Put do produktivnosti i mira uz GTD

Materijal se objavljuje uz manje redukcije.

Počinjemo Stvari Urađene iliGTD doslovno znači "obavljanje stvari." U sljedećem materijalu, radi praktičnosti, uglavnom ćemo koristiti američku skraćenicu GTD, koja se često koristi u materijalima na ruskom jeziku o ovom sistemu. - cca. ed.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koja je osvojila svijet od kada je prvi put predstavljena 2001. godine. Kreirao ga je David Allen nakon godina istraživanja i prakse u području tehnika poboljšanja performansi. GTD je i danas popularan širom svijeta. Ako ste novi u GTD-u, ovaj vodič će vas upoznati s osnovnim principima.

Šta je GTD?

Dovršavanje stvari (skraćeno GTD) je mnogo više od običnog načina da se stvari završe. Ovo je osnova za organiziranje i praćenje zadataka, zahvaljujući kojima ih možete poređati na način da ćete točno znati što je potrebno za postizanje rezultata.

GTD vas prisiljava da zadacima dodate kontekst i strukturu, stvarajući tako prostor za rad na njima.

"Vaš um je dizajniran da razmišlja o idejama, a ne da ih drži na umu" - David Allen

Osnovni koncept GTD-a je da je vaš mozak odličan u generiranju novih ideja, ali mu je teško zadržati ih u pamćenju. Recimo, on se seti da sledeće nedelje treba da kupite poklon za mamin rođendan, ali umesto da vas podseti na to kada prođete pored omiljene radnje, on samo šalje osećaj da biste trebali nešto da kupite... nekome. ..

Kada se pravilno koristi, GTD je solidan sistem koji vam pomaže da organizujete svoje nejasne ideje, hirove, inspiracije i kasnonoćna razmišljanja i pretvorite ih u akciju. Ideja je da kada jednom budete vjerovali svom sistemu, vaš mozak će prestati pokušavati pratiti sve, smanjujući tako stres i oslobađajući resurse za produktivnije stvari. Zvuči neverovatno, zar ne?

Kako funkcionira GTD?

GTD se oslanja na niz lista koje koristite da organizujete sve što vam padne na pamet. Da biste implementirali GTD, morate uhvatiti i obraditi dolazne "stvari" u 5 koraka.

Fiksacija: Sakupite ono što vam privlači pažnju. Sve što vam je pred očima i čini se važnim, od pisama koja zahtijevaju akciju do briljantnih ideja koje vam padaju u dušu. Možete koristiti laptop, aplikaciju na pametnom telefonu ili čak namjensku ličnu e-poštu. Šta volite, šta trebate zapamtiti za posao - zapišite. Pobrinite se da redovno provjeravate inbox.

Pojašnjenje: obradi ulazni materijal postavljanjem njegove vrijednosti. Zapitajte se da li je to nešto što treba učiniti. Ovo je veoma brz korak koji morate redovno preduzimati. U nastavku ću pokazati kako brzo obraditi dolazne podatke koristeći jednostavno stablo odlučivanja.

Naručivanje: postavite unos u odgovarajuće područje. Označite kao pozadinske informacije, dodajte u svoj kalendar, aplikaciju za upravljanje zadacima ili ga jednostavno premjestite u smeće. Ovdje također možete dodati "kontekst". O ovome ću govoriti kasnije, ali ukratko, konteksti su način označavanja zadataka na osnovu osobe, mjesta ili stvari koje trebate učiniti. "Ured" ili "kuća" su uobičajeni konteksti lokacije. "Telefon" ili "E-pošta" su uobičajeni konteksti.

Refleksija: procijenimo dolazne podatke. Pregledajte svoje liste – svaku od njih – i izvršite prilagođavanja ako je potrebno. Uradite sedmični pregled da očistite svoje liste i um. Ako ne razmišljate redovno, stvari se gomilaju i cijeli sistem se kvari.

Interakcija O: Samo uradi to. Ovaj korak je najlakši od svih ako ste dobro postavili svoj sistem! Ako redovno slijedite prva 4 koraka, tada ste 100% sigurni da su stvari na vašoj listi ono što trebate učiniti kako biste trajno napredovali ka svojim ciljevima.

Vaše liste su navedene u nastavku: inbox», « Sljedeći akcije», « na čekanju», « Projekti" i " Jednog dana". Ove liste čine osnovu GTD sistema. Svaka stavka kojoj je potrebna vaša pažnja ide u prijemno sanduče, a zatim prelazi na druge liste s koracima pojašnjenja i racionalizacija. Način na koji obrađujete i sortirate ove liste određuje na koje stvari postupate, a na šta ne.

Snimanje - snimajte sve

inbox- mjesto gdje se skuplja sve što popravite. To je poštansko sanduče vašeg mozga — e-poruke, telefonski pozivi, ideje koje su vam pale na pamet tokom putovanja na posao, zahtjevi nekoga da sjedite vikendom... sve. Neki ljudi koriste laptop za snimanje, drugi koriste aplikacije ili uređaj za snimanje. Nije bitno šta koristite ili koliko ih imate (možete imati više sandučića). Jedina važna stvar je da imate mjesto gdje možete uhvatiti ideje bez obzira gdje se nalazite.

Kada prvi put počnete koristiti GTD, trebali biste snimiti sve što vam je na umu ili razbacano kroz život. Zapišite sve što trebate ili želite da uradite, sve što vam je bilo na umu u proteklih nekoliko dana ili sedmica. Na GTD jeziku se zovu " otvorene petlje». otvorene petlje- to su stvari koje vam stoje u pozadini, čega se sećate kada ne možete da zaspite u četiri ujutru, sve ono što vas stalno muči. Ovo je vaša prilika da zatvorite te petlje i dozvolite im da prestanu zauzimati prostor u vašoj glavi. Dodajte sve u inbox.

Pročistite i organizirajte - obradite svoju pristiglu poštu

Ovo je ključ za rad cijelog sistema. Nakon što snimite sve svoje misli, njihova obrada će biti vaš sljedeći korak. Ovdje proučavate sve što ste snimili, a zatim to precizirate i organizirate. Možda će vam trebati neko vrijeme da prođete kroz sve što ste dodali na listu nakon prve ideje, ali kada završite, mnogo je lakše pratiti. Što češće radite na tome, manje je truda.

Pa kako se zapravo nosite sa svojim dolazni? Evo korisnog stabla odlučivanja koje će vam pomoći:

Nova stvar. Akcija? Ne -> u korpu/listu "jednog dana". Da -> sljedeća stavka. U jednom koraku? Ne-> projektu. Da -> sljedeća stavka. Više od dva minuta? Ne-> uradi to! Da->sljedeća stavka. Za mene? Ne->čekaj do... Da->sljedeća stavka. Do određenog datuma? Ne->Dodaj sljedećim radnjama Da->U kalendar

Mnogo je lakše nego što izgleda, obećavam!

Obrađujete novu stavku u svom prijemnom sandučetu postavljajući sebi niz pitanja o njoj:

Je li to akcija?

Da li se to radi u jednom koraku?

Hoće li potrajati više od 2 minute?

Da li da to uradim ili mogu da prenesem na nekog drugog?

Da li to treba da se uradi na određeni datum ili vreme?

To je sve. Vaš odgovor određuje na koju listu će se dodati vaša stavka. Ako nije dodat na listu, uradite to odmah, ili ga odgodite ili izbrišite.

Je li to akcija?

To znači da li trebate nešto učiniti da uklonite unos sa liste. Ako ne, onda biste ga trebali premjestiti na jedno od tri mjesta: smeće, veze ili lista "jednog dana". Stvari koje ne zahtijevaju vašu pažnju odlaze u smeće.

Stvari koje su korisne ili informativne, ali ne zahtijevaju nikakvu radnju (poput recepta koji želite da zadržite ili informativnog članka koji bi vam jednog dana mogao zatrebati) treba poslati na odgovarajuće mjesto kao vezu.

Konačno, ako nešto može zahtijevati akciju jednog dana, ali ne sada, dodaje se na listu "jednog dana". Ovo su stvari koje želite da zapamtite, ali nemojte njima zatrpati svoju listu "sljedećih radnji". Stvari poput "Studiraj Japanski jezik' ili 'napišite knjigu' možete pronaći ovdje.

Da li se to radi u više koraka?

U GTD' projekat' je sve što zahtijeva više od jedne radnje. Kada je vaša lista inbox» sadrži više povezanih zadataka, kreirajte poseban projekat upravljati njima. Dodajte naziv projekta kao stavku na svoju listu projekata i odaberite jednu radnju sa te liste koju želite dodati na svoju sljedeću listu radnji.

Koliko će vremena trebati da se završi?

Ako se nešto može učiniti za 2 minute ili manje, trebali biste to učiniti odmah. Ideja je da ako je potrebno manje vremena, onda je lakše to učiniti sami nego delegirati ili odgoditi. Ovo uključuje slanje korisne e-pošte kolegi ili slanje smiješne poruke o mačkama vašoj mami.

Ako traje više od 2 minute, trebali biste saznati možete li to učiniti sami ili biste to trebali prenijeti nekom drugom.

Može li neko drugi to učiniti?

Ako možete lako delegirati stvar nekom drugom, učinite to. Ako želite da kreirate podsjetnik da to učinite kasnije, trebali biste dodati stavku na listu na čekanju .... Stvari koje možete dodati na listu čekanja uključuju stvari koje su blokirane iz bilo kojeg razloga - potreban vam je odgovor na poslanu e-poštu prije nego što nastavite ili čekate isporuku. Uvijek zabilježite datum kada je stavka dodana na ovu listu kako biste mogli pratiti pravo vrijeme.

Ako nešto ne možete delegirati, morate to dodati ili u svoj kalendar ili u svoju sljedeću listu obaveza, po mogućnosti s oznakom konteksta.

Da li to treba da se uradi na određeni datum ili vreme?

Ako nešto ima određeni datum ili vrijeme, trebali biste to dodati u svoj kalendar. Ovo uključuje stvari kao što su posjete stomatologu, termini i letovi. Nemojte uključivati ​​ništa što želite da završite određenog dana, samo stvari koje treba da se uradi. Kao rezultat toga, vaš kalendar će biti bez nereda, što ga čini korisnijim.

Ako nešto zahtijeva od vas da preduzmete radnju, ali nema određeni datum, trebali biste to dodati na svoju sljedeću listu radnji. Sadrži radnje koje treba poduzeti što je prije moguće. Sve na ovoj listi trebalo bi da bude fizička, vidljiva radnja—pošalji e-poruku Johnu o rezervaciji mjesta za zabavu, a ne "planiraj zabavu". Ovo je najvažnije pravilo u GTD-u.

Označavanje nečega kao fizičke, vidljive radnje snižava barijeru da započnete zadatak. Što se tiče mentalnog napora, mnogo je lakše "nazvati Dženifer da rezerviše dadilju za četvrtak uveče" nego "dogovoriti posetu dadilje", iako je to tehnički ista stvar.

U idealnom slučaju, trebali biste dodati oznaku konteksta stavkama na vašoj sljedećoj listi radnji. Oznaka konteksta vam govori gdje trebate biti, koji alati su vam potrebni i/ili ko vam je potreban da dovršite zadatak. Primjeri kontekstnih oznaka su "kupovina", "na poslu", "sa djecom", "telefon" ili "kompjuter". Drugi konteksti koje biste mogli koristiti uključuju vrijeme koje imate, koliko energije imate ili prioritet.

Ako možete vidjeti svoju sljedeću listu obaveza sortiranu po kontekstu, onda možete lako provjeriti listu stvari koje treba obaviti "na poslu" ili "u trgovini".

Refleksija - sedmični pregled

Imperativ je da sedmični pregled svega na svakoj od vaših lista. U svojoj knjizi, David Allen kaže da je sedmični pregled "kritičan faktor uspjeha". Zašto? Jednostavno je: što duže pustite da se stvari skupljaju u vašem sandučetu, to će biti teže riješiti se sa svime. Rukovanje samo 15 ulaza je mnogo lakše nego rukovanje sa 50 ili 500!

Redovan rad sa vašim listama je ono što održava sistem u radu ili ga kvari. Ako to ne učinite, sve počinje da curi. Zaboravili ste dodati nešto na sljedeću listu radnji ili ste zaboravili ukloniti stvari koje više ne bi trebale biti na listi.

Evo nekoliko stvari koje biste trebali provjeriti svaki put:

• Svaki projekat mora imati sljedeću radnju.

Svaka stavka na vašoj sljedećoj listi akcija trebala bi biti nešto što želite učiniti sljedeće sedmice. Ako ne, premjestite ga na svoju listu jednog dana ili ga u potpunosti uklonite!

Možda će se nešto na vašoj listi jednog dana premjestiti na vašu sljedeću listu akcija. Ura!

Bonus Poeni. Dok pretražujete, možete koristiti i "liste okidača" da biste lakše zapamtili otvorene petlje koje ste možda zaboravili dodati u prijemno sanduče. Lista okidača je samo lista riječi koje vas "pokreću" da zapamtite stvari. Za posao možete postaviti listu poput ove: “šef, kolega, nedovršeni projekti, ljudi koji čekaju moj odgovor…”, za kuću: “ zadaća, kućni ljubimci, djeca, partner..”, za predmete koje učite ili za hobije.

Vrijeme je da postignete svoje ciljeve!

Phew! Vaš sistem je pokrenut i radi, sve vam je ugodnije rukovati prijemnim sandučetom i počeli ste da radite stvari na svojoj listi kao profesionalac. Sjajno!

Osjetite mir koji steknete stvaranjem sistema koji vam daje 100% povjerenje u provedbu planova.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koju je osnovao David Allen i opisana u njegovoj istoimenoj knjizi.

Osnovna ideja metode je da osoba treba osloboditi glavu od nepotrebnih rutinskih informacija tako što će ih prenijeti na vanjski medij, bilo da su to ladice za papir, dnevnik ili.

David predlaže neki algoritam koji se može primijeniti za efikasnu obradu veliki broj informacije za organizaciju vašeg vremena.

Prema GTD metodi, bolje je raditi s dolaznim informacijama u nekoliko faza:

2. Obrada.

3. Organizacija.

5. Radnje.

Hajde da se zadržimo na ovim fazama detaljnije.

Kolekcija

Glavna ideja je da svaki zadatak, ideja, informacija itd. morate to popraviti na nekom mediju: na papiru, poštom, u laptopu ili džepnom računaru. Možda ćete koristiti različite alate za snimanje različitih dolaznih informacija. Nije poenta. Glavne ideje su sljedeće:

Nećete ništa zaboraviti

Rasteretićete glavu od velike količine rutinskih informacija.

Informacije napisane na papiru mogu se prikupljati u ladicama, datotekama ili e-mailovima u određenim fasciklama i tako dalje, ovisno o alatima za prikupljanje.

Da bi ova šema funkcionirala, ulazne ladice se moraju obraditi u nekom periodu, na primjer, jednom sedmično. Kada obrađujete tacne, vi ih zapravo praznite.

Na primjer, jednim klikom možete snimiti sve zadatke, ideje, bilješke u odjeljku "Zadaci" online organizatora.

Organizacija

Obrada prikupljenih informacija (korpa, poslužavnik, Inbox kontejner) odvija se striktno prema sljedećem algoritmu:

Uzimamo sljedeći gornji element korpe „Inbox“.

Ako element zahtijeva radnju, a potrebno je malo vremena (do 5 minuta), onda je odmah izvršavamo.

Ako zadatak zahtijeva puno vremena, onda ga delegiramo nekome ili ga odlažemo.

Ako stavka u korpi „Primljeno“ ne zahtijeva radnju, onda ovu stavku odbacujemo, stavljamo u ladicu (listu) „Možda jednog dana“ ili ostavljamo ovu stavku negdje u arhivi kao referentnu informaciju.

Da bi se organizirao rad na onim zadacima koji zahtijevaju daljnje djelovanje, David Allen predlaže razbijanje takvih zadataka na nekoliko lista:

Sljedeće radnje

Trebali biste imati listu daljnjih konkretnih radnji koje trebate poduzeti. Samo u ovom slučaju moći ćete da radite što efikasnije, "bruseći" veliki broj slučajeva.

U TimeMaster online organizatoru, slična lista je predstavljena todo listom.

Projekti

Zadaci koji zahtijevaju više od jedne akcije za postizanje svojih ciljeva su u suštini projekti. Na primjer, da biste se pripremili za prezentaciju, potrebno je pozvati organizatore, platiti račun za sobu itd. Za svaki projekat mora se odrediti naknadna radnja.

Sa TimeMaster online organizatorom, možete podijeliti zadatke na podzadatke u sekundi.

odloženo

Ako je zadatak delegiran ili se iz nekog razloga može završiti malo kasnije, onda takve zadatke treba staviti na posebnu listu.

TimeMaster online organizator ima kontakte koje možete koristiti za upravljanje svojim listama zadataka.

Možda jednog dana

Postoje zadaci koji trenutno nisu relevantni, nije jasno da li će biti relevantni u budućnosti, ali postoji takva mogućnost. Takvi zadaci su stavljeni u posebnu listu.

U TimeMaster online organizatoru možete organizirati takve liste za nekoliko sekundi koristeći kontekste.

David Allen preporučuje napuštanje klasičnog rigidnog planiranja dana, kada je cijeli dan raspoređen do minuta. Takvo planiranje je rijetko praktično, jer u svakom trenutku možete biti ometeni, a planovi se mogu promijeniti.

David smatra da se zadaci dijele na teške i fleksibilne.

Fleksibilni zadaci idite na jednostavnu listu. To su zadaci koji se mogu završiti u bilo kojem trenutku, tako da se mogu završiti po redu. Većina zadataka prosječne osobe spada u ovu kategoriju.

Teški zadaci- to su zadaci koji su vezani za određeno vrijeme. Na primjer, sastanak, konferencija, zakazani poziv, zadatak uskoro ističe.

Ima smisla ostaviti samo teške zadatke u kalendaru. Na početku dana pregledavate svoju listu kalendara i listu obaveza. Najpogodnije je kada se lista zadataka i kalendar nalaze na istoj stranici. Tako je lakše planirati. Ako na početku dana nema planiranih teških zadataka, tada možete obavljati fleksibilne zadatke po redoslijedu: ovisno o raspoloživosti vremena, energije i resursa, izvršavate zadatke od najvišeg do najnižeg prioriteta. Kada dođe vrijeme za težak zadatak, prekinete, obavite težak zadatak, a zatim se vratite obavljanju zadataka na listi. Ovo je najfleksibilniji, najjednostavniji i najprikladniji način planiranja kada se radi o velikom broju slučajeva.

David spominje i planiranje odozgo prema dolje u svojoj knjizi. On koristi analogiju pregleda ciljeva, projekata i zadataka „iz zraka”:

1. tekući poslovi;

2. tekući projekti;

3. projektni zadatak;

4. naredne godine (1-2 godine);

5. petogodišnja perspektiva (3-5 godina);

Međutim, kako sam David priznaje, u njegovoj knjizi glavni naglasak je na opisu metoda za obradu tekućih poslova i projekata, a treba dati strateško planiranje. pojedinačne knjige. Inače, Steve Covey, ništa manje poznati svjetski stručnjak u oblasti upravljanja vremenom, opisao je metode strateškog planiranja. O tome se govori u članku o strateškom planiranju.

Više o GTD metodologija možete pročitati u knjizi Getting Things Done od David Allena ili naučiti kako primijeniti ovu i druge tehnike u praksi koristeći online organizator i druge alate u našem video kursu.

Moja priča će biti podijeljena u 2 dijela:

• O GTD metodi, ako neko ne zna ili je uspio zaboraviti.
• O konkretnim alatima za rad sa GTD-om i privatnim primjerima iz moje lične prakse.

0. Predgovor

Kako obično izgleda dan projekt menadžera?

Zove kupac. Tim u chatu pita zašto je API specifikacija u suprotnosti sa ToR-om. Klima puše na Vasju. HR je zabrinut: Miša je došao u čistoj, ispeglanoj košulji. Ne idi u šumu - zapjenio se nitkov za intervju. Morate popraviti vremensku liniju. Provjerite zadatke u trackeru. Kupac ponovo zove. Neko je bacio smiješnu sliku u chat. Kolega me je zamolio da brinem o njegovim poslovima dok je na odmoru. Kupac ponovo zove. Mislim da će uskoro izaći. Bilo bi lijepo ne zaboraviti kupiti namirnice kod kuće uveče, inače će žena isjeći. Na frontu zaostajemo. Bilo bi lijepo pročitati ovaj članak. Uf, već je 19:00. Kada je izdanje?

Prepoznajete li se? Užasno? Onda je ovaj članak za vas.

Ako ne znate, imate sreće. Ili se možda može učiniti još više?

1. Uvod

Šta je GTD?

GTD ( Završavanje stvari ) - tehnika za poboljšanje lične efektivnosti koju je kreirao David Allen i opisao u istoimenoj knjizi. Naziv se može prevesti kao "Kako napraviti stvari do kraja."

Glavna ideja je da za efikasan rad i rast na sebi, da postignete nešto više, potreban vam je čist um. jer:

• Teški zadaci se ne mogu obavljati ako nije jasno šta da se radi. Stalno razmišljanje o tome šta učiniti i činjenica da zadatak nije obavljen - ometa rad.
• Dnevna rutina (mali zadaci) odvlači pažnju. Stvara nelagodu, zadaci „vise u sjećanju“ i oduzimaju osjećaj harmonije.

GTD se odnosi na pamćenje ničega i zaboravljanje ničega u isto vrijeme.

2. O GTD-u

Kako razumjeti šta vam treba:

• Pijete složen vremenski okvir za kritičnu fazu projekta. Potrebno je uzeti u obzir gomilu rizika i pravilno rasporediti zadatke među resursima. Neko pošalje smiješnu sliku na VK. Sljedeći sat provodi se gledajući drugorazrednu publiku.
• Večeras, do večeri, trebate pregledati i dogovoriti TOR. Krajem sljedeće sedmice - prezentacija kod klijenta. Napraviti prezentaciju u PowerPointu ili bolje u Google Slidesu? Bilo bi lijepo saznati gdje im je ured. Nositi odijelo ili doći kao i obično? (Ugovor TK-a iseljen na 2 dana.)
• Nakon jutarnjeg planiranja razmislite o renoviranju kuće u kupatilu. Zadatke ću postaviti kasnije, prije spavanja. Da, miting je za 2 sata. Zašto prihvatiti posao? I dalje ne mogu ništa.

Ovdje je vrijedno govoriti odvojeno o ljudskom multitaskingu. Tema je diskutabilna. Na primjer, pogledajtewikipedia.

Dva važna aspekta:

• Veliki broj naučnika smatra da A) Multitasking ne postoji; B) Vrijeme za brzo prebacivanje između zadataka postaje usko grlo.
• Multitasking povećava broj grešaka.

I tu nam treba GTD.

Jer evo šta GTD nudi za rješavanje problema:

• Zapišite, ne pamtite.
• Klasificirajte (u kontekste i važnost) i razložite (identifikujte jednostavne korake u složenim zadacima).
• Pregledajte listu zadataka.

1. Šta treba snimiti?

Sve što treba da se uradi. Dolazni mejlovi, otvorene kartice pretraživača, nerazvrstani fajlovi na desktopu, nedovršena knjiga, bušilica koju nismo vratili komšiji (podseća nas da okačimo policu).

2. Kako snimati?

A) Podijelite na "kontekste". Na primjer, sve što se tiče 1 projekta - u 1 folderu. Izvršite popravke - zasebna lista. Kupite na vikendici - zasebna lista. "Konteksti" su zasnovani na mjestu/radnji. Konteksti se izvorno odnose na mjesta, ali mi smo na projektima.

B) razgraditi. Odnosno, nemojte pisati „Pridruži se novi projekat“, i postavite manje zadatke: “Sastavite razvojni tim”, “Pogledajte dokumentaciju”, “Upoznajte kupca” itd.

3. Kako izvršiti pregled?

Svaki dan provjerite svoju listu obaveza. Zatvorite obavljene zadatke, postavite nove. Ako zadatak nije obavljen, preformulirajte ili razložite.

3. Alati

Razgovor o alatima ići će iz ugla projekt menadžera. Ali sve o čemu govorim svako može da primeni

Naši zadaci:

• Primijenite GTD na svoj svakodnevni radni tok.
• Manje ometanja i više posla.
• Brzo se uključite u zadatke.

Napredak nam je dao računarstvo u oblaku i nosive uređaje, a ovo je najbolja stvar koja nam se može dogoditi za organiziranje naših zadataka.

Šta ja lično koristim:

• iPhone/iPad/Macbook
• Gmail i druge Google usluge
• wunderlist
• Evernote
• LastPass

1.iPhone/iPad/MacBook

Jedinstveni ekosistem. Svi uređaji imaju ugrađene mogućnosti za uranjanje u rad. Onemogućavanje obavještenja i podsjetnika, sinhronizacija podataka, pogodna pretraga, dostupne aplikacije i usluge itd.

Savjeti i trikovi:

• Pozivi i poruke
• Bilješke i podsjetnici
• Spotlight search
• Virtuelne radne površine

2. Gmail i druge Google usluge

Gmail je najvažniji alat u radu menadžera i jedan od glavnih "inbox-a". Ovako izgleda moja kutija. Gmail zapravo ima 3 ubitačne funkcije:

• Etikete
• Automatsko filtriranje
• Traži

inbox

Filtriram sve dolazne e-poruke prema projektima i glavnim statusima: A) Zahtijeva akciju; b) Morate pratiti odgovor. Automatsko filtriranje vam omogućava da uštedite vrijeme i automatski stavite sve na etikete.

Također možete vidjeti čistu inbox. Ovako bi trebalo da izgleda većinu vremena.

3.Wunderlist

wunderlist - Gmail asistent. Ovo je todo usluga koja je dostupna na svim desktop i mobilnim platformama. Može rasporediti zadatke po kategorijama i datumima, slati obavještenja, praviti kontrolne liste i pisati komentare na zadatke, možete priložiti fajlove. Postoji mogućnost saradnje. Općenito, jednostavan alat koji ima sve što vam treba.

Evo mojih zadataka za danas.

4. Evernote

Evernote je cloud zamjena za notepad. Vrlo moćan alat koji vam omogućava ne samo pisanje, već i prilaganje datoteka. Najpogodnije ga je koristiti za sastanke i izvještaje o pozivima i druge važne zapise. Na primjer, da.

Kalendar preuzima podsjetnike na događaje. Najvažnije je da ga povežete sa svojim telefonom i drugim uređajima. Ništa posebno.

6.LastPass

LastPass je cloud servis za kreiranje i pohranjivanje lozinki. Sjećam se samo 3 lozinke: sa Last Pass-a, ličnog Gmail-a i Steam-a. Sve ostalo je pohranjeno u oblaku.

5. Kako započeti

Jednom na jednoj od konferencija čuo sam od govornika, po mom mišljenju, odličnu ideju. Kazao je da su izvještaji veoma interesantni, ali vrlo beskorisni ako se nakon izvještaja ne vratite kući i počnete primjenjivati ​​ono što ste čuli.

Šta da radim sada? Pogledajte svoj kompjuter i budite tužni.

1. Tabs vs. prozori u pretraživaču

Volite li otvoriti milion kartica i ostaviti ih za kasnije? To je odvratno. Iskreno priznajte sebi – do većine nikada nećete doći. Ali pretraživač će pojesti cijelu bateriju i RAM. Biće potrebno nekoliko minuta da se ponovo pokrene. I biće nemoguće brzo pronaći pravu.

Ne zadržavajte previše. Koristite kontekste. Jedan zadatak - jedan otvoren prozor i minimalni broj kartica. Gotovo, zatvorite prozor.

2. Desktop kakav je trebao biti

Radna površina nije mjesto za prečice. Da da!

Windows ima Start meni, OSX ima Spotlight Search. Bolje je preusmjeriti folder sa preuzimanjima na radnu površinu. Radite samo sa onim fajlovima koji su trenutno potrebni. Ostatak je u smeću.

3. Zero Inbox

U "dolaznim" slovima ne bi trebalo lagati. Samo oni koji su se tamo pojavili od posljednje provjere pošte. Male stvari - odmah na posao. Velike - u arhivi i pod oznakom "Treba uraditi". Kao što poslovica kaže, održavajte inbox čistim. Također možete provjeriti svoju e-poštu svakih nekoliko sati. Od ovoga niko ne umire.

6. P.S.

Za dalje prosvetljenje:

• Isti članak u video-prepričavanju na studentskoj konferenciji:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH kanal "Priče iz projektnog ureda"

Posvećeno Katarini

moj divan partner u životu i poslu

Uspješno uživo!

Već dugo vremena, skraćenica GTD je postala poznata mnogim ljudima u Rusiji kao USB ili GPRS. Na internet forumima posvećenim upravljanju vremenom i ličnoj efikasnosti, o sistemu „obavljanja stvari“ se raspravlja jednako aktivno kao o odabiru dnevnika ili postavljanju životnih ciljeva.

Srećom, tokom deset godina postojanja Ruske zajednice za upravljanje vremenom, pitanje "Planirati ili ne planirati vrijeme?" prestao da bude relevantan. Ne planirati vrijeme, kasniti na sastanke, zaboraviti na obaveze koje ste preuzeli jednako je nepristojno kao i ne koristiti viljušku i nož u restoranu. Upravljanje vremenom u posljednjih nekoliko godina zauzelo je isto mjesto u našim životima kao teretana ili bazen. Biti u dobroj fizičkoj formi je prirodno. Metode mogu biti različite - plivanje, joga, odbojka... - suština je ista. Slično, moderno je i prirodno raditi sve, ništa ne zaboraviti, uvijek naći vremena za posao, odmor, komunikaciju sa porodicom i prijateljima.

Glavno pitanje je koje metode samoorganizacije odabrati, relativno govoreći, „šta mi više odgovara: plivanje ili teretana?“. Kako lakše, udobnije i sa zadovoljstvom postaviti lični sistem upravljanja vremenom? U zavisnosti od psihološki tip nekom je lakše da jede nožem i viljuškom, nekome japanskim štapićima. U svakom slučaju, potreban je određeni sistem, redoslijed, metodologija.

Svaka razvijena zemlja ima stručnjake za upravljanje vremenom. Ruskom čitaocu su dobro poznate knjige Lotara Sajverta, šefa Hajdelberškog instituta za strategiju i vremensko planiranje; Stephen Covey, predsjednik američke korporacije FranklinCovey; Brian Tracy, specijalista za liderstvo i performanse; Kerry Gleeson, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern i dr. Neka djela još nisu prevedena na ruski i čekaju u svojim krilima - knjige Marka Forstera (Velika Britanija), Harolda Taylora (Kanada) itd. David Allen, čiji sistem dobro poznat u SAD i već je stekao brojne obožavatelje u našoj zemlji.

Radni raspored samog Davida je impresivan: raspored njegovih seminara u najveći gradovi SAD i Evropa. Njegova knjiga je jasna, praktična, receptura, tehnološka. Vrijedi se raspravljati s nekim principima i preporukama, a, nesumnjivo, ruski prijevod knjige predodređen je za ulogu katalizatora za aktivne rasprave. Ali jedno je sigurno: knjiga je tražena i korisna. Njegova popularnost u Rusiji još uvijek je u engleskom originalnom dokazu za to.

Želim ti, čitaoče, da uz pomoć dokazanog iskustva Davida Allena i praktičnih preporuka naučiš kako da živiš. Živjeti bogat, efikasan, lijep život, u kojem svaki minut vremena ima svoju težinu i najveću vrijednost.

Želim ti uspjeh!

Gleb Arkhangelsky,

generalni direktor kompanije "Organizacija vremena",

tvorac ruske zajednice za upravljanje vremenom

www.improvement.ru

Od autora

Pred vama je skladište strategija i principa. Pronaći ćete novu snagu u sebi, naučiti da ostanete smireni i da se nosite sa stvarima mnogo efikasnije, trošeći mnogo manje truda. Biti u stanju obaviti stvari i uspješno završiti zadatke je važno, ali ne mora vas lično spriječiti da uživate u životu, koji se čini gotovo ili čak potpuno nedostižnim tokom napornog rada. Ipak, ne govorimo o izboru "ili - ili": vjerujte mi, možete efikasno raditi i istovremeno živjeti za svoje zadovoljstvo u svijetu svakodnevnih briga.

Efikasnost je jedan od najvažnijih aspekata rada. Možda je to što radite zaista važno, zanimljivo ili korisno, a možda i nije, ali posao se u svakom slučaju mora obaviti. U prvom slučaju, po pravilu, želite da izvučete maksimum iz utrošenog vremena i truda. U drugom - što je prije moguće započeti novi posao, ne ostavljajući "repove".

Umjetnost opuštanja uma i sposobnost oslobađanja od svih briga i briga je vjerovatno jedna od najvećih tajni velikih ljudi.

Kapetan J. Hatfield

I šta god da radite, verovatno biste želeli da mirno sagledate ono što se dešava i da ste sigurni da u ovom trenutku treba da radite upravo ono što radite. Bilo da pijete pivo sa kolegama nakon posla, divite se svojoj uspavanoj bebi u kolijevci usred noći, odgovarate na e-poštu ili brzo razgovarate s klijentom nakon formalnog sastanka, potrebno vam je samopouzdanje da ovo je ono što bi trebalo da radite u ovom trenutku.

Pišući ovu knjigu, cilj mi je bio da vas naučim kako da budete što efikasniji i kako da se opustite kada to želite ili osetite potrebu.

ja, kao i mnogi od vas, dugo vrijeme traženje odgovora na pitanja: šta raditi, kada i kako. I sada, nakon više od dvadeset godina razvoja i implementacije novih metoda za povećanje individualne i organizacijske produktivnosti, nakon mnogo istraživanja i pokušaja da se poboljšam, mogu sa sigurnošću reći da ne postoji jedno univerzalno rješenje. Nikakvi kompjuterski programi, seminari, lični planeri i izjave o ličnim misijama ne mogu vam olakšati radni dan i donijeti odluke umjesto vas iz dana u dan, iz sedmice u sedmicu i cijeli život. Štaviše, kada nađete način da povećate svoju produktivnost i pojednostavite proces donošenja odluka barem na jednom nivou, otvorit ćete se novi krug odgovornosti i kreativne ciljeve koji se više ne mogu postići upotrebom jednostavne formule.

Ali iako ne postoje jednostavna sredstva za usavršavanje lične organizacije i produktivnosti, postoje koraci koje možemo poduzeti da ih poboljšamo. Godinu za godinom, dok sam radio na sebi, pronalazio sam dublje i važnije stvari na koje sam se mogao fokusirati, ideje o kojima treba razmišljati i stvari koje treba uraditi. Pronašao sam jednostavne procese koji uvelike poboljšavaju sposobnost osobe da se kreativno i konstruktivno nosi sa svjetskim brigama koje svako može savladati.

Ova knjiga je kulminacija više od dvadeset godina rada. posvećen istraživanju individualna produktivnost. Ovo je vodič za maksimiziranje rezultata i minimiziranje troškova u svijetu u kojem posao svakim danom postaje sve obimniji i zahtijeva rješavanje mnogih spornih pitanja. Proveo sam mnogo sati podučavajući ljude na prvoj liniji fronta - na poslu - kako bih im pomogao da obrađuju i pojednostave svoje trenutne zadatke. Metode koje sam otkrio pokazale su se efikasnim u širokom spektru organizacija, u svim oblastima aktivnosti, u različitim kulturnim okruženjima, čak iu školi i kod kuće. Nakon dvadeset godina obuke i edukacije najiskusnijih i najproduktivnijih radnika, shvatio sam da su svijetu potrebne moje metode.

Lideri organizacija nastoje da sebi i svojim podređenima usade "graničnu produktivnost" kao osnovni standard. Oni, kao i ja, znaju da na kraju radnog dana iza zatvorenih vrata ima telefonskih poziva na koje nisu imali dovoljno vremena da odgovore, zadataka koje treba nekome prenijeti, pitanja koja nisu razrađena na sastancima i diskusijama , neizvršene obaveze i desetine nepročitanih mejlova. Mnogi poslovni ljudi uspijevaju jer su problemi koje rješavaju i prilike koje shvate u konačnici važniji od nedostataka u njihovim portfeljima i uredima. Ali pri sadašnjem tempu života i poslovnog razvoja, ova ravnoteža postaje veoma klimava.

S jedne strane, potrebni su nam provjereni alati koji će pomoći ljudima da usmjere svoje strateške i taktičke napore i ne dopuštaju im da izgube iz vida bilo šta važno. S druge strane, potrebno je stvoriti radno okruženje i metode koje neće dozvoliti sposobnim zaposlenima da „izgore“ na poslu pod pritiskom stresa. Potrebni su nam stabilni standardi stila rada koji će najbolje i najpametnije zaposlenike čuvati od stresa.

Ovo se ne odnosi samo na organizacije, već i na škole u kojima djeca još uvijek nisu naučena kako analizirati primljene informacije, kako se fokusirati na rezultat i koje korake poduzeti da bi se on postigao. Svako od nas treba ovo znanje: na kraju krajeva, ono će nam omogućiti da iskoristimo sve mogućnosti koje se pred nama otvaraju kako bismo poboljšali sebe i stalno poboljšavali svijet oko sebe.

Moć, jednostavnost i efikasnost principa koje ću objasniti u Dovođenje stvari u red: Umetnost produktivnosti bez stresa najbolje se može iskusiti iz prve ruke: u realnom vremenu, u stvarnim uslovima, u stvarnom svetu. Naravno, svrha knjige je da predstavi suštinu velike umetnosti upravljanja tokom rada i postizanja visoke produktivnosti. Pokušao sam predstaviti materijal na takav način da vam otkrijem širu sliku i da vam u isto vrijeme dam okus neposrednog rezultata dok čitate knjigu.

Knjiga je podijeljena u tri dijela. Prvi dio otkriva širu sliku, daje kratak pregled sistema, objašnjava njegovu jedinstvenost i relevantnost, a zatim direktno uvodi glavne metode na koncizan i pristupačan način. Drugi dio opisuje kako primijeniti principe sistema u praksi. Ovdje možete vježbati i naučiti korak po korak kako primijeniti opisane modele Svakodnevni život. Treći dio opisuje još veće i efikasnije rezultate koji se mogu postići ako metodologiju i modele učinite sastavnim dijelom vašeg rada i privatnog života.

Pridružite se sada! Želim da ne samo vjerujete, već i da se uvjerite da ove metode možete i trebate koristiti i vi lično. Želim da shvatite da je ono što obećavam ne samo moguće, već i sasvim dostupno svakome od vas. I želim da znate da je sve što predlažem vrlo lako implementirati. Ovo ne zahtijeva nikakve posebne vještine. Već znate kako se koncentrirati, zapišite važna informacija donositi odluke o željenim ishodima i budućim akcijama, odmjeravati alternative i donositi izbore. Vidjet ćete da su mnoge radnje koje ste neprestano izvodili instinktivno i intuitivno zaista ispravne. Pokazat ću vam kako ove osnovne vještine podići na sljedeći nivo efikasnosti. Pomoći ću vam da sve ove vještine pretočite u novo ponašanje koje će vam postati svjetionik.

Na svim stranicama knjige stalno se pozivam na programe obuke i seminare na temu produktivnosti. Poslednjih dvadeset godina radim kao konsultant za menadžment, kako sam tako i u malim grupama. Moj rad se prvenstveno sastojao od individualnih treninga produktivnosti i radionica o metodama u knjizi. Moje kolege i ja smo obučili preko hiljadu ljudi, obučili stotine hiljada profesionalaca i organizovali stotine grupnih seminara. Iz ovog iskustva sam crpio utiske i primjere za ovu knjigu.

Suštinu ove knjige prelepo je preneo moj klijent, koji je napisao: „Kada sam prvi put počeo da primenjujem principe ovog programa, oni su mi spasili život... Kada sam im prešao u naviku, promenili su mi život. To je vakcina protiv svakodnevne borbe "ne za život, nego za smrt" kada je "projekat trebalo da bude završen juče", i protivotrov za nesklad koji mnogi ljudi sami unose u svoje živote.

GTD sistem Davida Allena poznat je mnogim ljubiteljima tehnika lične produktivnosti. I sam sam to počeo uvoditi u svoj život i već imam pozitivne rezultate, pa ću se danas fokusirati na ovu temu. Članak će govoriti o glavnim točkama GTD-a, čija upotreba u praksi sigurno može povećati ličnu efikasnost u svakom poslu, kako kod kuće, tako i na polju profesionalne djelatnosti.

GTD sistem: obavljanje stvari

Knjiga Davida Allena Getting Things Done, ili skraćeno GTD, prevedena je na ruski kao "Dovođenje stvari do kraja". Ovo je cela poenta ove metodologije za poboljšanje efikasnosti: njena primena vam omogućava da efikasno organizujete tokove rada vizije svih zadataka u celini i uspostavljate kontrolu nad njima.

• Zašto? Oslobađanje resursa svesti od pamćenja zajedničkih ciljeva, zadataka i rokova omogućava vam da se u potpunosti koncentrišete na trenutni zadatak i izvršite ga što efikasnije;
• Kako? Samo korištenje u praksi osnovni principi, koje ću vam otkriti u nastavku, i povjeravanje podsjetnika na trenutne ciljeve i zadatke raznim vanjskim medijima (dnevnici, organizatori, aplikacije na mobilnim uređajima itd.).

Kako funkcionira GTD?

GTD sistem je zasnovan na tri logičke konstrukcije:

1. Model pregleda rada na šest nivoa;
2. Model upravljanja informacijskim procesom;
3. Prirodna metoda planiranja.

Pregled performansi modela GTD sa šest nivoa, predstavlja logičan lanac od postavljanja globalnog cilja do svakodnevnih aktivnosti i daje jasnu sliku o tome gdje se nalazimo u odnosu na ovaj glavni cilj. Preporučuje se da se ovakva hijerarhijska piramida analizira na sedmičnoj bazi, koja vam omogućava da odredite prioritete, efikasno koristite dostupne informacije, odredite relevantne zadatke i izvršite ih samostalno ili delegirajući ih drugima. Ovaj proces je potpomognut formiranjem odgovarajućih lista obaveza.

1. Glavni (veliki, vitalni) cilj;
2. Perspektiva za nekoliko godina unapred (najčešće od 3 do 5 godina);
3. Planovi za naredne godine;
4. Raspon dužnosti;
5. Projekti (planirani i u toku);
6. Specifični dnevni zadaci.

GTD model upravljanja informacijskim procesom, tj. sve radnje za prikupljanje i upravljanje operativnim informacijama.

1. Fiksiranje, prikupljanje dolaznih informacija;
2. Obrada primljenih informacija u kontekstu njihove važnosti, relevantnosti i primjenjivosti;
3. Organizacija procesa rada na projektima, zadacima;
4. Fiksiranje i kontrola planiranog;
5. specifične radnje.

Prirodna metoda planiranja GTD, koji vam omogućava da efikasno i brzo implementirate planove uz pomoć sistema podsjetnika izvana. Ovaj model vam omogućava da izbacite nepotrebne informacije iz glave i fokusirate se na prave radnje, a uloga organizatora je delegirana na elektronske kalendare, tradicionalne dnevnike i dnevne liste obaveza. Iz svog iskustva mogu reći da jedino što preostaje jeste da uradite ono što je planirano, čemu pomaže realan pogled na vašu dnevnu produktivnost i odbijanje da planirate previše stvari, kao i da odvojite planirano vrijeme za nepredviđene okolnosti. ! Nekoliko minuta ujutro i navečer pomoći će vam da organizirate istinski produktivan život.

1. Definicija i ;
2. Definisanje postignutih i planiranih rezultata;
3. Brainstorm;
4. Organizacija planiranih aktivnosti;
5. Određivanje narednih koraka, akcija u kontekstu postojećih ciljeva i planova.

GTD sistem Davida Allena: Glavni principi

1. 1. Prikupljanje informacija u naše doba tehnologije i gadžeta, najčešće proizvedenih na elektronskim medijima (elektronski sandučići, mobilni uređaji, laptopovi, kompjuteri), iako neki koriste obične papirnate dnevnike i organizatore;
   2. Obrada podataka u sistemu Dejvida Alena dešava se prema određenom obrascu. Postavlja se pitanje: šta se može učiniti povodom toga? Ako je odgovor "ništa", onda se informacija briše ili šalje u arhivu do boljih vremena. Možete ih staviti na listu "da uradite jednog dana" ili nešto slično. Ako se odgovor na pitanje može izraziti kao to može/treba da se uradi“, onda se postavlja još jedno pitanje: Koliko će to trajati? Ako je potrebno nekoliko minuta, uradimo to odmah, ako je potrebno više, onda planiramo, dajući prioritet važnosti i hitnosti. Ako je ovo globalna tema, onda je upućujemo na definiciju zadataka na više nivoa na određenoj temi;
   3. Organizacija poslova u gtd sistemu to se radi preko lista. Prvo, ovo posebne liste obaveza određivanje prioriteta i rokova za njihovu realizaciju. Drugo, ovo liste projekata dekomponovati na određene korake, što je moguće nakon jednostavno pitanje P: Šta da radim za ovo? primjer: zadatak je napisati istorijsku knjigu zasnovanu na bici kod Grunwalda 1410. godine. Pitanje je postavljeno šta treba uraditi da to napišem? Mogući odgovori: prikupljanje historijskih materijala na temu, kreiranje zapleta, formiranje plana poglavlja, pisanje nacrta, lektura teksta, provjera pravopisa i interpunkcije, priprema ilustracija. Zatim, za prvi pasus dajemo sličan odgovor: sta da radim prikupiti materijal na neku temu? Mogući odgovor: pronaći informacije u biblioteci, na stranicama na Internetu, u člancima iz časopisa na historijsku temu. Na ovo pitanje odgovaramo i za sve ostale tačke. Prilikom planiranja koraka na ovaj način, čak i kod planiranja na više nivoa, teško je nešto propustiti, što znači da zadatak postaje rješiv. Treće, ovo je škripe neriješenih predmeta. Moraju se stalno analizirati na relevantnost i važnost. Odgođeni zadaci se mogu prenijeti na liste trenutnih slučajeva ili obrisati kada nisu relevantni. Liste ideja i mogućih slučajeva u odjeljku koji ću nekada raditi, također, treba povremeno pregledati. U ovom slučaju, pitanje pomaže: da li mi zaista treba? Za organizaciju takvog rada sa informacijama, razne jedrilice su od velike pomoći. Neko koristi papirnate dnevnike, a neko elektronske organizatore, i veliki značaj ima ispravnu organizaciju projektne dokumentacije koristeći fascikle. Opet, neki ljudi više vole papirne fascikle (plastične), a neki koriste elektronske fascikle na elektronskim medijima, sortirajući ih po abecednom redu ili datumu. Autor GTD sistema David Allen vas uči kako da organizujete dokumentaciju po principu 43 foldera, preimenovao sam ih u " 43 lista»: 12 listova se koristi za dugoročno planiranje za svaki mjesec, a 31 list za dnevno planiranje.Čim prođe dan, analiziraju se svi slučajevi. Oni koji nisu završeni se prenose u naredne dane, a planski list za protekli dan se briše. Na kraju se stavlja prazan list papira. To jest, za svaki dan imamo 31 list;
   4. Snimanje svih informacija. David Allen preporučuje da se svakodnevno pregledaju obavljeni zadaci kako bi se uskladili planovi. Bez ove stavke, sastavljanje spiskova i dalje planiranje akcija je neefikasno, jer nepredviđene okolnosti ili banalno odlaganje za kasnije mogu značajno narušiti ili potpuno slomiti sistem planiranja, pa stoga biti odloženi;
   5. Radnje za dovršavanje zadataka. Kada se sve uzme u obzir i pripremi, ostaje samo djelovati. Potrebno je odabrati konkretan zadatak i vidjeti moguće slučajeve za njegovu implementaciju, pa tek onda djelovati!

Jedan moj prijatelj koristi ovaj sistem u svom životu i sviđaju mu se rezultati. Istina. i sam priznaje da ponekad smeta želja da se postavi mnogo zadataka za dan. Takav maksimalizam dovodi do činjenice da se ništa ne izvodi ako prve planirane radnje iz nekog razloga ne uspije. Savjet: pri planiranju znajte meru! Tada će sve uspjeti, a drugi će biti iznenađeni vašom povećanom ličnom djelotvornošću.

Bio bih zahvalan za repost članka na društvenim mrežama!