši stručnjaci se u velikoj mjeri slažu s ovom šemom i smatraju je odličnim alatom za ljude koji žele postići sjajne rezultate. Međutim, smatramo da je naša dužnost upozoriti vas da shema sadrži vrlo važnu grešku s kojom se tim Goalton.com u potpunosti ne slaže. Činjenica je da shema ima logičku granu koja ukazuje na potrebu davanja prioriteta malim zadacima. "Traje manje od 2 minute? - uradi to odmah" - ovo je moto GTD-a. Razumijemo čime se Alen rukovodio kada je uveo ovaj element – ​​želio je spasiti ljude od malih zadataka koji vam se ponekad gnjave u mozgu. Međutim, ovdje bi mogla biti i velika bomba.

U našem članku o principu jedne stvari, detaljno smo pokrili pitanja koja se odnose na koncentraciju, fokus i snagu volje. Snaga volje nam omogućava da se bavimo odabranim poslom, sprečavajući nas da pokušamo da se prebacimo na nešto drugo. Ali intokom dana, snaga volje, kao i vaša mentalna energija, se iscrpljuje. Dakle, ima li smisla trošiti ih na male dvominutne slučajeve? Mislimo da nije. Ni u kom slučaju ne započnite svoj dan malim stvarima - uvijek započnite radni dan glavnim zadatkom!

Činjenica je da je pored određivanja šta u principu treba da radite, veoma važno KAKO ćete tačno raditi na zadatku. Većina naučno istraživanje nedvosmisleno reći da je najveći čovjekov neprijatelj njegov nemogućnost koncentriranja na zadatak. Usput, za one koji su zainteresirani za ovaj aspekt, preporučujemo čitanje o tehnikama paradajza. Iskreno vjerujemo da je sposobnost (i stečena vještina, navika) da se radi na određenom zadatku u određenom vremenskom periodu, a da vas ništa drugo ne ometa, ključna je za uspjeh. Međutim, s obzirom na GTD upute koje vam govore da prvo obavite kratke zadatke, riskirate da radite samo te kratke zadatke cijeli dan.

Neko bi se mogao zapitati: Šta nije u redu s tim? Prvo, ono što vam se u početku činilo kratkim može zapravo potrajati dosta vremena. Drugo, prvo se moraju obaviti važni zadaci (odnosno oni koji imaju visok prioritet zbog svoje vrijednosti), a ne kratki. Treće, rezerva energije bilo koje osobe je ograničena, što znači da radeći deset kratkih zadataka možete potrošiti svu svoju snagu i inspiraciju na njih. I ne zaboravite da je prebacivanje između zadataka također dio rada vašeg mozga koji troši energiju. O troškovima prebacivanja između zadataka i opasnostima multitaskinga detaljno smo govorili u prethodnom članku.

Naši nalazi

GTD (Getting Things Done) je sistem produktivnosti i istoimena knjiga poslovnog trenera Davida Allena. Glavni cilj je imati vremena da uradite ono što je potrebno, ali posvetite više vremena onome što vam pričinjava zadovoljstvo.

Često se, Getting Things Done, na ruski prevodi kao „dovesti stvari u red“, iako bi bilo preciznije „dovesti stvari do kraja“. Slažem se, važnije je ne gurati zadatke na liste, već ih završiti. Samo za to trebate napraviti liste, odrediti prioritete i smisliti raspored.

A zašto je to potrebno?

Radeći na principima GTD-a, lakše ćete upravljati svojim poslovima. Uostalom, glavna prednost ove tehnike je da su informacije o svim vašim zadacima koncentrisane na jednom mjestu tako da možete bez oklijevanja prelaziti s jedne stvari na drugu.

Koja je razlika između GTD-a i liste zadataka?

Na listi obično popravljamo samo najvažnije stvari, a ne zapisujemo manje značajne, manje zadatke. I uzalud. Oni vam se skroluju u glavi, odvlače pažnju od posla, a efikasnost vam opada. Jedan od glavnih principa GTD-a je uhvatiti apsolutno sve. Tako možete rasteretiti svoj mozak i koristiti sve njegove resurse za rad.

Da li je ovaj sistem pravi za mene?

GTD je relevantan za ljude različitih profesija, godina i društvenog statusa. David Allen, koji je formulisao principe sistema, vodio je kurseve za ISS astronaute, rok muzičare i vođe velikih kompanija.

Kao i David Allen u intervjuu za Lifehacker, sistem može biti podjednako efikasan ili podjednako beskoristan i za tinejdžera i za generalnog direktora velike kompanije. Morate imati određeni način razmišljanja, volite se baviti sistematizacijom i planiranjem.

Dobro, šta tačno treba uraditi?

U GTD sistemu ne postoje stroga pravila. Ali postoji osnovni principi radi:

1. Prikupite informacije i sve zabilježite. Zapišite zadatke, ideje, zadatke koji se ponavljaju u bilježnicu ili aplikaciju. U isto vrijeme, lista treba uvijek biti na dohvat ruke kako ne biste mogli reći: "Dodaću ovo kasnije." Čak i najmanju i najnevažniju stvar treba zapisati ako to ne radite upravo sada.
2. Napišite objašnjenja. Ne bi trebalo biti zadataka poput "Pripremite se za odmor". Razdvojite velike slučajeve na konkretne, izvodljive radnje (podnesite takve i takve dokumente u centar za vize, kupite peškir i sunčane naočale, preuzmite mape na svoj telefon). Uz redovnu listu obaveza, trošimo više vremena na prepisivanje nego na to. I da, ako možete delegirati, delegirajte.
3. Postavite svoje prioritete. Za svaku stavku na listi unesite određeni datum i vremenski okvir. Dodajte podsjetnike ako je potrebno. U stvari, ovo je rad i sa listom i sa kalendarom. U ovoj fazi, trebali biste imati povjerenja da sigurno nećete ništa zaboraviti.
4. Ažurirajte liste. Liste obaveza brzo zastarevaju: nešto gubi na važnosti, nešto se prenosi u budućnost. Sistem mora raditi za vas. Zato vodite računa da uvijek imate listu konkretnih radnji kako biste mogli bez odlaganja krenuti na posao.
5. Poduzmite akciju. Kada je sve organizovano, možete početi da sprovodite svoj plan. Odaberite slučaj iz prave kategorije, pogledajte koje se konkretne radnje zahtijevaju od vas i radite. Tako možete realizovati velike projekte.

Trebate li sve staviti na jednu listu?

Ne, bolje je napraviti nekoliko, ali ih držite na jednom mjestu. Na primjer, držite više lista za svaki radni projekat, liste obaveza za domaćinstvo, liste studija, liste ideja i mogućih budućih projekata - samo pustite mašti na volju.

Postoje li neki specijalni alati?

Od aplikacija i web servisa, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, bilo koja notepad ili obična datoteka u Google dokumentima će biti dovoljna. Ako ste navikli pisati bilješke na papiru, možete ga koristiti.

Postoje ljubitelji sistema datoteka. Na radnoj površini kreira se jedna zajednička mapa, koja sadrži nekoliko tematskih, a svaka sadrži odgovarajuće liste i potrebne materijale.

Općenito, odaberite ono što vam odgovara.

Glavni zahtjev: alat treba uvijek biti na dohvat ruke kako biste zadatak mogli prenijeti sa glave na papir ili u aplikaciju. Na primjer, kada vam šef priđe i zada vam novi zadatak, a vi radite na nečem drugom.

Kako dobiti veću vrijednost od GTD-a?

Svaki sistem produktivnosti neće raditi ako se primjenjuje slijepo. Kako biste izvukli maksimum, prilagodite ga sebi i onda će sve uspjeti.

I da, nijedan sistem ne može učiniti sve umjesto vas, pa nemojte se previše zanositi pravljenjem spiskova, ne zaboravite djelovati. GTD je alat koji vam pomaže da se riješite stresa i nikada ništa ne zaboravite. Ali kako ćete upravljati svojim vremenom ovisi o vama.